Adjoint(E) Exécutive

**Location**:
Varennes, Quebec, Canada

**Job ID**:
R0065267

**Date Posted**:
2024-10-25

**Company Name**:
HITACHI ENERGY CANADA INC.

**Profession (Job Category)**:
Administration & Facilities

**Job Schedule**:
Full time

**Remote**:
No

**English follows**

Chez Hitachi Énergie, nous croyons en l’importance de chaque membre de notre équipe pour atteindre l’excellence. Nous recherchons un(e) Adjoint(e) exécutive passionné(e) et dynamique pour rejoindre notre équipe à Varennes. Si vous êtes prêt(e) à relever des défis stimulants et à contribuer à notre succès, cette opportunité est faite pour vous

**Vos missions**:

- Organiser les multiples facettes des événements et réunions. Cela comprend la gestion des budgets, l’organisation et la configuration des espaces de réunion, ainsi que la coordination des services de traiteur et des services audiovisuels.
- Préparer des présentations de haute qualité pour les réunions exécutives et autres événements d’entreprise.
- Assurer la liaison avec différentes personnes, tant à l’interne qu’à l’externe, et ce à tous les niveaux de l’organisation et en offrant un service à la clientèle de niveau supérieur.
- Assiste le directeur d’usine et l’équipe de direction dans leurs fonctions administratives et assume le traitement de toutes demandes de l’ordre de leur compétence.
- Gérez et maintenez nos bases de données à jour pour assurer une efficacité optimale.
- Créez et produisez divers documents essentiels pour soutenir nos opérations.
- Gérez les bons de commande (PO) et assurez le paiement des factures avec précision dans notre système de gestion interne.
- Résolvez les problèmes avec ingéniosité et rapidité.
- Offrez un service à la clientèle exceptionnel qui dépasse les attentes.
- Contribuez à diverses tâches administratives pour soutenir notre équipe dynamique.

**Ce que nous recherchons**:

- Diplôme en administration (DEC) ou équivalent.
- Minimum de deux ans d’expérience dans le domaine administratif.
- Bilinguisme intermédiaire-avancé (français et anglais) à l’oral et à l’écrit.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office et des logiciels informatiques.
- Excellentes compétences organisationnelles et suivi rigoureux des dossiers.
- Discrétion, proactivité et capacité à travailler sous pression.
- Esprit d’équipe, écoute active et aptitude à établir d’excellentes relations interpersonnelles.

**Pourquoi rejoindre Hitachi Énergie ?**
- Un environnement de travail stimulant où chaque jour apporte de nouveaux défis.
- Des opportunités de développement professionnel et de croissance au sein de l’entreprise.
- Une équipe soudée et collaborative qui valorise chaque membre.

Prêt(e) à relever le défi ? Postulez dès maintenant et faites partie de notre aventure chez Hitachi Énergie

**En savoir plus sur nous**

At Hitachi Energy, we believe in the importance of every member of our team in achieving excellence. We're looking for a passionate and dynamic Executive Assistant to join our team in Varennes. If you're ready to take on stimulating challenges and contribute to our success, this is the opportunity for you

**Your tasks**:

- Organize the many facets of events and meetings. This includes managing budgets, organizing and configuring meeting spaces, and coordinating catering and audiovisual services.
- Prepare high-quality presentations for executive meetings and other corporate events.
- Liaise with a variety of people, both internal and external, at all levels of the organization, providing a superior level of customer service.
- Assists the Plant Manager and the management team in their administrative functions and handles all requests within their area of responsibility.
- Manage and keep our databases up to date for optimum efficiency.
- Create and produce a variety of essential documents to support our operations.
- Manage purchase orders (POs) and ensure accurate payment of invoices in our internal management system.
- Solve problems with ingenuity and speed.
- Deliver exceptional customer service that exceeds expectations.
- Contribute to various administrative tasks to support our dynamic team.

**What we are looking for**:

- Diploma in Administration (DEC) or equivalent.
- Minimum two years' experience in an administrative role.
- Intermediate-advanced oral and written bilingualism (French and English).
- Proficiency in Microsoft Office suite and computer software.
- Excellent organizational skills and rigorous follow-up of files.
- Discretion, proactivity and ability to work under pressure.
- Team player, active listener and excellent interpersonal skills.

**Why join Hitachi Energie?**
- A stimulating work environment where every day brings new challenges.
- Opportunities for professional development and growth within the company.
- A close-knit, collaborative team that values each member.

**More about us**

**Only selected applicants will be contacted.