Adjoint(E) Aux Chargés de Projets

**Requisition ID**: ACC00000175**Domaine**: Fonctions Supports/Support administratif**Type d'emploi**: CDI**Temps de travail**: Temps pleinLes **Contrôles A.C.** est une entreprise, fondée en 1992, en automatisation de bâtiment. Ayant plus de 135 employés répartis dans ces deux succursales (Lévis et Laval), l’entreprise se démarque par son dynamisme et la qualité de son personnel. Nos valeurs sont orientées vers la satisfaction de notre clientèle et la valorisation de nos employés.

**Contrôles A.C.** a été acquis par **EQUANS** **Services** qui est un acteur majeur de l’efficacité énergétique, de la gestion d’installations (Facility management) et de l’externalisation pour les entreprises et les collectivités. Nos experts conçoivent, réalisent et gèrent des solutions sur mesure « intelligentes et durables » au profit de nos clients allant des aéroports aux parcs à bureaux en passant par les bâtiments industriels et militaires.

**EQUANS** **Services** fait partie d’EQUANS en Amérique du Nord qui gère une vaste gamme d’activités en énergie au Canada et aux États-Unis incluant la production d’électricité et par cogénération, la distribution et la vente de gaz naturel et de gaz naturel liquéfié (GNL), la vente d’énergie au détail, ainsi que les services d’optimisation énergétique. **EQUANS** compte 154 950 collaborateurs dans le monde.

**Sommaire du poste**:
Sous la supervision du directeur construction, le titulaire de ce poste est chargée d'assister les chargés de projets dans les projets en cours de réalisation. Il devra apporter son soutien à l'équipe et il prendra en charge les tâches administratives qui en découlent.

**Description**:

- Procéder à l’ouverture administrative des projets dans notre infrastructure
- Procéder à la collecte de toutes les informations nécessaires à la réalisation des projets
- Effectuer la saisie des données nécessaires pour le suivi des budgets
- Pour tous les travaux en extra et/ou pour tous les avis de changements, s’assurer d’effectuer les différentes mises à jour administratives nécessaires
- En collaboration avec les chargés de projets et notre département finances, préparer la facturation mensuelle selon l’avancement des travaux
- Voir à planifier notre chaîne de montage en atelier pour les différents panneaux de contrôle à produire selon les différentes priorités
- Voir à coordonner avec nos donneurs d’ouvrage et à planifier notre chaine de production pour la réception, le montage et l’expédition lorsque des boîtes de fin de course doivent passer en usine
- Une fois un chantier complété, voir à rassembler l’information requise afin que de notre équipe d’ingénierie puisse réaliser les documents « tel que construit ». Une fois ceux-ci réalisé, voir à transmettre le tout à notre donneur d’ouvrage
- Recevoir les différents appels des chargés de projets lorsque ceux-ci sont en réunion et/ou occupés
- Recevoir et répondre aux différents courriels des chargés de projets
- Effectuer les suivis nécessaires pour les commandes, la réception et les envois de matériel sur les différents chantiers de construction
- Fournir un support aux chargés de projets et effectuer les suivis nécessaires afin d’obtenir les différentes dates requises pour la bonne réalisation d’un chantier de construction (mobilisation, mise en marche, etc.)
- Effectuer tous les contrôles requis pour l’émission des quittances
- Préparer, coordonner, animer et gérer le temps de la rencontre hebdomadaire de coordination de projets
- Procéder au classement administratif de tous les documents reçus par courriel en lien avec les projets et s’assurer de retransmettre l’information lorsque requis
- Coordonner et/ou planifier les formations requises en fin de projet pour les clients
- Préparer les différents documents requis pour les autres départements de notre chaine de production afin d’assurer la bonne réalisation des travaux
- Effectuer certaines facturations spécifiques au besoin
- S'acquitter d’autres tâches, au besoin.

**Exigences**:

- DES et plus avec expérience de travail dans un rôle de soutien administratif
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit
- À l’aise avec l’utilisation de systèmes informatisés
- Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office

**Aptitudes**:

- Dynamisme, esprit d’équipe
- Excellente communication verbale et écrite
- Habileté à travailler dans un environnement où les activités se déroulent rapidement, résistance au stress
- Sens de l’autonomie, de l’organisation et de la planification
- Sens de l’organisation et avoir le souci du détail
- Sens de l’initiative

**Ce que nous vous offrons chez Contrôles A.C.**:

- Les assurances collectives dès votre embauche
- Un régime de retraite
- Neuf (9) jours fériés
- Équilibre travail et vie personnelle
- Nous croyons à l’imp