Assistant/assistante de Bureau Occasionnel/le

JOIGNEZ-VOUS À UNE ÉQUIPE QUI ASSURE UNE LIAISON DANS LE MONDE

Annonce de poste : assistant/assistante de bureau occasionnel/le (il, elle, eux) (#133/23)

Joignez-vous à un organisme qui joue un rôle clé dans l’économie canadienne. Dans l’Administration portuaire Vancouver-Fraser, nous concentrons nos efforts à l’accomplissement de l’incroyable mission de devenir le port le plus écologique au monde.

L’Administration portuaire Vancouver-Fraser est responsable de la gestion du port de Vancouver, qui est le port le plus grand et le plus diversifié au Canada. Notre mandat en qualité d’administration portuaire canadienne, selon la définition figurant dans la Loi maritime du Canada, est d’assurer les objectifs d’échanges commerciaux du Canada, en instituant des conditions de sécurité et de responsabilité pour la circulation de marchandises à travers le port de Vancouver. En d’autres termes, il consiste à fournir l’infrastructure et à garantir un fonctionnement sûr et efficace de la circulation maritime et des marchandises au sein du port. Nous devons également, en conséquence, mener des études sur les activités et les aménagements proposés sur les terrains et les eaux portuaires du gouvernement fédéral pour déterminer si un projet peut aller de l’avant sans effets, qui ne peuvent être atténués, sur l’environnement et la communauté.

Nous sommes passionnés par notre travail et ses incidences pour les communautés locales, la région et notre pays. Cette attitude se manifeste par nos valeurs en matière de collaboration, de poursuite continue d’améliorations, de responsabilité et de réactivité vis-à-vis de la clientèle.

Faites partie d’une équipe qui crée des initiatives visant à encourager la prospérité économique par des échanges commerciaux, par un environnement sain et par des communautés en plein essor, pour les générations futures de Canadiens. L’administration portuaire est un lieu de travail où la valeur intrinsèque de votre contribution, axée sur la poursuite de la croissance de l’économie canadienne, devient une réalité tangible. Mettez vos forces, idées et expériences uniques au service de l’Administration portuaire et joignez-vous à nous pour créer la voie vers un futur durable.

En tant qu'assistant(e) de bureau occasionnel(le), vous êtes chargé(e) d'effectuer des tâches bilingues de réception et de standard téléphonique tout en offrant un soutien à l'administration du bureau à l’accueil des visiteurs, en recevant tous les courriers et le courrier et en les distribuant conformément aux processus et aux procédures. Vous assurerez également l'entretien du matériel de bureau, y compris les photocopieurs, les télécopieurs et les machines à café, commanderez et organiserez le stockage de la papeterie et des fournitures de bureau standard et aiderez les départements à passer leurs commandes de fournitures de bureau par l'intermédiaire des fournisseurs de l'entreprise.

En tant que titulaire du poste d'assistant de bureau occasionnel, vous devrez:

- Accueillir et aider les visiteurs de l’APVF; faire fonctionner le standard téléphonique en assurant une attention rapide, précise et courtoise en relayant et en transférant les appels; accepter et communiquer les messages en conséquence. Rediriger les appels vers la messagerie vocale, au besoin.
- Recevoir les demandes du public et de divers organismes et y répondre; fournir des informations dans les limites du champ de vos fonctions.
- Enregistrer les visiteurs et délivrer des laissez-passer de sécurité temporaires, conformément aux processus et procédures.
- Tenir à jour le courrier électronique de la réception et réacheminer les demandes de renseignements, au besoin.
- Distribuer et assurer la garde des clés des véhicules de l'entreprise et des cartes de carburant, conformément aux procédures.
- Effectuer divers achats pour les fournitures de bureau à l'aide de la carte d'achat, selon les besoins.
- Surveiller l’approvisionnement en billets de bus de l'entreprise et réapprovisionner le stock, au besoin.
- Réceptionner tout le courrier entrant et les livraisons et effectuer les tâches associées à la distribution de ce courrier au personnel. Traiter tout le courrier sortant.
- Passer les commandes pour les services de messagerie.
- Assister les départements dans le traitement de la documentation requise pour les expéditions à l'étranger. Veiller à entretenir le stock de fournitures de bureau.
- Veiller sur l’ordre de la salle des fournitures de bureau et sur son organisation pour avoir en stock une quantité suffisante de fournitures de bureau et d'articles de papeterie.
- Remplir des demandes en ligne pour commander des fournitures auprès du fournisseur de l'entreprise et livrer ou déballer et mettre en rayon les fournitures reçues. Vérifier les bordereaux d'expédition des marchandises reçues pour s'assur