Responsable de L'administration H\f

L’École Montessori de l’Outaouais est une école primaire privée, située à Gatineau en Outaouais. Ayant pignon sur la rue principale du secteur Aylmer, dans un secteur boisé et dans une bâtisse patrimoniale, l’École offre depuis 1976 des services éducatifs de niveau préscolaire (3 et 4 ans) et primaire (maternelle

à la sixième année) en mettant en place la méthode pédagogique établie par les recherches scientifiques de Maria Montessori. La belle communauté de l’école est composée de 253 élèves, 15 enseignants, 8 éducatrices et 15 employé(e)s de soutien administratif et aux services à l’élève.

La personne responsable de l’administration de l’École Montessori de l’Outaouais est un chef de file en ce qui a trait au fonctionnement administratif efficient et optimal de l’école au quotidien. Leader naturel, la personne responsable de l’administration est une personne proactive, autonome et créative pour qui les défis sont un moteur. Toujours en mode résolution de problèmes, cette personne gère les dossiers cruciaux de l’école et représente un pilier pour toute l’équipe-école. Sous la responsabilité directe de la direction générale, il ou elle est responsable de gérer et piloter des tâches administratives complexes et variées, conformément aux méthodes et aux lignes directrices de l’école. Elle a également sous sa responsabilité la personne responsable de l’accueil et du secrétariat de l’école.

RÔLES EST RESPONSABILITÉS

**Volet gestion administrative de l’école**

Assurer un soutien administratif à la direction générale;
Accueillir les nouveaux parents (ex. visites de l’école);
- Gérer la vérification, la validation et l’émission des bulletins dans COBA;
- Rédiger des lettres, des rapports et autres documents;
- Photocopier des documents pour la distribution, le courrier et le classement;
- Tenir et mettre à jour les systèmes de classement;
- Élaborer des formulaires selon les besoins (COBA);
- Assister la direction dans l’accomplissement de tâches dans un domaine particulier de la gestion d’un établissement scolaire (ex. renouvellement de permis);
- Mettre à jour les calendriers (internet et COBA)
- Procéder aux changements administratifs de direction

**Volet gestion administrative des dossiers RH du personnel de l’école**
- Tenir à jour le dossier d'assiduité du personnel et produire des rapports trimestriels pour en rendre compte aux employés et à la direction;
- Coordonner les recherches d’antécédents judiciaires;
- Chercher du personnel suppléant pour l’école, lorsque nécessaire;
- Combler les remplacements et suppléances
- Monter le dossier initial des employés (fiches contact, copies diplômes, CV, etc.)

**Volet gestion des dossiers des élèves**
- Veiller à la bonne tenue des dossiers (code permanent, fiche santé, contrat, etc.);
- Préparer les documents d’inscription ainsi que les contrats de services éducatifs et de la halte
- garderie (signature, mise à jour et suivi);
- Recueillir et gérer les inscriptions pour les services éducatifs, service de garde, journée pédagogique et autres activités;
- Préparer les listes, en fonction des contrats, pour le service de garde;
- Gérer les changements demandés par les parents aux contrats de service de garde et informer la personne responsable des services à l’élève;
- Établir et tenir à jour les dossiers de tous les élèves et compiler les listes des classes et cours (COBA);
- Gérer les listes d’attente (classement par ordre de priorité, organisation des rencontres d’entrevues d’élèves);
**Volet communications, partenariat et rayonnement de l’école**
- Préparer et envoyer l’infolettre, et autres messages à envoyer aux parents
- Participer aux réunions en relation avec son travail;
- Servir de liaison entre les services d’urgence et l’école;
- Diffuser les communications à l’ensemble de la communauté de l’école
- Faire partie du comité de communication et réaliser les tâches incombées
- Mettre à jour le site internet et autres pages de réseaux sociaux

Élaborer de nouvelles stratégies pour le rayonnement de l’école et de la pédagogie Montessori et bâtir une vraie notoriété de l’école
- Représenter l’école à différents événements de la communauté en collaboration avec la direction générale, en faisant valoir l’approche différente que nous avons à l’école (pédagogie Montessori).
- Participer activement à la planification stratégique de l’école et élaborer un résumé qui sera communiqué efficacement aux différentes parties prenantes de l’école.
- Identifier des tables de concertation où l’école peut siéger et y participer en collaboration avec la direction générale.

**Volet gestion de projets**
- Organiser et coordonner la tenue de différents évènements et activités de l’école (portes ouvertes, BBQ, Pique-nique, etc.)
- Or