Assistante Administrative, Assistant Administratif

**Titre du poste : Assistante administrative, assistant administratif (SBZ01)**
Unité organisationnelle | Secteur de travail : École des sciences de la gestion (0100)

Groupe d'emploi : Technique
Numéro du poste : Contrat jusqu’au 30 avril 2026 avec possibilité de prolongation
Statut : Régulier temps complet
Horaire : Régulier 35 heures / semaine
Pavillon : DS : J.A.De-Sève

**EXIGENCES NORMALES**:
Scolarité : Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de comptabilité et de gestion
Expérience : Deux (2) années d'expérience pertinente
Autres:

- Capacité à offrir un service à la clientèle professionnel, respectueux et adapté.
- Habiletés à superviser une équipe de travail.
- Habiletés à résoudre des problèmes administratifs et budgétaires.
- Bonne connaissance des structures de l’Université.

Salaire : Entre 29.45 $ et 42.65 $
Classement salarial : 8

**DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION**:
Sous la direction de la directrice administrative, du directeur administratif et en collaboration avec la directrice, le directeur du département ou de l’École, cette personne accomplit des tâches à caractère administratif telles que l’encadrement administratif du personnel de l’unité, la gestion de ressources financières et matérielles afin d’assurer l’efficacité du fonctionnement de l’unité et des services offerts à la clientèle. Elle planifie, organise, coordonne et évalue les activités dont elle a la responsabilité. Elle agit à titre de personne-ressource et conseille la clientèle dans la résolution de problèmes.

**DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif)**:
Cette personne:

- Relevant du directeur du service de soutien aux départements, cette personne assure un service à la clientèle de qualité et organise le secrétariat d’un département afin d’offrir un soutien optimal à la direction, aux enseignants et aux étudiants. Elle coordonne le travail des employés du département, agit comme personne-ressource pour le personnel de soutien, et est responsable de l’accueil, de la formation et de l’intégration des nouveaux employés.
- Elle met en œuvre les décisions administratives de la direction de l’École au sein du département, notamment en veillant au respect de la directive sur le télétravail et à l’ouverture du département selon les besoins de service. Elle appuie également la direction dans l’implantation de nouveaux processus liés aux budgets, aux ressources humaines ou à d’autres dossiers stratégiques, en favorisant les meilleures pratiques de gestion.
- Elle participe activement aux communautés de pratiques de l’ESG, favorisant le travail d’équipe entre les départements. Bien que rattachée à un département, elle peut être appelée à collaborer avec d’autres unités ou à effectuer des tâches dans un autre sous-secteur selon les besoins organisationnels.
- Elle planifie, évalue, recueille, concilie et analyse les données nécessaires à l’élaboration des prévisions budgétaires, et assiste la personne désignée dans la préparation des budgets. Elle ventile, gère et contrôle les dépenses associés aux budgets de fonctionnement, d’auxiliaires d’enseignement, d’investissement et de fonds spéciaux.
- Elle coordonne les activités liées à l’organisation des sessions, telles que l’horaire-maître, la consolidation des commandes de cours et la négociation des groupes-cours. Elle compile et vérifie le choix de cours des professeurs, soumet la répartition finale des tâches d’enseignement pour approbation, et collabore à la mise à jour de la banque de cours. Elle planifie également les opérations liées aux locaux, aux déménagements, à l’aménagement, ainsi qu’à l’acquisition et à l’installation de matériel et d’équipement, en assurant le suivi avec les unités administratives concernées.