Adjointe Aux Services Administratifs

**Objectif du poste et structure de gestion**

Ce poste relève de deux personnes : l’Infirmière spécialisée en santé mentale, ainsi que la Vice-Présidente des opérations et du développement scientifique.

L’adjointe aux services administratifs est la personne ressource à la réception et joue un rôle clé dans l’organisation, la coordination et le déploiement des opérations administratives et médicales de la clinique Ogilvy, afin de garantir au personnel et aux patients de la clinique un service et un soutien de la plus haute qualité.

**Rôles et Responsabilités**

**Travail à la réception**

Accueillir les personnes se présentant à la réception, assurer leur confort et gérer le trafic dans la clinique;
Gérer les communications de la clinique Ogilvy et d’une partie des communications de la clinique mère, incluant les appels téléphoniques (prise de messages, retour d’appels, etc.) et les communications par télécopieur et courriel;
- Gérer les rendez-vous des patients, incluant la prise et la confirmation de rendez-vous;
- Gérer la correspondance et le classement des documents;
- Ouvrir et gérer les dossiers patients;
- Savoir expliquer l’offre de services de la clinique et répondre aux questions des clients;
- Assurer la facturation et la gestion des entrées monétaires quotidiennes par différents types de paiements (comptant, cartes de crédit, débit);
**Organisation et coordination des opérations administratives de la clinique**
- Coordonner les opérations générales de la clinique
- Travailler étroitement avec le personnel traitant de la clinique pour coordonner les évaluations et les soins aux clients;
- Soutenir les neuropsychologues et les psychologues dans la création et la documentation des rapports de neuropsychologie et de psychologie, ainsi que la liaison avec d’autres professionnels de santé, tels les médecins référents, tel que nécessaire;
- Soutenir et promouvoir un corridor de soins entre la Clinique Médicale 360 mère et la succursale Ogilvy
- Toute autre responsabilité connexe à ce poste.

**Service au client et au personnel de la clinique**
- Assurer un service client de haute qualité pour garantir une expérience positive, y compris l'accueil, la gestion des dossiers, la prise de rendez-vous, et la présentation de l’offre de services aux nouveaux clients;
- Prendre en charge et gérer efficacement et professionnellement les requêtes et les plaintes des patients et recueillir celles provenant du personnel de la clinique;
- Démontrer un engagement continu envers la mission, philosophie et valeurs de la Clinique Médicale 360.

**Communication interne**
- Faciliter la communication entre le personnel des deux succursales de la clinique
- Soutenir la direction dans le déploiement des objectifs de la clinique.

**Soutien logistique, maintien et approvisionnement**
- Fournir un soutien administratif, logistique et organisationnel au personnel traitant et à la direction de la clinique;
- Coordonner et assurer l’inventaire et l’approvisionnement des espaces communs tels que la cafétéria du personnel et les salles d'attente, en s'assurant qu'elles soient propres, bien entretenues et approvisionnées en tout temps.
- Assurer l’inventaire des fournitures de bureau et assurer l’approvisionnement continu de ceux-ci.

**Valeurs à communiquer et à modeler**:

- Respect et professionnalisme
- Inclusivité
- Intégrité et respect
- Passion et engagement
- Excellence
- Collaboration et relations à long terme
- Empathie
- Proactivité
- Discrétion et respect des obligations de confidentialités

**Compétences et expérience requises**

**Formation et éducation**
- Formation en secrétariat OU expérience prouvée, considérée comme ayant conféré des aptitudes équivalentes
- Formation complémentaire en gestion de la santé ou service client est un atout.

**Expérience professionnelle**
- Au moins 5 ans en service à la clientèle et au personnel
- Réception, gestion de rendez-vous et facturation
- Domaine de l’administration, incluant en secrétariat et en coordination
- Domaine médical
- Travail avec des enfants est un atout important
- Travail en santé mentale est un atout important

**Compétences techniques**
- Maîtrise des outils informatiques (Microsoft Office, systèmes de gestion des patients, etc.)
- Connaissance des pratiques de gestion des dossiers patients et de la prise de rendez-vous
- Familiarité avec les logiciels médicaux (tels que Omnimed)
- Bilinguisme (français et anglais)

**Compétences interpersonnelles**
- Proactivité, indépendance et collaboration
- Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles
- Capacité à résoudre les conflits et à gérer les situations de service client difficiles
- Capacité à favoriser un milieu de travail qui cherche à promouvoir l’esprit d’équipe et la collaboration

**Compétences organisationnelles**
- Fortes capaci