Conseiller Conseillère en Gestion Documentaire

La gestion de la qualité et de l’amélioration continue est incontournable chez EBC. Une équipe professionnelle s’y affaire jour après jour afin d’assurer l’excellence de nos services et atteindre un haut niveau de satisfaction des clients. Elle mise sur des principes de management de la qualité et des actions rigoureuses, en collaboration avec les équipes de terrain.

Sous la Gestionnaire Qualité et amélioration continue cette personne aura à développer, implanter et maintenir le système de gestion des documents (GED) requis pour l’organisation (projets et administration).

**Responsabilités**
- Structurer et développer le Système de, assurant la création des standards requis, entre autres: définition des politiques, procédures, instructions, protocoles, pour le contrôle des documents,
- Établir les cycles de vie des documents;
- Définir la structure de numérotation tenant compte les type des documents et leur cycle de vie;
- Identifier les étapes à respecter pour l’émission, l’enregistrement, la révision, l’accès et l’envoi des informations;
- Déterminer le flux des documents, sa transmission et les outils (exemple : courriel, SharePoint, plateforme de gestion projets, etc.),
- Documenter l’archivage (fonctionnement pour assurer le respect des exigences contractuelles et légales) ;
- Mise à jour des plans de classification requis;
- Développer et maintenir à jour le calendrier de conservation des documents;
- Participer au départ des projets dans l’établissement des stratégies adéquates afin d’assurer le flux efficace de documentation (selon le type de contrat et les exigences du Client);
- Élaborez des programmes de formation spécifiques, permettant au personnel d’appliquer les normes et procédures en matière de gestion des documents, y incluant l’utilisation des logiciels et plateformes de gestion documentaire;
- Guider et orienter les utilisateurs au niveau des dossiers de la gestion documentaire et répondre aux demandes de renseignements du personnel ou autres intervenants relativement à leur niveau d’expertise;
- Effectuer la veille sur la gestion des documents selon les différents cadres de classification;
- Compiler des statistiques et des rapports sur les activités en lien avec la gestion documentaire;
- Toute autre tâche connexe au poste de travail.

**Requirements**:
**Exigences et qualifications (savoir-faire)**:

- Diplôme d’études collégiales en techniques de la documentation et gestion de l’information jumelé à deux (2) ans d’expérience pertinente;
- Atout : avoir de l’expérience dans le milieu de la construction;
- Connaissances des outils informatiques et des logiciels de gestion de documents;
- Connaissances des procédures de classification et des délais de conservation;
- Connaissance approfondie d’Office 365 incluant SharePoint pour la gestion documentaire;
- Expérience avec la gestion documentaire de projet (BIM) sera considéré un atout.

**Qualités (savoir-être)**:

- Sens aigu du service à la clientèle;
- Sens de l’organisation et autonomie;
- Minutie, précision et rigueur;
- Bonne maîtrise du français parlé et écrit;
- Connaissance de l’anglais;
- Faire preuve de discrétion et de confidentialité.

**Benefits**:
Politique de télétravail conciliant travail et vie personnelle (3 jours par semaine en télétravail, 2 au bureau);

4 semaines de vacances annuelles dès l’entrée en poste;

Salaire compétitif;

Programme complet d’assurances collectives dès l’entrée en poste (volets santé et dentaire payés par l’employeur);

Accès à un médecin virtuel instantanément (télémédecine) 24h/24;

Programme d’aide aux employés;

REER collectif avec cotisation de l’employeur dans un Régime de participation différée aux bénéfices (RPDB);

Programmes de formation et de perfectionnement;

Milieu de travail convivial;

Club social et comité santé mieux-être actifs;

Environnement diversifié, innovant et stimulant;

Firme reconnue au palmarès des Sociétés les mieux gérées au Canada;

stationnement gratuit.

EXIGENCES être titulaire d’un baccalauréat en génie civil ou de la construction et/ou combinaison d’expérience & de formation équivalente; être membre de l’Ordre des ingénieurs du Québec; posséder un minimum de 15 ans d’expérience pertinente; détenir de fortes aptitudes en communication; posséder une expérience pertinente en réalisation de projet d’envergure de plus de 30 millions; le bilinguisme (un atout important); certification PMP ou PA LEED (un atout). PROFIL RECHERCHÉ fortes aptitudes en gestion, négociation, communication et résolution de problèmes; savoir faire preuve d’initiative et de leadership; avoir de l’Intérêt et la capacité à encadrer et coacher les autres; capacité à gérer plus d’un projet à la fois; sens des priorités; maîtrise des logiciels MS Office et MS Project; aimer le travail d’éq