Adjoint(E) à La Direction-dmsp

**Le plus grand employeur en Estrie vous invite à faire partie des personnes audacieuses, inspirantes et innovantes mobilisées pour...**
- Dispenser des soins et services de qualité empreints d’humanisme
- Contribuer, car chaque action que vous entreprendrez aura un impact direct et positif sur la vie de ceux qui en ont besoin, peu importe votre métier.
- Favoriser l’évolution constante des pratiques en maximisant le potentiel de la mission universitaire, notamment par la recherche et l’enseignement
- Travailler dans un des 101 points de services près de chez vous, de Lac-Mégantic à Ange-Gardien

**Toute une gamme d’avantages s’offrent à vous au CIUSSS de l’Estrie - CHUS**:

- 4 semaines de vacances
- Régime d'assurance collective
- Régime de retraite
- Avantages sociaux
- Prime(s) et plus encore

Nous sommes à la recherche de votre profil dans le(s) territoire(s) (RLS) suivants:
SHERBROOKE (Sherbrooke)

**Responsabilités**:
Personne qui assiste un cadre supérieur ou un hors-cadre dans ses fonctions administratives et professionnelles. Elle exerce des attributions relatives au secrétariat et à la bureautique de nature complexe qui nécessitent des connaissances approfondies de tous les programmes reliés à la direction.

La personne est sous l’autorité fonctionnelle d’un directeur adjoint au quotidien, mais relève hiérarchiquement du chef de service des affaires médicales. Elle est autonome dans l’organisation de son travail et s’avère une personne ressource pour son directeur adjoint, les partenaires internes et l’ensemble du service.

Elle soutient la coordination et le contrôle des activités relatives au fonctionnement administratif de la directrice adjointe. Elle assure le suivi des décisions du directeur adjoint, auprès des collaborateurs concernés.

Elle traite les requêtes acheminées au directeur adjoint et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle détermine les actions à poser, informe son directeur adjoint ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi. Elle doit faire preuve d’une extrême confidentialité.

**Tâches spécifiques**:
**Soutien à la direction adjointe**
- Assister le directeur adjoint dans les tâches administratives ;
- Assurer et coordonner le suivi pour les décisions et requêtes du directeur adjoint et en fait la relance ;
- Rédiger ou transcrire au traitement de texte les lettres, présentations Powerpoint, recommandations, convocations, notes de service, requêtes ou tout autre document demandé ;
- S’assurer des suivis requis auprès de sa direction et collègues à l’intérieur de son champ d’expertise ;
- Procéder à la mise en forme, la révision et la correction de documents ;
- Appliquer les règles relatives à la confidentialité et s’assurer du respect des délais de conservation des documents par l’ensemble de ses services, procéder à l’épuration et à l’archivage des documents administratifs de sa direction adjointe ;
**Coordination des rencontres et comités**
- Participer à l’organisation de toute activité de la direction adjointe (préparation de documentation, réservation de salles, commande de repas, convocation des participants, accueil et inscription, etc.) ;
- Assister aux réunions, dresser les procès-verbaux et comptes-rendus et en assure le suivi, s’il y a lieu ;
- Planifier les comités de nomination pour les chefs de services.

**Partage d’information avec le CMDPSF et la DSP**
- Assurer un suivi pour les demandes d’informations ou autres requêtes acheminées à la direction adjointe, par les médecins, collègues de travail ainsi que pour tous les appels reçus de l’extérieur ;
- Faire suivre par courriel de l’information pour les médecins.

**Nouveaux médecins / octroi des privilèges**
- Coordonner l’accueil des nouveaux médecins ;
- Créer une requête Octet pour obtenir les identifiants et codes d’accès aux différents systèmes, les pagettes ou RVI, les jetons de téléaccès ;
- Rédiger les lettres de privilèges temporaires et assurer tous les suivis requis pour ces médecins ;
**RAMQ**
- Rédiger les avis de service et procéder à leur renouvellement et assurer le suivi ;
- Préparer tout autre document ayant trait aux demandes de rémunération mixte pour les professionnels et en assurer le suivi ;
- Faire désigner les établissements support/pool de service, faire la demande d’adhésion aux lettres d’ententes particulières au comité conjoint et RAMQ ;
- Gestion et mise à jour du registre des signataires autorisés.

**Autres fonctions**
- Toute autre tâche demandée par le directeur adjoint ou son supérieur immédiat.

**Aptitudes requises**:
Poste en soutien au gestionnaire
- Six (6) mois d'expérience dans des fonctions similaires
- Aptitudes requises:

- Connaissance de l'organisation et/ou du poste
- Autonomie
- Sens des responsabilités
- Sens des priorités
- Organisation
- Communication organisationnelle
- Capacité décisionnelle et initiative
- Introspection

Test de français (75 %)
Test Power Point

**Exigences spécifiques**:

- DES en secrétariat ou DE