Adjoint(E), Exploitation

JLL supports the Whole You, personally and professionally.

JLL est à la recherche d'un(e) Adjoint(e) Exploitation apportant un soutien administratif essentiel à l'équipe d'exploitation dans le domaine de l'immobilier commercial. Cette personne sera responsable de la gestion des tâches administratives et opérationnelles quotidiennes afin d'assurer un fonctionnement efficace du département.

CE QUE VOUS FEREZ
Produire la correspondance pour l’exploitation et la Construction. (Mémos, lettres, avis aux locataires ou fournisseurs)

Voir au montage et à la transcription de divers rapports (Risk Check et FM Global);
Transcrire et assurer le suivi des rapports liés à l’Extermination;
Recevoir et transcrire les rapports d’incidents

Assurer le suivi de toutes les certifications (BOMA, LEED etc )

Traiter les bons de commandes - production, signature et suivis

Assurer la collaboration lors des incidents à la propriété avec le Siège Social

Colliger l’information pour les données environnementales et énergétiques

Mettre à jour et assurer le suivi des dossiers d’assurance liés aux incidents

Recevoir les soumissions et préparer les grilles d’analyse appropriées

Assurer le classement électronique des dossiers (zéro papier)

Préparer les dérogations (Budgets);Procéder aux demandes de soumission fournisseurs

Collaborer à la préparation des devis et contrat pour les dépenses d’immobilisation (Capex)

Mettre à jour les dossiers d’assurances des fournisseurs

Préparer les notes de frais

Transcrire les procès-verbaux des rencontres de l’équipe Exploitation

Collaborer à la saisie des budgets d’exploitation

Assurer le soutien et la coordination du processus de courus

Mettre à jour les documents liés aux mesures d’urgences (Plans d’urgences, System Notification d’urgence (ENS), Pandémie)

CE QUE NOUS RECHERCHONS
Détenir un Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent

Un à trois ans d’expérience administrative

Diplôme ou certificat en administration, un atout

Excellente maitrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, etc.)

Connaissance du logiciel YARDI, un atout

Français et anglais, parlés et écrits

CE QU'IL Y A POUR VOUS
Joignez vous à un chef de file du secteur et façonnez l’avenir de l’immobilier commercial

Des investissements massifs dans les technologies de pointe afin d’optimiser votre travail

Un régime d’avantages sociaux complet et concurrentiel

Un milieu de travail stimulant, conçu pour votre croissance et votre bien-être
- Interactions orales et/ou écrites avec des locataires ou partenaires externes basés à l’extérieur du Québec (par exemple, fournisseurs de services, cabinets d’avocats, pairs, banquiers, firmes de courtage, firmes d’analyse de crédit, agences de crédits, clientèle non-francophone, etc.)
JLL is seeking an Administrative Assistant who will provide essential administrative support to the operations team in the commercial real estate field. They are responsible for managing daily administrative and operational tasks to ensure efficient departmental operations.

WHAT YOU’LL BE DOING
You will be responsible for performing various duties, including the following:
Prepare correspondence related to the operation and construction team ( Memos, letters, notice to tenants or supplier)

Update emergency preparedness documentation (emergency plans, emergency notification system, pandemic alerts)

Generate and compile various reports (Risk Check and FM Global)

Compile extermination reports and provide follow-up

Receive and transcribe incident reports

Process reports generated by the Unifier system

Monitor the status of various certifications (BOMA, LEED, etc.)

Prepare purchase orders, send for approval and ensure follow-up

Coordinate with head office during incidents

Compile information for energy and environmental reports

Update and follow up on incident reports for insurance purposes

Receive bids and prepare a summary for analysis

File documents electronically (paperless office)

Prepare budget variance reports

Regularly update the variance folder

Request bids from suppliers

Help prepare capex estimates and agreements

Keep suppliers’ insurance records up to date

Monitor customer traffic data and prepare reports for the person in charge

Prepare expense reports

Draft minutes for Operations team meetings

Help input operating budget information in the computer system

Assist in coordinating year-end accruals

WHAT WE’RE LOOKING FOR
High school diploma or equivalent

One to three years of administrative experience

Degree or certificate in administration, an asset

Knowledge of YARDI, an asset

Ability to work under pressure in a fast-paced environment

Fluency in written and spoken French and English

WHAT’S IN IT FOR YOU
Join an industry leader and shape the future of commercial real estate

Deep investment in cutting-edge technology to power your work

Comprehensiv