Préposé(E) à L'administration Des Services

Date d’entrée en fonction

Dès que possible

Lieu de travail

Siège social, 820 promenade Lakeshore, North Bay, Ontario

Burea régional, 301, rue Shirley, Timmins, Ontario

Carrefour du Nord-Est, 3, avenue Aurora, kapuskasing, Ontario

Pourcentage d’affectation

1,00 ÉTP - Poste régulier non syndiqué à temps plein

Salaire

Niveau 3 - 58,525$ à 67,850$

Date de clôture

Le 31 octobre 2025 à 12 h (midi)

**_**Dans le but d’alléger le texte, les formes au masculin du présent document désignent aussi bien les femmes que les hommes à moins que le contexte n’en indique le contraire.**_**

**Sommaire des responsabilités**:
La personne qui occupe ce poste relève du service ou des services affecté(s) et a pour rôle d’offrir un soutien au niveau des opérations administratives. La personne assure un appui dans le maintien des dossiers d’information et des ressources et de la communication.

**Fonctions du poste**:

- Travailler principalement au sein des services d'éducation spécialisée et du secteur pédagogique.
- Offrir un soutien administratif aux membres de l’équipe d’éducation spécialisée, ainsi qu'aux autres services du Conseil selon les priorités organisationnelles.
- Préparer et rédiger des rapports et des documents reliés au service, p. ex., des rapports d’analyses de données, des comptes rendus de réunions, des lettres, des notes de service.
- Naviguer et utiliser une variété de programmes informatiques de façon avancée, y compris des bases de données, les tableurs, les traitements de texte et les outils de présentation.
- Établir et tenir des systèmes manuels et informatisés de classement des dossiers d'information, tout en respectant les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée.
- Assurer la relève à la réception au besoin. Assurer les suivis en lien avec les tâches associées à la réception du Conseil, du Bureau régional ou du Carrefour du Nord-Est, le cas échéant, tel que, mais pas limité, à l’accueil des visiteurs, la réception et l’envoi de la marchandise et du courrier (interne et externe).
- Recevoir et filtrer les appels téléphoniques, donner des renseignements dans les limites de son champ de compétences et transmettre les messages.
- Veiller à l’organisation efficace du service ou des services affecté(s) tous en fournissant un soutien administratif.
- Établir un lien direct avec les secrétaires des écoles pour communication, partage d’informations et confirmation de renseignements traitant de certains dossiers ou projets.
- Préparer et vérifier des états et des rapports financiers, les demandes de remboursement du service ainsi que les achats de ressources et d’équipement du service.
- Maintenir le calendrier de rencontres du service, des dossiers, du système d’inventaire d’équipements et des suivis avec les fournisseurs.
- Appuyer avec des projets du service p. ex., la base de données, le site Web.
- S’acquitter de toute autre tâche assignée.

**Qualifications et exigences**:

- Diplôme d’études collégiales en secrétariat ou dans un domaine connexe ou une combinaison de scolarité et d’expérience pertinente.
- Compétences supérieures reconnues en secrétariat et dans les procédures administratives.
- Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit, est requise. Faire preuve de capacité fluide à communiquer dans les deux langues dans un contexte professionnel.
- Expérience supérieure dans l’utilisation de divers logiciels dans des fonctions avancées.
- Expérience au sein du secteur de l’éducation est un atout.
- Expérience avec système d’information scolaire (p. ex. ASPEN) est un atout.

**Compétences recherchées**:

- Avoir une excellente connaissance pratique de divers logiciels incluant la suite Microsoft Office 365 et particulièrement Microsoft Excel.
- Faire preuve d’une aptitude reconnue au niveau du professionnalisme, d'entregent, de débrouillardise et d'esprit d'initiative.
- Faire preuve d’une aptitude à maîtriser rapidement de nouveaux logiciels et à exploiter efficacement leurs fonctionnalités.
- Pouvoir prioriser son travail dans le but de répondre aux demandes de façon efficace et selon les échéanciers prévus.
- Avoir le sens de l’organisation dans son travail tout en portant une attention aux détails.
- Savoir respecter la nature confidentielle de divers dossiers et de diverses données.
- Faire preuve d’initiative, de débrouillardise, d’entregent, de tact et de diplomatie.
- Être en mesure de travailler sous pression, en équipe et de façon autonome.
- Pouvoir s’acquitter de ses fonctions avec un minimum de supervision.
- Posséder des compétences supérieures en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit.
- Être flexible quant à l’horaire de travail supplémentaire lorsque nécessaire.

**POUR SOUMETTRE VOTRE CANDIDATURE**
- Lettre de présentation (en français)
- Curriculum vitae (en français)
- Copie de vos diplômes et/ou certificats
- Conformément à la Loi sur l’information municipale et à la protection de la vie pr