Chargée, Chargé D’instance Et Des Dossiers Corporatifs Des Associations étudiantes

Titre du poste : Chargée, chargé d’instance et des dossiers corporatifs des associations étudiantes (SPB36)
Unité organisationnelle | Secteur de travail : Secrétariat des instances (620B)

Groupe d'emploi : Professionnel
Statut : Remplacement jusqu’au 30 avril 2026
Horaire : 35 heures / semaine
Pavillon : D : Athanase-David

**EXIGENCES NORMALES**:
Scolarité : Baccalauréat dans une discipline appropriée
Expérience : Deux (2) années d’expérience pertinente
Autres : Excellente connaissance du français, facilité de rédaction, méthode d’écriture rapide et esprit de synthèse

Salaire : Entre 55 893 $ et 103 502 $
Classement salarial : 10

**DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION**:
Cette personne assure l’organisation logistique des instances de l’Université. Elle prend des notes en assemblée, rédige les procès-verbaux et révise les résolutions. Elle prépare et s’assure de la conformité des documents nécessaires à la tenue des instances et collige les suivis nécessaires aux différents registres. Elle agit également à titre de personne-ressource pour les dossiers corporatifs des associations étudiantes de programmation. Elle participe à l’élaboration de formations, de guides et d’outils relatifs à la préparation des dossiers des instances, en exploitant les technologies appropriées.

**DESCRIPTION DÉTAILLÉE DES TÂCHES DU POSTE (à titre indicatif)**:
Cette personne:

- Prépare et vérifie, en collaboration avec les personnes impliquées, les projets d’ordre du jour et les projets de résolution des instances (notamment, le Conseil d’administration, le Comité exécutif, la Commission des études, le Comité d’audit, la Sous-commission des ressources, le Comité de la vie étudiante, le Comité des services aux collectivités, le Comité d’attribution des distinctions honorifiques) en s’assurant de leur cohérence institutionnelle et de leur conformité avec la réglementation, les politiques, les directives, les procédures et les conventions collectives, et les soumet pour approbation aux personnes concernées;
- Rédige les avis de convocation, prépare et rassemble la documentation nécessaire à la constitution des dossiers soumis aux instances et s’assure de les rendre disponibles auprès des personnes concernées dans les délais fixés et dans le respect des critères de confidentialité établis;
- Participe à la planification annuelle du calendrier des instances et veille à l’organisation des réunions et activités reliées;
- Conseille, guide et forme, au besoin, le personnel ainsi que les membres des différentes instances sur la préparation des documents destinés aux instances, les règles et procédures, la logistique, etc.;
- Assiste aux réunions des instances et de certains comités, prend note des débats et, pour certaines instances, s’assure du respect des procédures de délibération. Rédige les procès-verbaux dans le respect des règles applicables et des propos des intervenantes, intervenants et rédige les résolutions telles qu’adoptées. Veille ensuite à leur diffusion et, le cas échéant, aux suivis en découlant;
- Analyse et contrôle la validité et la conformité des dossiers corporatifs des associations étudiantes, formule des recommandations aux personnes concernées et, le cas échéant, en assure le suivi;
- Participe à la coordination avec les différents services de l'Université concernant les privilèges découlant de la reconnaissance et établit les liens nécessaires avec les associations étudiantes de programmation reconnues;
- Effectue des recherches, des analyses et rédige des rapports, guides ou documents d’information liés à son champ d’expertise;
- Collabore à la demande de la directrice, du directeur du Secrétariat des instances à l’élaboration, à la révision linguistique et à la mise en forme des documents normatifs de l’Université. Au besoin, coordonne les suivis et la mise à jour des documents normatifs en s’assurant de la concordance de celles-ci avec la structure organisationnelle et les règles et pratiques en vigueur;
- Collabore au développement, à l’implantation et à la mise à jour des programmes et des systèmes informatiques requis pour l’exercice de ses fonctions;
- Participe à la mise en œuvre de stratégies de transformation numérique et collabore à l’amélioration continue des processus du Secrétariat des instances;
- Accomplit les tâches déléguées par la directrice, le directeur du Secrétariat des instances, dont le secrétariat de certains comités.