Concierge Corporatif

_**ENGLISH BELOW - CORPORATE CONCIERGE - EVENT PLANNER**_

**Sommaire**:
Conservus œuvre dans le milieu de la conciergerie corporative et l’organisation de réunions et événements. Depuis 30 ans, elle a su s’imposer comme une compagnie innovatrice, performante, digne de confiance et à l’écoute de ses clients. Des standards élevés, une oreille attentive, une âme dévouée et une éthique de travail irréprochable, voilà en quoi consiste Conservus.

**Description du poste**:
Recevoir et répondre aux diverses demandes de notre clientèle corporative pour leurs besoins en conciergerie, incluant:

- Faire l’achat de billets de spectacles et d’événements sportifs;
- Trouver des idées cadeaux;
- Offrir des recommandations d’activités et d’itinéraires;
- Organiser des séjours (transport, hébergement, restauration, activités).

Organiser et assister à la planification de réunions et congrès (comprenant voyages, assemblées, congrès et réunions de ventes) ainsi que d’événements (anniversaires d’entreprises, cocktails, réceptions, événements bénéfices, tournois de golf, mariages):

- Pouvoir faire des propositions à des clients potentiels;
- Analyse des besoins, des objectifs et du budget;
- Élaboration d’échéanciers;
- Recherche et sélection de site puis visite technique;
- Révision et négociation avec les hôtels et réservations;
- Effectuer des recherches de fournisseurs et négociation;
- Gestion de l’hébergement, inscription et accueil;
- Envois postaux et suivis téléphoniques;
- Logistique du transport et service d’accueil personnalisé;
- Composition de menus et coordination de fonctions nourriture et boisson;
- Création de concept créatif et coordination de la décoration et du divertissement;
- Offrir un support sur place lors d’événements;
- Réconciliation et rapport post-mortem.

**Qualifications**:

- Minimum de 5 années d’expérience dans un poste similaire;
- Connaissance du milieu événementiel dans les milieux corporatifs et des fondations;
- Habilité à transiger avec des hauts dirigeants;
- Issu du milieu hôtelier est un atout;
- Bonne connaissance de la ville et des endroits pour tenir l’événement;
- Maîtrise parfaite de la langue française et anglaise, à l’oral et à l’écrit;
- Excellente capacité rédactionnelle;
- Avoir un permis de conduire pour les déplacements occasionnels.

**Aptitudes recherchées**
- Bonne gestion du temps et des priorités;
- Leadership, autonomie et aptitudes au travail d’équipe;
- Sens des responsabilités, dynamique et organisé;
- Polyvalent et débrouillard;
- Approche orientée vers les clients et les résultats;
- Bonne gestion du stress et capacité à travailler sous pression;
- Souci du détail.
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- **Summary**:
Conservus is in the field of corporate concierge services and the organization of meetings and events. For 30 years, it has established itself as an innovative, efficient, trustworthy company that listens to its customers. High standards, a listening ear, a dedicated soul, and an impeccable work ethic, that's what Conservus is all about.

**Core Responsibilities**:
Receiving and responding to various requests from our corporate clientele for their concierge needs, including:

- Purchasing of tickets for shows and sporting events.
- Finding gift ideas.
- Providing activity and itinerary recommendations.
- Organizing trips (transport, accommodation, restaurants, activities).

Organizing and assisting in the planning of meetings and conferences (including trips, meetings, conferences, and sales meetings) as well as events (corporate anniversaries, cocktail parties, receptions, benefit events, golf tournaments, weddings):

- Creating proposals to potential customers.
- Analyzing needs, objectives, and budget.
- Developing of timelines.
- Searching and selecting of venue including technical site visit.
- Reviewing and negotiating hotels and reservations.
- Conducting supplier research and negotiation.
- Managing accommodation, registration, and welcome process.
- Mailings and telephone follow-ups.
- Coordinating transport logistics and personalized reception service.
- Composing menus and coordinating food and beverage functions.
- Creating creative concepts and coordinating decor and entertainment.
- Providing on-site support during events.
- Reconciliating and post-mortem report.

**Qualifications**:

- Minimum of 5 years of experience in a similar position.
- Knowledge of the event environment in corporate and foundation environments.
- Ability to deal with senior leaders.
- Experience within the hotel industry is an asset.
- Good knowledge of the city and event venues.
- Perfect command of French and English, both orally and in writing.
- Have a driver's license for occasional trips.

**Skills & Attributes**:

- Good time and priority management.
- Leadership, autonomy, and teamwork skills.
- Self-responsible, dynamic, and organized.
- Versatile and resourceful.
- Client and results-oriented approach.
- Good stress management and ability to wo