Office Agent Class I

NOTICE OF VACANCY - PLEASE POST

ANY VACANCIES RESULTING FROM THE STAFFING OF THIS POSITION WILL BE POSTED

OFFICE AGENT CLASS I

INTERNATIONAL LANGUAGE PROGRAM

6050 Blvd. Champlain, Verdun, QC. H4H 1A5

**Director**: Véronique Marin

**Status of post**: Replacement, full-time

**Start date**: Immediate

**Working Schedule**: 35 hours per week

**Qualifications**:
Hold a Diploma of Vocational Studies in a specialty appropriate for the class of employment, a Secondary School Diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority, and have one (1) year of pertinent experience

AND

Have a basic knowledge of office automation

**Other Requirements**:
Must be bilingual

Fluency in other languages an asset

Must be able to function autonomously with mínimal supervision

Must be able to multi-task

Must be able to work as part of a team

Accuracy, attention to detail, strong organizational skills are essential

Must be able to summarize data and prepare reports using Excel and other Microsoft Office software
- Testing of Microsoft Office Required

Knowledge of Dofin, Mozaik, Access is an asset

Ability to meet deadlines, particularly during peak periods

Must be able to effectively communicate updates and information to other staff members

Ability to maintain and streamline filing system procedures

Available to work through summer and March break

Required periodically to work evening shifts

**Salary scale as per the IASS’ Collective Agreement**:
$22.36 To $25.00 per hour

Nature of the work

The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in performing a variety of administrative duties of a complex nature according to established methods and procedures.

Daily Tasks/Dossiers

Contacts persons in and outside the school board to obtain or provide information related to their duties, determines deadlines, makes practices and regulations known and conveys decisions. They draft correspondence related to their duties.

The employee is responsible for completing all tasks related to the funding process.

The employee may be required to train new Office Agents Class I as well as to coordinate the work of support staff.

Receiving and recording payments.

Registering new and returning students and maintaining accurate student databases.

Creating Mozaik checklists and invoices for new and returning students.

Receiving and recording payments.

Assisting existing students with general inquiries in regard to their file.

AVIS DE POSTE VACANT VEUILLEZ AFFICHER

LE POSTE QUI DEVIENDRA VACANT LORSQUE CELUI-CI SERA COMBLÉ SERA AFFICHÉ, DE MÊME QUE TOUS LES AUTRES PAR LA SUITE.

AGENTE OU AGENT DE BUREAU, CLASSE I

PROGRAMME LINGUISTIQUE INTERNATIONAL

6050, boul. Champlain, Verdun, Québec H4H 1A5

**Directrice**: Véronique Marin

**Statut du poste**: Remplacement à temps plein

**Horaire de travail**: 35 heures par semaine

**Date de début**: Immédiate

**Qualifications requises**:
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir une (1) année d’expérience pertinente.

ET

Avoir des connaissances de base en bureautique.

**Autres exigences**:
Bilinguisme - essentiel

La maîtrise d’une autre langue est un atout.

Capacité de fonctionner de manière autonome avec une supervision mínimale

Capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois

Capacité de travailler en équipe

Exactitude, attention aux détails et excellent sens de l’organisation - essentiels

Capacité de résumer des données et de préparer des rapports avec Excel et d’autres logiciels Microsoft Office

Examen sur Microsoft Office exigé

Connaissance de Dofin, Mozaik et Access un atout

Capacité de respecter des échéances, particulièrement en période de pointe

Communication efficace des mises à jour et des renseignements aux autres membres du personnel de soutien

Capacité de tenir à jour et de simplifier les méthodes du système de classement

Disponible pour travailler l’été et pendant le congé de mars

Doit régulièrement travailler en soirée

**Échelle de salaire selon la convention collective del’UIES**:
22,36 $ à 25,00 $ de l’heure

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à accomplir divers travaux

administratifs de nature complexe selon des méthodes et procédures définies.

Tâches quotidiennes/Dossiers

Communique avec des personnes à l’intérieur et à l’extérieur de la commission scolaire pour obtenir ou fournir de l’information relatives à ses tâches, fixe les échéances, fait connaître les pratiques et les règlements et transmet les décisions. Il ou elle rédige l