Coordonnateur.trice - Bureau de L’avancement

AFFICHAGE 22-58 (Régulier à temps plein)
- Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises._

L’Université Bishop’s recherche un Coordonnateur.trice - Bureau de l’Avancement Universitaire pour un poste régulier à temps plein. Se rapportant au Gestionnaire de l’Avancement Universitaire, le ou la titulaire du poste sera responsable d’agir en tant que répondant.e aux client.e.s et personne ressource pour le Bureau de l’Avancement Universitaire; fournissant un soutien aux membres du personnel du Bureau de l’Avancement Universitaire tout au long du cycle des programmes et événements de collecte de fonds et des relations auprès des diplômé.e.s. La semaine de travail est de 35 heures, du lundi au vendredi avec des soirées et fins de semaine occasionnelles.

**Nature des tâche**:

- Soutenir les opérations quotidiennes du Bureau de l’Avancement.
- Coordonner les demandes des diplômé.e.s, des donateur.trice.s, des partenaires et autres intervenant.e.s de l’Université;
- Suivre, traiter et tenir à jour les registres des dépenses du Bureau;
- Soutenir le bon fonctionnement de la base de données « Raiser Edge » en assurant ses mises à jour, le traitement des dons et la production des rapports requis;
- Gérer la correspondance du Bureau de l’Avancement Universitaire;
- Tenir à jour les registres des bourses et les prix de reconnaissance dans le système d’information« PowerCampus » et dans les fichiers de suivis Excel;
- Veiller au maintien et à la précision des fichiers et dossiers des diplômé.e.s et donateur.trice.s;
- Aider à coordonner l’envoi des bourses applicables et des noms des récipiendaires aux bienfaiteur.trice.s;
- Aider à surveiller le budget du Bureau de l’Avancement Universitaire et de la Fondation et s’assurer que les fonds soient attribués comme spécifié;
- Soutenir la programmation destinée aux diplômé.e.s et participer aux événements (au besoin);
- Veiller à l’exactitude du contenu du Calendrier Académique/web, pour les Bourses d’Études, Prix de reconnaissance, autres Bourses, Prix, stages et des Fonds d’opportunité;
- Coordonner la préparation des documents pour les réunions du conseil d’administration de la Fondation, assister aux réunions du conseil et rédiger les procès-verbaux ;
- Déterminer les montants annuels à allouer à titre de soutien aux étudiant.e.s et diffuser cette information aux différents organismes subventionnaires de l’Université;
- Préparer des notifications annuelles aux constituants du campus informant des transferts de la Fondation ;
- Coordonner les cartes de fêtes et d’anniversaires, et autres cartes électroniques pour les donateur.trice.s, ancien.ne.s, diplômé.e.s et ami.e.s de l’Université;
- Préparer les certificats « Adopt-a-Star »;
- Gérer les achats pour le Bureau de l’avancement et suivre l’inventaire;
- Aider à la coordination d’événements, par exemple, restauration, besoins audiovisuels, etc.;
- Assister l’AVP de l’Avancement Universitaire avec diverses tâches, y compris les présentations aux donateur.trice.s et avec diverses correspondances;
- Effectuer toutes autres tâches connexes au besoin.

**Qualifications et exigences**:

- Diplôme d’Études Collégiales DEC;
- Plus de 3 ans d’expérience dans un poste similaire;
- Maîtrise de la langue anglaise et bonne connaissance de la langue française;
- Bonnes compétences informatiques, dont la ‘suite office’ Microsoft ;
- Efforts légers et moyens.
- Attente de travailler occasionnellement en dehors des heures normales de travail

Classification: Classe 10 23.56$ à 30.75$ de l’heure (APBU - poste syndiqué)
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Posting 22-58 (Regular full time position)
- The following statements are intended to describe the general nature and level of work performed. They are not representing an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required._

Bishop’s University is seeking a Coordinator - Advancement Office for a regular full-time position. Reporting to the Manager of Advancement, the incumbent is responsible for acting as the customer facing role and resource for the Advancement Office providing support to all staff members in the University Advancement Office throughout the fundraising and alumni relations cycle of programs and events. This position has a work week of 35 hours from Monday to Friday with occasional evenings and weekends required.

**Nature of Duties & Responsibilities**:

- Support the daily operations of the Advancement office;
- Coordinate requests from alumni, donors, campus partners, and other stakeholders of the University;
- Track, process, and keep records of Advancement Office expenses;
- Support the ongoing maintenance of the Raiser’s Edge database