Secrétaire Du Comité de Discipline, Service Des Greffes

**Temps complet - permanent - 35 h (hybride 3 jours en présentiel)**

**L'OACIQ**

Situé sur la Rive-Sud de Montréal, à Brossard, vis-à-vis du Quartier DIX30, l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) a pour unique mission d’assurer la protection du public qui utilise les services de courtage immobilier encadrés par la loi. L’OACIQ est l’autorité du courtage immobilier; il protège et assiste le public en s’assurant des saines pratiques des courtiers.

**Sommaire du poste**

Sous la supervision de la directrice du Service des greffes, le titulaire du poste exerce les fonctions de secrétaire du comité de discipline, établi conformément à la Loi et aux règlements régissant le courtage immobilier au Québec. Dans le cadre de la gestion des dossiers disciplinaires, il travaille également sous la direction du président et des vice-présidents du comité.

Ce rôle requiert une gestion rigoureuse et efficace afin d’assurer le bon fonctionnement du comité et le respect des procédures établies.

**Responsabilités clés**

Conformément à la _Loi sur le courtage immobilier_, aux règlements qui en découlent et aux dispositions applicables du _Code des professions _:

- Recevoir et traiter les plaintes disciplinaires déposées devant le comité de discipline.
- Organiser la tenue des audiences, ce qui comprend la planification des conférences de gestion, les appels du rôle provisoire, la fixation des dates d’audience, ainsi que l’envoi des convocations et des avis d’audience et des assignations.
- Traiter dans des délais très courts toute correspondance relative aux différentes demandes des parties adressées au comité, notamment les demandes de remise.
- Agir occasionnellement comme greffier-audiencier lors des audiences et rédiger les procès-verbaux.
- Assurer la signification des décisions, superviser et garantir leur exécution et voir à leur publication.
- Préparer et signifier les états des frais et assurer le suivi du paiement des frais en collaboration avec d’autres services de l’Organisme.
- Assurer l’ouverture, la mise à jour, la fermeture et l’archivage des dossiers électroniques du comité, en respectant les règles et politiques en vigueur, notamment en matière d’accès aux documents et de gestion numérique des informations.
- Répondre aux demandes de renseignements provenant du public, des membres ou du personnel de l’OACIQ concernant le processus disciplinaire, les décisions rendues ou les instances en cours, dans les limites prévues par la loi.
- Veiller à l'exactitude et à la mise à jour des logiciels de gestion des dossiers ainsi que des statistiques des dossiers disciplinaires, afin d'assurer une compilation optimale des données, notamment pour la préparation du rapport annuel.
- Coordonner les tâches des employés du greffe du comité de discipline.
- Réaliser toutes tâches complémentaires contribuant au bon fonctionnement du comité de discipline et des greffes.

**Supervision et conditions**
- Pression liée aux délais prévus et changements imprévus pour les audiences.
- Très grande autonomie en raison de l’indépendance du comité de discipline.
- Coordination de 2 à 4 employés, tels que le secrétaire adjoint et l’agent aux dossiers.

**Connaissance et formation**
- Diplôme d'études collégiales en techniques juridiques
- Bonne connaissance de l'informatique (Word, Excel, base de données)
- Excellent français, parlé et écrit
- Bonne connaissance de l’anglais, parlé et écrit
- Connaissance du droit disciplinaire
- Connaissance et expérience en matière de dossiers de litige civil
- Connaissance de la loi et des règlements sur le courtage immobilier au Québec (un atout)
- Connaissance des lois sur l’accès aux documents et sur la protection des renseignements personnels (un atout)

**Expérience mínimale requise**
- 4 à 6 ans d'expérience pertinente

**Habiletés et aptitudes essentielles**
- Grande autonomie
- Rigueur juridique
- Excellent sens de l’organisation
- Sens aigu des priorités
- Aptitude au travail en équipe
- Capacité à travailler sous pression
- Discrétion
- Bon jugement et esprit d’analyse et de synthèse
- Polyvalence
- Entregent

**Greffes**

**Ce que vous avez à gagner en joignant notre belle organisation**:

- Une mission unique et pleine de sens, des valeurs communes qui nous animent, comme organisation et individuellement, dans l’exercice de nos fonctions.
- Des occasions de développement professionnel avec des possibilités de formations, de coaching, de mentorat, de participation à des conférences et un accès à la mobilité interne.
- Santé et bien-être : journées de mieux-être, journées d’obligations familiales (incluant déménagement et maladie), gym, vestiaires et douches sur place, groupes d’activités sportives, conférences sur le bien-être, télétravail avec possibilités d’aménagements.
- Une rémunération globale compétitive et alignée sur le marché.
- Une large gamme d’avantages sociaux compétitifs, incluant des assurances collectives, un programme collectif d'épargn