Adjoint, Adjointe, Gouvernance

**Temps complet - permanent - 35h (hybride 3 jours en présentiel)**

**L'OACIQ**

Situé sur la Rive-Sud de Montréal, à Brossard, vis-à-vis du Quartier DIX30, l’Organisme d’autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) a pour unique mission d’assurer la protection du public qui utilise les services de courtage immobilier encadrés par la loi. L’OACIQ est l’autorité du courtage immobilier; il protège et assiste le public en s’assurant des saines pratiques des courtiers.

**Sommaire du poste**

Relevant de la vice-présidente, Gouvernance, le titulaire du poste doit fournir un soutien en effectuant différentes tâches administratives, de suivi et de recherche, selon les besoins et les demandes de la Vice-présidence. Il doit optimiser l’efficacité et l’utilisation du temps par une gestion efficace de l’agenda, évaluer et valider les informations et les demandes qui lui sont acheminées et veiller à la tenue de dossiers et à la préparation de documents destinés au conseil d’administration ou à ses comités.

Il planifie, organise et coordonne diverses activités internes et externes, rédige et révise divers documents et correspondances et établit des systèmes de classement selon les principes de gestion documentaire, tout en contrôlant la sécurité des documents confidentiels.

**Responsabilités clés**
- Assurer une vigie efficace des agendas et préparer les documents des rencontres;
- Démontrer loyauté et rigueur quant à la confidentialité des informations;
- Identifier et prioriser les suivis de dossiers et garder une vue d’ensemble de ceux-ci;
- Faire preuve de vigilance et de leadership dans la gestion des dossiers;
- Organiser et préparer les réunions de la Vice-présidence, du conseil d’administration et des comités;
- Assurer une communication efficace et diplomate avec les membres des divers comités;
- Collaborer étroitement avec les divers services pour faciliter l’avancement des dossiers.

**Vice-présidence Gouvernance en bref**

Ce poste est au sein de la Vice-présidence Gouvernance, qui comprend le Secrétariat corporatif, la Gestion documentaire, le Service des greffes, le centre de renseignements Info OACIQ, la Certification et le Service des ressources humaines.

Gestion documentaire : la GED assure une gestion documentaire saine et efficace des documents et informations essentielles pour la prise de décisions et la réalisation des activités de l’OACIQ.

Greffes : le Service des greffes veille à la bonne gouvernance et à la justice administrative et quasi judiciaire de l’OACIQ. Il assure une saine administration et gestion des divers comités statutaires de l’Organisme.

Info OACIQ : le centre de renseignements Info OACIQ est la porte d’entrée pour toute question en lien avec le courtage immobilier. Ses agents d’information soutiennent les consommateurs et encadrent les titulaires de permis tout au long du processus de transaction immobilière impliquant un courtier pour assurer la mission de protection du public de l’OACIQ, conformément à la _Loi sur le courtage immobilier_ et ses règlements.

Certification : l’équipe de la certification traite toutes les demandes relatives aux permis de courtiers et d’agences, conformément à la législation et la réglementation applicables.

Ressources humaines : le Service des ressources humaines est responsable de l’acquisition et du développement des talents, de la gestion de la performance, des relations de travail, de la santé et sécurité au travail (SST), du développement organisationnel et de la gestion administrative du personnel. L’équipe RH offre en tout temps un rôle-conseil et établit des relations de confiance, en cohérence avec la mission de l’OACIQ.

**Connaissance et formation**
- DEC en bureautique, en techniques administratives ou dans un domaine connexe;
- Excellente connaissance des outils MS Office (Outlook, Teams, Word, Excel et PowerPoint);
- Excellente maîtrise du français écrit et parlé (grammaire et orthographe impeccables);
- Connaissance de l’anglais parlé et écrit.

**Expérience mínimale requise**
- 4 à 6 ans d'expérience dans un poste d’adjointe à la haute direction.

**Habiletés et aptitudes essentielles**
- Capacité d’adaptation et attitude positive dans les situations ambiguës ou changeantes;
- Facilité à travailler dans un environnement à exécution rapide;
- Habiletés développées en rédaction administrative;
- Sens de l’organisation et des priorités (respect des échéanciers);
- Professionnalisme, discrétion et discernement;
- Aptitude à gérer plusieurs dossiers simultanément en effectuant les suivis appropriés;
- Leadership et esprit de collaboration;
- Autonomie, débrouillardise et rigueur;
- Capacité d’analyse et de synthèse supérieure;

**Ce que vous avez à gagner en joignant notre belle organisation**
- Une mission unique et pleine de sens, des valeurs communes