Agent(E) Administratif(Ve), Classe 2

Description du poste:
- Personne qui assiste un ou des professionnels ou une équipe de travail dans leurs fonctions administratives et professionnelles.- Elle accomplit des travaux de secrétariat selon des méthodes ou procédures établies ou qu’elle modifie, selon les besoins.
- Elle exerce, de façon principale et habituelle, des attributions relatives au secrétariat et à l’utilisation de la bureautique.
- Elle prépare et saisit à l’ordinateur des lettres et des documents. Elle peut dépouiller le courrier, rédiger la correspondance et tenir à jour le classement des dossiers.
- Elle peut également effectuer des tâches relevant du secteur administratif.

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS
- Sous l’autorité hiérarchique du chef de service:
- Assure un soutien au chef de service en effectuant les tâches cléricales ou administratives ;
- Assiste les membres de l’équipe dans toutes les tâches cléricales ou administratives qui lui sont confiés (révision et la mise en page de rapports et de

correspondances, procède à l’inventaire du matériel, organisation de différents événements, effectue les saisies requises dans les différents systèmes informatiques
- liés et participe à des comités et réunions) ;- Effectue le suivi et la gestion des dossiers qui lui sont confiés selon les procédures établies ;
- Établit et/ou entretient les communications nécessaires dans l’exécution des diverses fonctions de son poste.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
- Volet A. Soutien au chef de service- Assure un soutien au chef de service en effectuant les tâches cléricales ou administratives liées à la gestion de l’agenda, la gestion de la documentation, les

correspondances et le soutien à la réalisation de certains travaux- Effectue les tâches en lien avec la tenue de l’agenda ainsi que l’organisation des rencontres de secteur (convocation, réservation de salles, prise de notes, procès
- verbaux);- S’assure que les événements (ex. : pour souligner un départ ou autre) soient bien planifiés et s’occupe de la logistique (réservation de salles, préparation café, etc.);
- Prépare la correspondance pour les envois massifs ;
- Coordonne et assure la diffusion de l’information nécessaire au bon fonctionnement du secteur, rédige à cet effet des notes de service à l’intention du personnel du

secteur;- Reçois et, en mesure l’importance, donne suite aux demandes provenant de l’extérieur, notamment en les acheminant aux professionnels concernés et en maintenant

à jour les dossiers pertinents;- Accueille le nouveau personnel et stagiaire, voit à l’installation, répond à leurs questions et les dirige vers les bonnes ressources;
- Assure le suivi des appels téléphoniques qu’elle reçoit;
- Classe les documents et les dossiers de son secteur selon la procédure établie et l’arborescence convenue;
- Tiens à jour les listes de distribution, de téléphone et documents et banques de ressources utiles au fonctionnement de l’équipe;
- Applique les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction de dossiers;
- Accomplis toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

Volet B. Soutien aux membre de l’équipe- Assure la révision linguistique des textes élaborés par l’équipe : lettres, tableaux, rapports, présentations, invitations, conférences, plans d’action, protocoles, comptes

rendus, articles, affiches, etc.;- Effectue la mise en page des documents en respectant les normes graphiques et les règles de présentation visuelle en vigueur dans l’organisation;
- Complète les requêtes matérielles ou informatiques et en assure le suivi;
- Offre un soutien logistique pour l’organisation des activités de formation et de transfert des connaissances (préparation des locaux et du matériel);
- Offre un soutien logistique ou informatique (ex. : soutien pour l’utilisation de Word, Excel, PowerPoint, Smartsheet) ;
- Assure la reproduction des documents dans les délais requis;
- Reçois, dépouille et distribue le courrier quotidiennement;
- Rédige la correspondance de routine et en dispose selon la procédure établie;
- Effectue les convocations aux réunions, collabore à leur organisation matérielle et peut y assister pour noter le compte rendu;
- Réserve les salles de réunion selon la pratique établie;
- S’assure d’avoir les fournitures et voit aux commandes du matériel;
- Effectue la saisie de données dans différents registres et outils (Excel, Access, Smartsheet, etc.) en lien avec le suivi des travaux de l’équipe;
- Collabore à l’organisation de formations : convocations, inscriptions, logistique (réservation de salles, matériel, équipement, etc.) ;
- Soutien les autres agentes administratives advenant un besoin d’aide (ex. : envois massifs ou tout autre besoin);
- Assure le remplacement ponctuel des autres agentes administratives du se