Secretaire Des Ventes Automobile

**Excel Honda, est à la recherche d’un Sécretaire des ventes pour notre formidable département de véhicules d'occasion, à notre salle de montre Excel Honda.**

Nous sommes membre du Groupe Samatas incluant 4 concessions automobiles Honda, Produits Moto variés et Location.

Les avantages à travailler avec notre équipe:

- Faire partie d’un regroupement automobile bien établi;
- Œuvrer dans une salle de montre soignée et bien présentée;
- Excellentes possibilités d’avancement de carrière au sein de notre organisation;
- Ambiance de travail agréable, sécuritaire et sanitaire;
- **Horaire: Lundi à Vendredi 9h à 17h**

**DESCRIPTION DE POSTE**:
**Recevoir et envoyer les appels téléphoniques. Assister les directeur commerciaux et le directeur des ventes en effectuant diverses tâches administratives relativement aux transactions automobiles.**

Les TÂCHES sont énumérées ci-dessous, mais le titulaire peut être affecté à d'autres fonctions.
- Ouvrir et préparer les dossiers relatifs à la vente de véhicules et aux échanges entre les concessionnaires.
- Consigner les ventes et les achats de véhicules au système informatique.
- Produire divers rapports statistiques touchant les ventes, l'inventaire, les commandes et la gestion. Acheminer les rapports au directeur des ventes.
- Consigner les factures du constructeur au système informatique et effectuer les ajustements pour balancer les comptes.
- Effectuer les commandes spéciales auprès des fournisseurs pour l'achat et l'installation d'items additionnels vendus aux clients.
- Organiser et planifier les échanges entre les concessionnaires en collaboration avec le directeur des ventes.
- Transmettre les informations requises à la comptabilité afin de facturer les échanges de la concession.
- Transmettre les informations requises à la comptabilité afin d'émettre les chèques.
- Aider le directeur commercial relativement à l'immatriculation des voitures neuves et des voitures d'occasion.
- Aider le directeur commercial en préparant des documents concernant les taxes, les liens sur les véhicules ainsi que la documentation requise par la Société de l'assurance automobile du Québec.
- Préparer les documents requis pour l'immatriculation des voitures de démonstration.
- Traiter/consigner toutes les garanties pour véhicules et tous les contrats d'entretien prolongé et maintenir un registre de tous les contrats qui ont été traités et envoyés par la poste.
- Former des collègues à pouvoir assumer la responsabilité quotidienne de secrétaire aux ventes.
- Se présenter de manière professionnelle et maintenir un poste de travail ordonné.
- Exécuter d'autres tâches selon les besoins et les consignes de la direction.

**Excel Honda,, is seeking a Sales Secretary for our amazing used vehicle department, in the Excel Honda showroom.**

We are a member of Groupe Samatas including 4 Honda dealerships, many Motorcycle brands and leasing.

The advantages of working with our team:

- Belong to a well established automotive group ;
- Interior showroom and well-presented vehicles;
- Excellent possibility of career advancement within the organization;
- Positive, safe and sanitary atmosphere;
- **Schedule : Monday to Friday 9 to 5**

**JOB DESCRIPTION**:
**Receive and dispatch telephone calls. Assist the finance and insurance managers and the sales manager to execute diverse administrative tasks related to automobile transactions.**

The TASKS are listed below, but may be assigned to other duties:

- Receives and dispatches telephone calls
- Opens and prepares files for vehicle sales and dealer exchanges.
- Records vehicle sales and purchases in the computer system.
- Prepares various statistical reports on sales, stock, orders and management. Forwards the reports to the sales manager.
- Records the manufacturer’s invoices in the computer system and makes the adjustments to balance the accounts.
- Places special orders with suppliers for the purchase and installation of additional items sold to customers.
- Organizes and plans dealer exchanges, together with the sales manager.
- Forwards the information required to invoice the dealership exchanges to accounting.
- Forwards the information required to issue the cheques to accounting.
- Helps the marketing director register new and previously used cars.
- Helps the marketing director prepare the documents on the vehicles required for tax and lien purposes, as well as the documentation required by the Société de l’assurance automobile du Québec.
- Prepares the documents required to register the demonstration cars.
- Processes/records all vehicle warranties and all extended maintenance contracts and keeps a log of all the contracts which have been processed and mailed.
- Trains colleagues to assume the daily responsibilities of sales secretary.
- Replaces the receptionist, as necessary.
- Maintains a professional appearance and a tidy work station.
- Performs other tasks