Adjoint Administratif

Description de l'entreprise
**Sommaire du poste**
- Lieu de travail : Télétravail et bureau à Brossard
- Horaire de travail : 37,5 h/semaine
- Date d’entrée en fonction : dès que possible
- Salaire : à discuter selon l’expérience
- Statut de l’emploi : Permanent

**Entreprise**

Segic réinvente les avantages collectifs, volontaires et individuels avec une plateforme de pointe qui permet à ses clients d’augmenter leurs revenus et leur efficacité opérationnelle tout en obtenant un avantage concurrentiel. Joignez-vous à notre quête pour transformer la façon dont les entreprises gèrent leurs programmes avantages.

Chez Segic, le bien-être de nos employés nous tient à cœur. C’est pourquoi nous privilégions la transparence, la communication ouverte, l’esprit d’équipe, l’attitude positive, la reconnaissance, ainsi que l’humour et le plaisir au travail.

Description du poste

En tant qu’adjoint administratif, vous exercerez de multiples responsabilités qui sont essentielles à notre bonne organisation. Vous devrez maitriser l’ensemble des éléments clés du fonctionnement du bureau et de son administration. Vous travaillerez en collaboration avec les responsables des finances et de la comptabilité. Vous remplirez diverses tâches de soutien administratif, organisationnel et matériel permettant à l’ensemble des employés d’exécuter leur travail dans un environnement adéquat. De plus vous apporterez un soutien au département du service à la clientèle en prenant en charge les fournisseurs de santé (support téléphonique, mise à jour des informations dans le système ).

Vous aurez la chance de travailler dans un environnement jovial, dynamique et performant.

**Description de la fonction**

**Bureau**:

- Accueil et réception du bureau;
- Responsabilité des achats (fournitures de bureau, matériel informatique);
- Soutien aux évènements (activités d’équipe, concours, sondage ponctuel, etc.);
- Gestion du courrier;
- Gestion des fournisseurs du bureau;
- Contact privilégié avec les propriétaires des bureaux;
- Suivi du bon fonctionnement des différents éléments clés du bureau

**Administration**:

- Gestion du sondage aux employés (préparation/envoi/compilation des résultats);
- Gestion du volet stagiaire et subventions ITAC;
- Préparation et correction de documents/dossiers, numérisations, impressions, envois postaux, préparation des notes de frais du président, etc.;
- Préparation des documents pour le conseil d’administration;
- Autres tâches connexes (réservation de salle, commandes, etc.);
- Compilation des informations sur les employés (anniversaire, date d’embauche, contact d’urgence, matériel fourni, CRM, etc.), prise des plaintes ou commentaires des employés;
- Mise à jour du système de gestion de la relation clientèle (CRM);
- Préparation de la paie aux 2 semaines;
- Suivi hebdomadaire des heures en banque et report des vacances et journées maladie à chaque paie;
- Soutien à la directrice des communications et du marketing, au besoin.

**Service à la clientèle**:

- Gestion des changements liés aux fournisseurs de santé (TPP);
- Gestion et suivi des fournisseurs de santé débiteurs;
- Répondre aux appels des fournisseurs de santé et des participants;
- Traiter les courriels de la boîte support (fournisseurs de santé, participants, autres);
- Mettre à jour la file d’appels du système téléphonique;
- Ajouter les nouveaux employés dans la plateforme du système téléphonique;
- Mettre à jour les journées fériées et fermetures ponctuelles dans la plateforme du système téléphonique;
- Mettre à jour le tableau des statistiques d’appels.

**Comptabilité**:

- Supporter le département de comptabilité sur les activités suivantes:

- Facturation client;
- Saisie de données;
- Vérifier les rapports de dépenses et de carte de crédit;
- Préparer les rapports de données en vue de la production de la paie;
- Gestion des rapports bancaires.

**Qualifications**:

- Expérience pertinente de travail en soutien administratif;
- Expérience pertinente de travail au service à la clientèle;
- Excellente connaissance de l’environnement Windows et de la suite Office (Word et Excel);
- ** Excellente connaissance du français écrit et capacité de rédaction**;
- ** Excellente connaissance de l’anglais parlé, écrit et capacité de rédaction;**:

- Connaissances au niveau du logiciel comptable SAGE - un atout;
- Bonne capacité à gérer les priorités, bon sens de l’initiative et de la débrouillardise;
- Sens de l’accueil, de la bonne communication et de l’écoute;
- Grande capacité d’adaptation aux changements.

Informations complémentaires

Chez Segic, nous croyons que des employés heureux et motivés sont la clé d’une entreprise prospère. C’est pourquoi nous offrons une expérience unique en matière d’avantages collectifs. Notre plateforme révolutionnaire permet à