Administrateur(Trice) de Bureau

**Poste à temps plein : Administrateur du bureau de l’usine -- Relève du gestionnaire de l’usine**

**Où : Potters Industries** Canada - situé au 1505, rue Industrielle, **La Prairie**, Québec

(450) 659-9129 - Jacques Gilbert, directeur de l’usine d’embauche

Potters Industries est un producteur de matériaux en verre d’ingénierie. La société ouverte sert des clients dans les marchés de la sécurité routière, des additifs polymères, de la finition des métaux et des particules conductrices.

**Le salaire est proportionnel aux compétences**

**Généralités**

Ce poste exige des compétences comptables et générales éprouvées, précises et à jour en comptabilité et en bureau général, combinées à une excellente attitude de service à la clientèle flexible. L’entreprise titulaire travaille avec des clients internes et externes à tous les niveaux pour résoudre des problèmes.
- **Domaine de résultats**:_

1. Service à la clientèle

2. Comptabilité

3. Relations avec les employés

4. Gestion de bureau

5. Rapports du gouvernement

6. Planification de la production
- **Fonctions**:_

1. Service à la clientèle:
2. Réception et saisie des commandes des clients dans le système SAP

3. Fournir des renseignements opportuns et exacts aux clients (c.à-d. échantillons, renseignements techniques, documentation, C de A, B/L, papiers personnalisés); bilingue (anglais)

4. Contacter les clients pour résoudre les plaintes, les problèmes, les retours et les demandes de renseignements

5. Traitement de toutes les soumissions

6. Consultation sur les changements de prix - transmettre l’information aux ventes

7. Participer aux visites des clients au besoin

8. Vérification et traitement de toutes les factures

9. Comptabilité:
10. Surveillance des paiements de compte

11. Réception et approbation de toutes les factures pour les comptes créditeurs aux fins d’approbation par le directeur de l’usine

12. Gestion et rapprochement des comptes créditeurs

13. Finaliser le budget annuel conjointement avec le directeur de l’usine

14. Suivi des comptes débiteurs

15. Examiner les écarts budgétaires mensuels et décider du plan d’action approprié conjointement avec le directeur de l’usine

16. Relations avec les employés:
17. Tenue à jour de tous les dossiers des employés

18. Fournir de l’information sur tous les régimes d’avantages sociaux, les politiques de l’entreprise, les processus et surveille les réclamations d’assurance

19. Rapports de la CNESST

20. Traitement et rapprochement des salaires horaires

21. Se conformer à toutes les exigences gouvernementales en matière de déclaration concernant les charges sociales, etc.

22. Fonctions de bureau:
23. Achat et négociation pour l’entretien et les fournitures de bureau et les fournitures d’usine

24. Composer toute la correspondance dans son propre domaine de responsabilité

25. Responsable de l’administration du système (TI) (plateforme Microsoft Office)

26. Rapports du gouvernement:
27. Présentation des rapports gouvernementaux en temps opportun (CNESST)

28. Production:
1. Prendre conjointement des décisions de production et planifier avec le superviseur

1. Achat de matériel d’emballage.
- **Full Time Position: Plant Office Administrator -- Reports to: Plant Manager**_
- **Where: Potters Industries Canada - located at 1505 Rue Industrielle, La Prairie, Quebec**_
- **(450) 659-9129 - Jacques Gilbert, Hiring Plant Manager**_
- **Potters Industries is a producer of engineered glass materials. The public company serves clients in the highway safety, polymer additive, metal finishing and conductive particle markets.**_
- **Salary is commensurate with skills**_
- **General**_
- **This position requires proven, accurate and up to date accounting and general office skills in combination with an excellent, flexible customer service attitude. The incumbent works with internal and external customers at all levels to problem solve.**_
- **Area of Results**:_
- **Customer Service**_
- **Accounting**_
- **Employee Relations**_
- **Office Management**_
- **Government Reporting**_
- **Production planning**_
- **Functions**:_
- **Customer Service**:_
- **Receiving and entering customer orders into SAP system**_
- **Providing timely and accurate information to customers (i.e. Samples, technical information, literature, C of A, B/L, custom papers); bilingual (English)**_
- **Contacting customers to resolve complains, problems, returns and inquiries**_
- **Processing all bids**_
- **Consulting on pricing changes - relaying information to Sales**_
- **Participating in customer visits as required**_
- **Checking and processing of all invoices**_
- **Accounting**:_
- **Monitoring account payments**_
- **Receiving and approving all invoices for accounts payable for approval of Plant Manager**_
- **Managing & reconciling accounts payable**_
- **Finalizing annual budget jointly with Plant Manager**_
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