Agente ou Agent D’information

L’Université d’Ottawa — Un carrefour d’idées et de cultures

L’Université d’Ottawa compte une communauté dynamique de plus de 50 000 étudiants, professeurs et employés administratifs qui vivent, travaillent et étudient en français et en anglais. Notre campus est un véritable carrefour des cultures et des idées, où les esprits audacieux se rassemblent pour relancer le débat et faire naître des idées transformatrices. Nous croyons au pouvoir de la représentation, et que l’augmentation de la diversité de notre corps professoral et de notre personnel administratif soutient cet objectif. Notre but est d’offrir aux étudiants la meilleure expérience d’apprentissage possible, dans un environnement qui reflète la diversité de ses membres, de leurs idées et de leurs identités.

Nous sommes l’une des 10 meilleures universités de recherche du Canada ; nos professeurs et chercheurs explorent de nouvelles façons de relever les défis d’aujourd’hui. Classée parmi les 200 meilleures universités du monde, l’Université d’Ottawa attire les plus brillants penseurs et est ouverte à divers points de vue provenant de partout dans le monde. Nos employées et employés sont animés par un objectif commun d’amélioration continue, de croissance personnelle, d’excellence du service, de travail d’équipe et d’une passion pour l’apprentissage avec le désir de faire de l’Université d’Ottawa et du monde un endroit meilleur. Nous reconnaissons la valeur et la contribution de chacun et chacune pour appuyer la renommée internationale de notre établissement. Mais par-dessous tout, nous vous offrons la possibilité de réaliser votre plein potentiel. À l’Université d’Ottawa, vous avez votre place

**Raison d’être du poste**:
Sous la direction de l'Agente administrative principale, le titulaire assure le service à la clientèle de première ligne, notamment accueillir, renseigner et rediriger la communauté universitaire et les visiteurs externes. Effectuer une variété de tâches administratives afin de soutenir les opérations de l’unité.

**Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes**:
**Service à la clientèle**: Agir en tant que personne-ressource pour renseigner la communauté universitaire et le grand public au sujet des biens, des services, des activités, des horaires, des taux, des règlements et des politiques du secteur. Promouvoir les services et les produits offerts par le secteur et recommander aux clients ceux qui répondent le mieux à leurs besoins ou diriger les demandes aux personnes ou service appropriés. Traiter les demandes de biens ou de services (par exemple la vente de billets pour un évènement, des forfaits sportifs, des passes de stationnement, la location de chambres, etc.) et recevoir des paiements. Aider les clients à compléter divers formulaires administratifs. Recevoir et examiner les plaintes au sujet des produits, des services ou des politiques, mettre les comptes à jour et assurer les suivis selon les procédures établies.

**Tâches administratives**: Effectuer une variété de tâches administratives afin de soutenir les opérations du service, telles que l’inscription des participants aux activités offertes, la saisie et la mise à jour de données, la rédaction et la préparation de divers documents administratifs, la réservation des locaux, la gestion des calendriers des activités et des évènements offerts par le secteur et la gestion du courrier.

**Opérations financières**: Effectuer une variété de tâches administratives afin de soutenir les opérations financières courantes, telles que la saisie de données, l’émission de factures, la réception de paiements, la tenue de livres, la tenue des dossiers, la vérification et le rapprochement, tout en assurant la conformité aux politiques et règlements pertinents. Prendre des dispositions en vue d'un remboursement, d'un échange ou d’une annulation. Déceler les incohérences et prendre les mesures correctives appropriées pour assurer l’intégrité des données.

**Entretien des ressources physiques**: Procéder aux inspections périodiques et ponctuelles des installations, de l’équipement et du matériel sous sa responsabilité pour s’assurer qu’ils soient sécuritaires et opérationnels en tout temps. Identifier les travaux de réparation ou de construction nécessaires pour prévenir les accidents ou pour éviter les réparations majeures. Répondre aux questions générales concernant les politiques connexes et signaler les anomalies à son supérieur.

**Gestion de dossiers**: Établir et tenir un système efficace de classement et de gestion des dossiers pour préserver la confidentialité des dossiers et veiller à la disponibilité de documents complets et exacts à des fins de consultation future ou de vérification. Tenir des listes de contrôle sur les détenteurs de clé et des renseignements connexes su