Assistant, Corporate Services Adjoint(E), Services

**WHO WE ARE | THE COMPANY**

Fednav, headquartered in Montreal, is the largest ocean-going ship owning and chartering group in Canada engaged in ocean transportation of mainly bulk cargoes on a worldwide basis. With 75 years of experience and expertise, we are a driven, innovative, and respected organization committed to our employees and customers.

We are currently looking for an **Assistant, Corporate Services** in our head office located in **Montreal**, **Quebec**.In this role, you will assist in the supervision of the day-to-day the Corporate Services operations. You will be responsible for handling office and building requests, maintain inventory, replace the receptionist, assist with external events, and other administrative duties.

**WHAT YOU'LL BE DOING | THE ROLE**
- Assist in with specific banking responsibilities (deposits and pick-ups)
- Oversee box storage and destruction account
- Oversee access card account
- Support in main reception area responsibilities
- Reservation of conference rooms
- Preparation of courier
- Oversee local hotel and car rental accounts
- Preparation of reports, memorandums, and presentations
- Communicate and coordinate with suppliers
- Coordinate new employee onboarding
- Assist with moving office furniture, equipment, and boxes
- Liaise with building maintenance and cleaning staff
- Maintain office cleanliness
- Maintain inventory
- Manage incoming and outgoing mail and deliveries
- Oversee coffee machines (maintenance and cleanliness)
- Oversee micro-market
- Participate in preparation of company events
- Assist in Health and Safety services

**WHAT YOU BRING | THE PERSON**
- Experience as Receptionist/Hostess, or in a similar role in customer service, hospitality, or facilities environment.
- Excellent oral and written communication skills in both English and French.
- Proficiency with MS Office suite, Acrobat Reader, including table creation, mail merges and basic formatting.
- A friendly, polite, customer-service oriented, and professional manner.
- High collaboration with a proactive and team player approach.
- Ability to work well with mínimal supervision.
- Problem-solving and multitasking abilities.
- VERSION FRANÇAISE_

**QUI NOUS SOMMES | L’ENTREPRISE**

Fednav, dont le siège social se trouve à Montréalest le plus important groupe propriétaire/affréteur de navires hauturiers au Canada, transportant surtout des marchandises en vrac dans le monde entier. Nos quelques 75 années d’expérience et d’expertise font de nous une organisation motivée, innovatrice et respectée, axée sur ses employés et sur sa clientèle.

Nous cherchons à combler un poste d’**Adjoint(e), Services corporatifs **situé au siège social à Montréal. Dans ce rôle, vous assisterez à la supervision des opérations quotidiennes des Services corporatifs. Dans ce rôle, vous serez chargé de traiter les demandes relatives au bureau et à l’immeuble, de maintenir l'inventaire, de remplacer à la réception, de participer lors d’événements externes, ainsi que d'effectuer d'autres tâches de nature administrative.

**L’APPORT | LE RÔLE**
- Assister dans certaines responsabilités bancaires (dépôts et collectes).
- Superviser le compte de la conservation et de la destruction des boîtes.
- Superviser le compte des cartes d'accès.
- Assister dans les responsabilités liées à la réception principale.
- S'occuper de réserver les salles de conférence.
- Préparer les envois par courrier.
- Superviser les comptes d'hôtels et de location de voitures de la région.
- Préparer des rapports, des mémorandums et des présentations
- Communiquer et coordonner avec les fournisseurs.
- Coordonner l'accueil des nouveaux employés.
- Aider au déménagement du mobilier, de l'équipement et des boîtes de bureau.
- Assurer la liaison avec le personnel d'entretien et de nettoyage du bâtiment.
- Maintenir la propreté des bureaux.
- Maintenir l'inventaire.
- Gérer le courrier et les livraisons entrants et sortants.
- Superviser les machines à café (entretien et propreté)
- Superviser le micro-marché.
- Participer à la préparation d’événements d'entreprise.
- Assister les services de santé et de sécurité.

**L’APPORT | LA PERSONNE**

**Titres et compétences de la personne idéale**:

- Expérience en tant que réceptionniste/hôtesse, ou dans un rôle similaire dans un environnement de service à la clientèle, d'accueil ou d'installations.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite, en anglais et en français.
- Maîtrise de la suite MS Office, d'Acrobat Reader, y compris la création de tableaux, les publipostages et la mise en page de base.
- Une attitude amicale, polie, orientée vers le service à la clientèle et professionnelle.
- Grande capacité de collaboration et esprit d'équipe.
- Capacité à bien travailler avec un minimum de supervision.
- Capacité à résoudre des problèmes et à effectuer plusieurs tâches à la fo