L'adjointe Administrative

Traiter les requêtes des consommateurs via courriels et appels entrants en offrant un haut niveau de service.
- Assurer la documentation des requêtes des clients en utilisant les outils internes de façon rigoureuse.
- Faire le pont avec l’équipe des ventes et autres parties prenantes.
- Tenue des dossiers de certifications des produits, des spécifications des ingrédients, des allergènes, etc.
- Analyse des produits, suivis et tenue des dossiers.
- Gestions des rappels, en collaboration avec l’ACIA
- Soutenir l’équipe d’innovation dans la recherche et le développement de produits.
- Organiser les réunions de tests de goût (obtenir les produits, les échantillons, les accessoires nécessaires) en plus d’assurer la prise de notes et le partage des résultats avec les personnes impliquées.
- Maintenir les listes de prix à jour en s’assurant que toutes les informations pertinentes à la vente sont justes (prix, codes UPC, formats, etc.).
- Faire parvenir les listes de prix aux points de contacts.
- Garder à jour le cartable des listes de prix pour que l’équipe s’y réfère.
- Coordonner les demandes d’impressions des employés avec notre imprimeur (cartes d’affaires, outils de vente, matériel marketing, coupons, papeteries, etc).
- Prendre des notes de façon active et complète pendant les rencontres internes et avec nos partenaires.
- Effectuer une saisie de données dans plusieurs systèmes en lien avec la mise en marché, la promotion et la distribution des produits (GS1 Prosync, Portail LCL, Portail Metro, Portail Sobeys).
- Coordonner l’envoi d’échantillons de nos produits, selon la demande. Assurer un suivi auprès des parties impliquées.
- Transmettre les mises à jour de l’inventaire des produits aux départements concernés.
- Toutes autres tâches connexes selon les besoins de l’équipe.

**Main activities related to the position**

**Customer Response**:

- Ensure thorough documentation of customer queries using internal tools.**
**- Communicate information with sales team and other stakeholders.**

**Quality Control Management, Product Development and Record Keeping**:
**-Record keeping of Organic files, Ingredient Specification files, Allergen files, Kosher files, etc.**
**- Product Analysis follow ups and record keeping.**

**-Recall Management, CFIA communications.**
**- Support the innovation team in product research and development.**

**-Organize taste testing meetings (obtain products, samples, necessary accessories) in addition to ensuring notetaking and sharing of results with involved parties.**

**Price List Management**
**- Keep price lists up to date, ensuring that all sales-relevant information is correct (prices, UPC codes, formats, etc.).**
**- Forward price lists to points of contact.**
**- Keep price list binder up to date.**

**Administrative and Sales Duties**
**- Coordinate employee printing requests with our printer ( sales tools, marketing materials, coupons, stationery, etc).**
**- Take notes during internal meetings with our partners.**
**- Perform data entry tasks related to sales, promotion, and distribution (GS1 Prosync, LCL Portal, Metro Portal, Sobeys Portal).**
**- Coordinate the shipment of product samples, as requested.**

**-Forward product inventory updates to relevant departments.**
**- Other related tasks required by Management.**
- Détenir au moins 3 à 5 ans d’expérience à titre d’adjointe administrative, ou tout autre rôle pertinent;
- Bilinguisme impératif (parlé et écrit);
- Expérience dans l’industrie alimentaire, un atout;
- Connaissance des procédés et exigences de l’Agence canadienne d’inspection des aliments, un atout;
- Connaissance de GS1 Prosync, un atout;
- Très confortable avec l’informatique;
- Maîtrise de la suite Office (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Teams, Outlook);
- Communication efficace, rigueur, attention aux détails, habileté à travailler en équipe et rapidement;
**Qualifications**
**- At least 3 to 5 years' experience as an administrative assistant, or any other relevant role;**
**- Bilingual (spoken and written);**
**- Experience in the food industry, an asset.**
**- Knowledge of Canadian Food Inspection Agency processes and requirements, an asset.**
**- Knowledge of GS1 Prosync, an asset.**
**- Very comfortable with computers;**
**- Proficiency in Office suite (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Teams, Outlook);**
**- Effective communication, thoroughness, attention to detail and ability to work as a team.**
**- Superior organizational skills and dedication to completing projects within a given timeframe.**

Type d'emploi : Temps plein, Temps partiel, Permanent

Rémunération : 45 000,00$ à 65 000,00$ par an

Avantages:

- Stationnement sur place

Horaire:

- 8 Heures
- Du Lundi au Vendredi
- Quart de jour

Lieu du poste : Télétravail hybride à Saint-Hyacinthe, QC

Date de début prévue : 2024-11-18