Conseiller(ère) Aux Finances Et Opérations

Relevant de la Directrice des finances et des ressources humaines, la personne titulaire de ce poste est responsable de l’exécution des opérations dans le domaine des services administratifs et des ressources financières pour le RDÉE Canada.

Responsabilités principales

Activités relatives aux opérations comptables:

- Préparer les écritures comptables et effectuer l’entrée de données dans le système comptable (comptes à payer, comptes à recevoir, sommaire de paies, remises gouvernementales, relevés bancaires, cartes de crédit, assurances collectives, etc.).
- Mettre à jour les modules des comptes fournisseurs, des comptes clients et du budget.
- Analyser et coder les factures et les formulaires de réclamation de dépenses pour paiement par transfert de fonds électronique.
- Préparer les paiements pour fin d’approbation selon la politique en vigueur et assurer le suivi des comptes à payer.
- Produire les conciliations mensuelles des comptes bancaires et des cartes de crédit.
- Préparer les formulaires de remises gouvernementales et autres retenues de l’employeur (ISE, RÉER collectif).
- Assurer le suivi des comptes à recevoir et préparer les facturations.
- Effectuer les dépôts bancaires et les concilier au système comptable.
- Produire des tableaux, des analyses financières et des prévisions budgétaires.
- Préparer les documents relatifs aux vérifications effectuées par les bailleurs de fonds et pour l’audit annuel des états financiers par la firme externe.
- Produire mensuellement les états financiers de l’organisme.
- Remplir les formulaires de demande de remboursement de la TPS/TVH.
- Produire les relevés T4A annuellement aux fournisseurs de services.
- Préparer différents rapports sur les activités financières tels que des flux de trésorerie, des demandes de remboursement de dépenses et des rapports financiers aux bailleurs de fonds.
- Contribuer à la préparation de documents pour les rencontres du Comité des finances et de vérification.
- Fournir un soutien aux gestionnaires et collègues dans l’élaboration de budgets et le suivi de dépenses.
- Assurer le respect des politiques du RDÉE Canada et les exigences de reddition de comptes des divers bailleurs de fonds selon les accords de contribution.

Activités relatives à la gestion des ressources humaines:

- Effectuer l’adhésion aux assurances collectives et au RÉER collectif des nouveaux employés lorsque requis.
- Procéder aux modifications de dossier d’employé sur le portail de l’assureur.
- Récupérer et concilier les factures mensuelles d’assurances collectives.
- Préparer et transmettre le sommaire des remises des cotisations au RÉER collectif.
- Fournir un appui au personnel pour la récupération des talons de paie et la modification des codes d’accès/mots de passe.

Activités relatives à la gestion des ressources matérielles:

- Veiller à l’entretien de l’équipement de bureau, du local et effectuer les suivis relatifs aux ententes avec les fournisseurs concernés.
- Effectuer la liaison avec le technicien informatique externe et assurer un appui au personnel.
- Procéder aux achats, à la réception et à l’entreposage des fournitures de bureau.
- Solliciter des devis pour l’achat d’équipement informatique.
- Sur demande, effectuer la liaison avec des fournisseurs, les rencontrer et négocier les services.
- Gérer les inventaires et le matériel informatique pour le bon fonctionnement opérationnel du bureau.

Activités relatives à la gestion administrative:

- Établir un système de classement distinct pour les dossiers administratifs et financiers.
- Assurer l’archivage des dossiers tel que prescrit par les instances gouvernementales et les politiques du RDÉE Canada.
- Assigner, conserver et mettre à jour les différentes listes de codes (incluant le système téléphonique, le réseau informatique, les comptes courriels, le photocopieur, le compteur postal) et assurer le bon fonctionnement de ces équipements.
- Élaborer des procédures administratives d’utilisation et garder à jour le Guide de procédures.
- Assigner et garder à jour le registre de clés/cartes d’accès du bureau.
- Fournir un appui administratif pour l’accueil et la réception des appels téléphoniques en l’absence de l’adjoint(e) exécutif(ve).
- Assurer la gestion du classement des dossiers administratifs et des archives du bureau.

Effectuer toutes autres tâches connexes aux champs d’activités précisées ci-dessus.

EXIGENCES DU POSTE:
Scolarité:

- Détenir un diplôme d’études postsecondaires dans le domaine de la comptabilité.

Expérience:

- Minimum de trois ans d’expérience dans un poste semblable ou une combinaison de scolarité et d’expérience jugées pertinentes au poste.

Connaissances:

- Maîtrise du français et capacité à communiquer adéquatement en anglais.
- Connaissance approfondie des fonctionnalités de Sage 5