Adjointe ou Adjoint de Direction

Vous êtes unique, comme le sont votre parcours, votre expérience et votre façon de voir les choses. Ici, on vous encourage et on vous motive à donner le meilleur de vous-même, et on vous donne les moyens de le faire. Vous travaillerez avec des collègues dynamiques - experts dans leur domaine - qui sont impatients de partager leurs connaissances avec vous. Vous aurez des gestionnaires inspirants qui vous aideront à développer votre potentiel et à atteindre de nouveaux sommets. Chaque jour, vous aurez de nouvelles occasions de rendre la vie de nos Clients plus radieuse - ils sont au cœur de tout ce que nous faisons. Découvrez comment vous pouvez faire une différence dans la vie des gens, des familles, des collectivités - ici et partout dans le monde.

**Description de poste**:
L' adjointe ou adjoint de direction**relèvera des vice-présidents régionaux (VPR) et d’autres dirigeants, appuie ceux-ci

en offrant une aide administrative aux équipes soutenues en travaillant efficacement dans un environnement multitâche et s’assurera que les échéances seront respectées.

**Les fonctions**:
**Offrir une aide administrative aux VPR (50 %)**
- Aider les dirigeants à faire leur travail grâce à ses connaissances du Centre d’excellence et de l’environnement du siège social
- Offrir un soutien administratif pointu, organisé et efficace, recueillir des données et en faire le suivi, faire des recherches, gérer les agendas, créer les fichiers et les mettre à jour, etc.
- Organiser les voyages d’affaires et l’hébergement pour les dirigeants, prendre les dispositions nécessaires pour les déplacements et les rendez-vous
- Gérer les courriels et le courrier, filtrer les appels entrants et les acheminer aux services appropriés, et acheminer la correspondance courante ou y répondre
- Préparer les rapports, examiner les rapports reçus et assurer une distribution rapide et adéquate
- Offrir du soutien pour la gestion administrative et veiller à la saine gestion des factures et des dépenses

**Gérer efficacement les réunions et les rencontres pour la région (20 %)**
- Coordonner les réunions, promouvoir les événements et organiser les conférences téléphoniques : réserver les salles, faire le suivi des prochains éléments à l’ordre du jour, préparer l’ordre du jour, faire le suivi des mesures à prendre, prendre les dispositions nécessaires pour les invités et coordonner les emplacements, les services de traiteur et de technologie
- Appuyer la capacité de l’équipe de direction à faire le suivi des indicateurs clés du rendement (ICR) et de la planification des affaires
- Préparer les ordres du jour et les rapports au quotidien en vue des réunions

**Gérer et appuyer les opérations à l’échelle régionale (25 %)**
- Préparer les présentations, les bulletins mensuels pour la région et les centres financiers (CF), la correspondance pour les campagnes, les communications et tout autre rapport au besoin
- Soutenir l’équipe en favorisant l’approfondissement des connaissances dans son secteur et relever les éléments et les processus à améliorer pour rehausser l’efficacité
- Gérer les lecteurs partagés, les sites SharePoint et maintenir l’accès au système Manhattan
- Remplacer les adjoints à la gestion de centres financiers, au besoin, lorsque ce poste est occupé sur place

**Appuyer la gestion des interactions avec les Clients conformément aux attentes des VPR et aux normes professionnelles (5 %)**
- Offrir un service professionnel et courtois aux Clients et aux visiteurs
- Assurer la confidentialité de la correspondance et de l’information, et faire preuve de discrétion à cet égard; transmettre les problèmes à un échelon supérieur, s’il y a lieu

**Les aptitudes pour réussir**:

- Le bilinguisme (français, anglais, à l'oral et à l'écrit) est requis en raison des interactions fréquentes avec des collègues et des partenaires internes anglophones et francophones partout au Canada.
- Diplôme d’études secondaires et de 3 à 6 années d’expérience, ou combinaison équivalente d’études et d’expérience - Diplôme universitaire ou diplôme collégial de préférence
- Expérience du travail de bureau à titre d’adjointe ou d’adjoint de direction ou dans un poste de service à la clientèle
- Avoir une solide expérience en service à la clientèle et la capacité de contribuer favorablement à l’expérience Client en s’assurant que tous les Clients et les visiteurs reçoivent un service professionnel et courtois en tout temps
- Accomplir plusieurs tâches à la fois, établir les priorités et travailler dans un environnement au rythme rapide
- Naviguer efficacement dans l’organisation pour soutenir la direction régionale
- Gérer efficacement les attentes et les problèmes grâce à de fortes aptitudes pour la gestion relationnelle et la communication orale et écrite
- Accorder une grande importance à la confidentialité des renseignements sur les Clients et des affaires
- Être une ressource efficace et capable de s’adapter aux priorités changeantes des dirigeants régionaux et des é