Spécialiste en Procédés Administratifs

Laval,Québec,0401
- Personnel de bureau et administration (agent admin., secrétaire (médicale, juridique), tech. administration, réceptionniste, etc.)
- Permanent
- temps complet
- Jour
- il y a 18 heures

**Description de l’offre**:
**Description**:
**Établissement**: CISSS de Laval
**Ville de l'emploi**: Laval
**Catégorie d'emploi**: Personnel de bureau et administration (agent admin., secrétaire (médicale, juridique), tech. administration, réceptionniste, etc.)
**Numéro de référence**: CNS-24-7515
**Titre d'emploi**: SPÉCIALISTE EN PROCÉDÉS ADMINISTRATIFS - DIRECTION GÉNÉRALE
**Type de poste**: Personnel non syndiqué
**Statut de l’emploi**: Permanent
- temps complet
**Quart de travail**: Jour
**Début d'affichage**: 2024-12-19
**Fin d’affichage**: 2025-01-06

** IMPORTANT : CET AFFICHAGE EST RÉSERVÉ AUX EMPLOYÉS DE SANTÉ QUÉBEC **

Sous l'autorité de la présidente-directrice générale adjointe, l'attaché(e) de direction planifie, gère et fournit des services de soutien administratif, voit au bon fonctionnement et à l'efficacité du bureau de la présidence-direction générale adjointe. Elle est appelée à assister son supérieur immédiat tant dans l’organisation quotidienne, que dans les dossiers particuliers ou plus stratégiques. Elle assure le contrôle de la qualité des documents et propose des moyens d’améliorer l’organisation du travail et les services offerts par le personnel de bureau. Elle traite les requêtes acheminées par les cadres supérieurs et hors-cadres et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle règle des situations problématiques. Elle détermine les actions à poser, informe son gestionnaire ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi. La personne titulaire du poste coordonne l’ensemble des activités reliées au conseil d’administration d’établissement du CISSS de Laval. Elle planifie et organise les séances du CAÉ et de certains comités. Elle assure le suivi de dossiers spécifiques et complexes reliés à ces hautes instances stratégiques qui commande des responsabilités importantes et légales.

DÉTAIL DES FONCTIONS
- Assiste la présidente-directrice générale adjointe dans la réalisation des mandats qui lui sont confiés;
- Coordonne les déplacements de la PDGA;
- Effectue des travaux administratifs reliés à la gestion financière, à la gestion des ressources humaines, à la gestion des ressources matérielles et à la gestion d’agenda;
- Produit les comptes de dépenses de la présidente-directrice générale adjointe et de l’adjointe à la PDGA;
- Assure le suivi et prépare les documents pour les différents comités;
- Collige les sujets et rédige les ordres du jour, prend les dispositions nécessaires pour la tenue de ces réunions et assiste au besoin aux réunions et rédige le compte rendu;
- Participe à l’organisation de toute activité de la direction (préparation de documentation, réservation de salles, commande de repas, convocation des participants, accueil et inscription, etc.) ;
- Fait le suivi des communications et s’assure de bien orienter les demandes aux personnes concernées;
- Effectue l’entrée de données informatiques, le suivi et la mise à jour de divers documents : listes, tableaux de bord, statistiques, etc.;
- Produit des tableaux, graphiques, formulaires, rapports, bases de données, présentations et autres documents en utilisant des logiciels de bureautique;
- Procède à la mise en page, la révision et la correction de documents avant de les soumettre pour signature;
- Assure le classement et l’archivage des documents administratifs ;
- Rédige les communiqués, les notes de service, les rapports et s’assure de leur distribution.
- Participe à la rédaction de processus de travail pour supporter les activités, elle peut créer ou mettre à jour des guides, procédures et politique de la direction;
- Assure le suivi lors d’absence des autres collaboratrices;
- Collabore à l’accueil, à l’orientation et à la formation du nouveau personnel et offre du support et de la supervision auprès des autres attachées de directions de l’établissement;
- Applique les règles relatives à la confidentialité, à la conservation, à la circulation et à la destruction des dossiers;
- Assure le service à la clientèle;
- Effectue toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur immédiat.

Conseil d’administration d’établissement ET comités relevant du CAÉ:

- Planifie, organise et coordonne les séances du conseil d’administration d’établissement:

- Élabore les avis de convocation, ordres du jour, procès-verbaux;
- Rédige les sommaires exécutifs/Résolutions et élabore ou révise certains documents déposés de façon rigoureuse ;
- Assiste aux séances à titre de secrétaire d’assemblée;
- S'assure de maintenir à jour la gestion documentaire ;
- Effectue le suivi des décisions rendues et des actions prises auprès des directeurs de la haute direction;
- Planifie et organise les activités et comités du conseil d’administration d’établissement;
- Assure le suivi des communications entre l