Assistant à La Comptabilité

Sous la responsabilité du Directeur comptabilité, le titulaire de ce poste doit voir à l’ensemble des activités reliées aux comptes payables et aux comptes clients en plus de donner le support nécessaire à la réalisation des activités du département (accueil, téléphone, classement, etc.).

**Principales responsabilités**:
Sans vouloir limiter la portée de ce qui suit, voici les principales responsabilités du titulaire de ce poste. Il doit:
Gestion des comptes fournisseurs:

- Recevoir les factures et effectuer une analyse initiale.
- Effectuer les ouvertures de comptes pour les nouveaux fournisseurs et effectuer les changements de coordonnées des fournisseurs existants.
- Effectuer le regroupement de la documentation administrative afin de traiter le paiement de la facture (Bon de réception, bon d’achat, P/O). S’assurer de la réception avec le responsable de l’entrepôt. Fait approuver les factures au besoin.
- Codifier chaque facture en fonction d’un compte G/L et ce en respectant les normes en vigueur.
- Effectuer la saisie des factures dans (QAD) et remet le lot traité au Directeur comptabilité pour fin de vérification.
- Maintenir à jour le fichier des achats de papier afin de calculer les rabais annuels.
- Effectuer le classement des factures traitées.
- Informe les fournisseurs sur l’état de traitement de leurs factures, à leur demande.
- Maintenir à jour le journal subsidiaire des réceptions de matériel et matières premières et non facturés (QAD 5.13.5).
- Assurer un suivi rigoureux des factures courues en fin de mois et fournir le rapport, faire l’écriture de journal et la mise à jour dans QAD.
- S’assurer de respecter les procédures et les échéanciers de fermeture de fins de mois.

Gestion des comptes clients:

- Effectuer la réception des paiements des clients.
- Effectuer les ouvertures de comptes pour les nouveaux clients, procéder à l’enquête de crédit et effectuer les changements de coordonnées des clients existants.
- Tenir à jour le rapport de trésorerie (Bank report) pour les besoins du siège social et le balancer dans QAD (rapport 27.6.6) en fin de mois.
- Assurer un suivi rigoureux des comptes clients détenant des factures en retard et prendre les actions nécessaires pour assurer le paiement de celles-ci. Tenir un rapport des actions entreprises afin de communiquer adéquatement l’information au Directeur comptable.
- Maintenir à jour la liste des mauvais payeurs.
- S’assurer de respecter les procédures et les échéanciers de fermeture de fins de mois.

Accueil et autres tâches administratives:

- Accueillir les visiteurs et annoncer leur présence à leur hôte.
- Recevoir et diriger les appels téléphoniques.
- Répondre aux différentes questions qui lui sont posées et donner le support nécessaire afin de bien orienter les gens qui sollicitent de l’information.
- Commander les fournitures de bureau et documents à imprimer.
- Maintenir à jour le registre des visiteurs (C-TPAT), rapporter les non-conformités et distribuer les laissez-passer.
- Recevoir, ouvrir et distribuer le courrier.
- Préparer les enveloppes repas.
- S’assurer de maintenir son environnement de travail propre et sécuritaire.

**Qualifications requises**

Éducation**:Un diplôme collégial relié à l’emploi (administration, finances, comptabilité,).

Expériences : De 1 à 3 ans d’expérience dans des fonctions similaires dans un environnement manufacturier.

Habiletés et exigences:

- Tact et diplomatie
- Familier avec les outils informatiques
- Bonne connaissance de la comptabilité
- Bilinguisme
- Orienté service client
- Organisé afin de respecter des échéanciers