Executive Assistant

**About Admiral Security / À propos d’Admiral Security**

Admiral Security is Atlantic Canada’s leading provider of private security and investigative services, with over 35 years of experience. We serve public agencies, municipalities, healthcare, and major corporations. Our reputation is built on professionalism, innovation, and exceptional customer service.

Admiral Security est le chef de file en Atlantique pour les services de sécurité privée et d’enquêtes, avec plus de 35 ans d’expérience. Nous desservons des agences publiques, des municipalités, le secteur de la santé et de grandes entreprises. Notre réputation repose sur le professionnalisme, l’innovation et un service client exceptionnel.

**Position Overview / Sommaire du poste**

Nous recherchons un(e) adjoint(e) de direction hautement organisé(e), proactif(ve) et bilingue pour soutenir notre équipe de direction. La personne retenue jouera un rôle clé dans l’efficacité des opérations, la gestion d’informations sensibles et la représentation d’Admiral Security avec professionnalisme et discrétion.

**Key Responsibilities / Responsabilités principales**
- Manage executive calendars, schedule meetings, and coordinate appointments
Gérer les agendas des dirigeants, planifier les réunions et coordonner les rendez-vous
- Prepare, proofread, and manage confidential correspondence and reports
Préparer, réviser et gérer la correspondance et les rapports confidentiels
- Organize and support meetings, including agenda preparation and minute-taking
Organiser et soutenir les réunions, y compris la préparation des ordres du jour et la prise de notes
- Act as a liaison between executives, staff, clients, and external partners
Servir d’intermédiaire entre la direction, le personnel, les clients et les partenaires externes
- Coordinate travel arrangements and logistics
Coordonner les déplacements et la logistique
- Assist with project tracking and document management
Aider au suivi des projets et à la gestion documentaire
- Conduct research and prepare executive-level reports as needed
Effectuer des recherches et préparer des rapports pour la direction au besoin
- Support HR, recruitment, and onboarding processes
Soutenir les processus RH, le recrutement et l’intégration
- Maintain confidentiality and professionalism at all times
Maintenir la confidentialité et le professionnalisme en tout temps
- Perform other administrative duties as assigned
Accomplir d’autres tâches administratives selon les besoins

**Qualifications**
- Post-secondary diploma or degree in business administration, office management, or related field
Diplôme postsecondaire en administration, gestion de bureau ou domaine connexe
- Minimum 2 years’ experience as an Executive Assistant or in a senior administrative role
Minimum de 2 ans d’expérience comme adjoint(e) de direction ou dans un rôle administratif similaire
- Bilingual (English and French) with excellent written and verbal communication skills
Bilingue (anglais et français) avec d’excellentes compétences en communication écrite et orale
- Proficiency with Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Strong organizational skills and attention to detail
Excellentes aptitudes organisationnelles et souci du détail
- Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment
Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique
- Professional, resourceful, and adaptable
Professionnalisme, débrouillardise et adaptabilité
- Proven discretion in handling confidential information
Discrétion éprouvée dans la gestion d’informations confidentielles

**What We Offer / Ce que nous offrons**
- Competitive salary ($40,000-$50,000) and benefits package
Salaire concurrentiel (40 000 $ à 50 000 $) et avantages sociaux
- Supportive, dynamic work environment
Milieu de travail dynamique et stimulant
- Opportunities for professional growth and development
Possibilités de développement professionnel
- Flexible work arrangements
Modalités de travail flexibles

**Admiral Security is committed to employment equity and values diversity. We thank all applicants for their interest; only those selected for an interview will be contacted.