Réceptionniste / Adjoint(E) Administrative

**Notre équipe s’agrandie **Actuellement en pleine croissance, nous sommes à la recherche d’une réceptionniste - adjointe administrative pour rejoindre notre réseau des cliniques de santé familiale PRAXIS et intégrer l’équipe dynamique et passionnée du point de service de **La Prairie.**

**Une clinique de santé familiale privée pas comme les autres **

**DESCRIPTION DU POSTE**:
Sous l’autorité immédiate de la coordonnatrice en poste, la réceptionniste-adjointe administrative assure différentes tâches cléricales ou connexes en lien avec les opérations de Praxis Clinique de santé familiale.

**DESCRIPTION DES TÂCHES**:

- Répondre aux appels téléphoniques des clients et recevoir ceux-ci à la clinique;
- Répondre aux demandes d’informations par téléphone et par courriels sur différents services, promouvoir la clinique de santé familiale auprès des clients actuels et futurs;
- Planifier et assurer une gestion optimale et efficace des rendez-vous de l’équipe médicale et paramédicale selon la disponibilité des intervenants et des salles de traitements;
- Procéder au paiement et encaissement des honoraires pour les services rendus;
- Préparer de la correspondance, des rapports, des relevés, des formulaires, des présentations, des demandes et d'autres documents. Faire la numérisation des documents allant au dossier des patients ;
- Effectuer, s'il y a lieu, des tâches générales de comptabilité, tel que préparer des factures et des dépôts bancaires, balancer des encaissements à la fin d’une journée de travail et à la fin d’une semaine, faire la facturation, les états de comptes mensuels et les comptes à recevoir des entreprises sous contrat avec la clinique;
- Effectuer certains appels téléphoniques (ex. : appels de la pharmacie, confirmation de rendez-vous);
- Fournir des renseignements généraux aux employés et aux clients sur les règlements et les procédés de l'entreprise;
- Photocopier et agrafer des documents pour les diffuser, les expédier par courrier et les classer;
- Trier, classer et archiver des documents selon des systèmes de classement établis, trouver et récupérer des documents et des dossiers pour donner suite aux demandes;
- Tenir et préparer des rapports à partir de dossiers concrets ou électroniques, d'inventaires, de listes d'envoi et de bases de données;
- Traiter le courrier reçu et sortant, par la poste ou par voie électronique;
- Trier, vérifier et traiter, au besoin, des reçus, des dépenses, formulaires et d'autres documents;
- Envoyer et recevoir des messages et des documents au moyen d'un télécopieur ou du courrier électronique;
- Tenir l'inventaire des fournitures de bureau, commander des fournitures au besoin et veiller à ce que l'entretien de l'équipement de bureau soit effectué;
- Assurer un service courtois et rapide en tout temps;
- Prendre note de toutes les informations pertinentes au traitement des demandes clients;
- Effectuer les mises à jour au système d’informations;
- Effectuer toute tâche connexe demandée par la direction et/ ou du directeur Médical

**QUALITÉS REQUISES**:
Excellent service à la clientèle, qualités humaines de respect et de savoir-être;
Habiletés à communiquer verbalement et par écrit

Fortes habiletés avec les systèmes informatiques, dont la suite Office, les courriels Outlook, etc.;
Sens de l’organisation, notamment par une bonne gestion des priorités;
Autonomie, sens de la responsabilité et rigueur professionnelle;
Bonne capacité d'adaptation et gestion du stress;
Préoccupation de la qualité des services offerts.

**EXIGENCES**:
Diplôme d’étude secondaire (DES);
DEP en secrétariat ou ASP en secrétariat médical un atout ;
Six (6) mois d’expérience;
Expérience en clinique publique ou privée un fort atout;
Excellent niveau de français, niveau intermédiaire à excellent de l’anglais;
Maîtrise des logiciels de bureautique.

**HORAIRE**:
Postes permanents à temps plein, entre 35 heures à 40 heures / semaine

Quart de travail jour et soir (1 à 2 soir semaine jusqu’à 20h)

Quart de travail une fin de semaine sur quatre de jour (les samedis seulement de 8h-16h)

Horaire pouvant varier selon les disponibilités

Heures et responsabilités pouvant augmenter selon les besoins, les disponibilités, les intérêts et les compétences.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Horaires de travail:

- Disponibilité la fin de semaine
- Quart de jour
- Quart de soir

Question(s) de présélection:

- Habitez-vous au Québec? (critère essentiel)

Expérience:

- administration: 1 an (Souhaité)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail