Adjoint(E) Administratif(Ve) à La Direction

NOUS SOMMES BÂTISSEURS D’AVENIR

Vous cherchez un emploi dans un milieu de travail dynamique et professionnel ? Vous êtes reconnu pour votre minutie, votre souci du détail et votre rigueur au travail ? Faites partie de notre équipe Nos employés sont au coeur du succès de l’Association et c’est pourquoi nous nous faisons un devoir d’être à leur écoute et de leur offrir un environnement de travail stimulant qui répond à leurs défis quotidiens.

Le titulaire de ce poste apportera son appui administratif à la direction générale et accompagnera l’équipe de la région de l’Outaouais. Il travaillera en présentiel au siège social situé au 170 boul. Maisonneuve à Gatineau et apportera également un soutien administratif aux membres du personnel de l’équipe située dans la région de l’Abitibi. L’adjoint administratif à la direction générale sera membre d’une équipe engagée qui contribue au développement des entrepreneurs et à l’essor de l’ensemble de son industrie de la construction.

RESPONSABILITÉS

Rôle et défis:

- Sous l’autorité de la directrice générale, l’adjoint(e) administratif(ve) à la direction générale accomplit un ensemble de travaux administratifs, assume de façon autonome des responsabilités de coordination et de contrôle qualitatif d’un ensemble de travaux à caractère administratif, de bureautique et de secrétariat.
- Assister la directrice générale dans ses fonctions administratives et professionnelles ainsi que dans des dossiers plus particuliers ou plus stratégiques. Gestion financière:

- Autoriser de façon occasionnelle les paiements, crédits, dépôts et retraits;
- Veiller à la préparation du budget d’opération annuel avec la direction générale;
- Assurer le suivi et le contrôle des dépenses via le système Avantage;
- Gestion des comptes recevables et payables via le système Avantage;
- Responsable de réviser la qualité et l’exactitude du travail de d’autres membres de l’équipe administrative;
- Adresser et résoudre les problèmes reliés aux erreurs de saisie dans le système comptable;
- Assurer la bonne gestion de la comptabilité et les suivis nécessaires auprès des experts comptables externes;
- Voir au bon fonctionnement, entretien et réparation des systèmes informatiques et équipement bureautique; Gestion administrative:

- Assurer la gestion de l’agenda et de l’organisation des rencontres de la directrice générale;
- Assister la directrice générale dans toute demande effectuée par le conseil d’administration;
- Préparer le nécessaire en vue de la tenue des séances du conseil d’administration et de l’Assemblée générale annuelle dont, entre autres, la préparation des documents, la rédaction des procès-verbaux et assurer le suivi des séances et des décisions qui en découlent;
- Responsable de la rédaction et de l’envoi hebdomadaire des infolettres et des bulletins spéciaux pour l’Outaouais et l’Abitibi;
- Voir à la rédaction des questions de sondage;
- Rédiger les lettres et toutes autres correspondances;
- Responsable de la gestion manuelle et informatisée de dossiers/documents;
- Assister aux réunions des comités et groupes de travail au besoin;
- Organiser les activités de réseautage (Tournoi de golf, 5 à 7 et AGA);
- Assurer la mise à jour du site Internet;
- Assister le soutien administratif dans la vente de produits aux membres (contrats, livres, etc.);
- Participer à l’élaboration des stratégies pour l’augmentation du nombre de membre en Outaouais;
- Participer à la diversification des partenariats afin d’offrir plus de services aux membres;
- Toutes autres tâches liées au poste.

EXIGENCES
- Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou un diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat et/ou administration;
- Deux ans d’expérience en travail de bureau ou tout autre expérience pertinente;
- Expérience dans un rôle de service à la clientèle, dans lequel vous avez offert diverses solutions en fonction des besoins;
- Excellente connaissance du français parlé et écrit;
- Bonne connaissance de l’anglais (un atout);
- Maîtrise du système comptable Avantage et la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook).

HABILETÉS
- Rigueur, méthodique, souci du détail;
- Bonne capacité de travailler en équipe;
- Bonne gestion des priorités;
- Autonomie;
- Proactivité;
- Sens de l’organisation;
- Polyvalence;
CONDITIONS DE TRAVAIL ET AVANTAGES SOCIAUX

Travailler à l’ACQ, c’est choisir une qualité de vie vous permettant de mieux concilier travail et vie personnelle.
- Horaire temps plein (36,5 heures semaine) du lundi au vendredi;
- Possibilité d’horaire d’été;
- Quatre semaines de vacances par année;
- Assurances collectives;
- Stationnement gratuit;
- Salaire selon les compétences et l’expérience.

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