Responsable Du Contrôle Des Documents

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**Un avenir porteur de sens**

Chez Arup, notre dévouement passe par le développement durable et la réalisation de projets socialement utiles et porteurs de sens. Notre objectif, nos valeurs partagées et notre approche collaborative nous distinguent depuis plus de 75 ans et orientent notre mission visant à façonner un monde meilleur.

Nous mettons de l’avant des solutions pour résoudre les problèmes les plus complexes au monde et réalisons ce qui semble insurmontable, avec curiosité et créativité. Notre organisation florissante et en pleine croissance vous offre de nombreuses possibilités de façonner un monde meilleurainsi que votre avenir.

**Rejoindre Arup**

Notre objectif, nos valeurs partagées et notre approche collaborative nous distinguent depuis plus de 75 ans et orientent notre mission visant à façonner un monde meilleur. Chez Arup, vous appartenez à un collectif d’exception qui encourage l’épanouissement de chacun de ses membres. Notre force découle de la façon dont nous respectons, partageons et harmonisons nos multiples expériences, points de vue et idées. En rejoignant notre équipe, vous participerez à la réalisation de projets socialement utiles et porteurs de sens tant pour Arup, votre carrière, nos membres ainsi que les clients et les communautés que nous servons.

Le titulaire du poste saura comprendre les besoins quotidiens d’un milieu dynamique et avant-gardiste et jouera un rôle de premier plan afin de façonner et de perpétuer la culture de l’organisation. Chez Arup, vous aurez la chance de travailler avec les ingénieurs et experts parmi les plus chevronnés et prisés au monde. Vous aurez également l’occasion de prendre part à des mandats d’envergure stimulants et de contribuer à la réalisation de projets de qualité qui ont des retombées positives et durables sur la communauté et l’environnement.

**Description du poste**
- Instaurer et maintenir les projets conformément à nos systèmes d’administration et de gestion de la qualité;
- Mettre en place les plateformes de projets et de données, notamment SharePoint, ProjectWise et Aconex;
- Assurer le contrôle des documents et la gestion des registres;
- Élaborer, mettre en œuvre et améliorer les procédures et les meilleures pratiques en matière de gestion des documents pour les différents projets;
- Gérer le flux des documents, le contrôle des versions, les approbations et la distribution des documents à l’aide de divers systèmes ou plateformes de contrôle des documents tels que ProjectWise, SharePoint, Aconex, Procore ou Unifier;
- Assurer le formatage, le codage et l’archivage des documents conformément aux normes et aux protocoles établis;
- Tenir à jour les registres des documents entrants/sortants, des transmissions et de la correspondance pertinente;
- Assurer la gestion des informations/données;
- Soutenir la mise en œuvre du Plan de gestion de l’information ou du Plan de gestion des documents de projet;
- Assurer l’utilisation cohérente des métadonnées, des conventions d’appellation, de la structure des dossiers et des systèmes d’archivage;
- Rendre les informations des projets accessibles aux parties prenantes internes et externes;
- Assurer la conformité des documents avec les politiques et procédures en matière de gouvernance de l'information;
- Produire des rapports sur le statut des documents livrables, les revues en retard et les indicateurs de qualité des données;
- Conserver les historiques d'audit et faciliter la traçabilité des informations et des communications relatives aux décisions clés;
- Assurer la liaison avec les chargés de projets, les équipes techniques, les consultants et les clients afin de coordonner la soumission et la revue des documents;
- Fournir de la formation aux nouveaux membres de l’équipe de projet afin qu’ils se familiarisent avec le processus de contrôle des documents;
- Soutenir les audits et les contrôles d'assurance qualité, selon les besoins;
- Contribuer à l’avancement et au suivi des projets dans le Système de gestion des relations-clients (CRM);
- Préparer la documentation relative aux projets et en assurer la conformité, la correction et la révision;
- Établir les factures et soutenir l’équipe de gestion de projet dans la planification des ressources, le suivi et les rapports pertinents;
- Assurer la coordination des réunions de projet, y compris les aspects suivants : procès-verbaux, actions et suivis pertinents.

**Êtes-vous la personne qu’il nous faut ?**
- Au moins 5 ans d’expérience en administration de projets dans un cadre assujetti à des délais, préférablement au sein de l’industrie de l’ingénierie, de l’architecture ou de la construction;
- Maîtrise du français (grammaire, orthographe, ponctuation, rédaction, révision); bilinguisme, un atout important;
- Capacité à gérer des tâches confidentielles avec tact et diplomatie;
- Attitude proactive, grande motivation; excellentes aptitudes interpersonnelles et forte capacité