Adjoint(E) Administratif(Ve)

Description de travail

Adjoint administratif:
**Sommaire de la fonction**:
Sous la supervision du directeur général (50 %) et de la coordonnatrice de la supervision parentale (50 %), l’adjoint administratif est responsable de l’accueil, il doit effectuer des tâches de secrétariat et assister le directeur général, l’assistante à la coordination et la coordonnatrice de la supervision parentale de l’Association des familles monoparentales et recomposées de l’Outaouais (l’AFMRO).

**Tâches et responsabilités**:
Tâches reliées à l’accueil
- Procéder à l’ouverture et à la fermeture du bureau situé au siège social (85, boul. Saint-Joseph), du lundi au vendredi, de 8 h à 16 h ;
- Recevoir et acheminer les appels téléphoniques aux différents employés-services de l’AFMRO, ainsi que prendre les messages ;
- Accueillir les visiteurs de l’AFMRO, évaluer les besoins des personnes afin de les orienter vers les ressources appropriées de l’AFMRO et/ou les ressources de la région;
- Offrir la documentation et explication des services aux visiteurs et/ou personnes qui nous contactent par téléphone.

Tâches de secrétariat
- Adresser le courrier sortant et expédier divers documents ;
- Gérer les inscriptions aux différents ateliers thématiques et activités ;
- Vérifier, tenir à jour et classer divers documents ;
- Rédiger divers documents tels que lettres, notes manuscrites, réquisitions, tableaux ainsi que bulletins ;
- Assister aux réunions d’équipe, prendre des notes et rédiger les procès-verbaux;
- Imprimer et boudiner les cahiers de formation ;
- Assister à leur demande, le directeur général, l’assistante à la coordination, et la coordonnatrice de la supervision parentale dans leurs tâches.

Tâches administratives et tâches reliées au programme de supervision parentale
- Voir à la logistique des activités administratives et des activités promotionnelles ;
- Gérer les disponibilités des observateurs en lien avec l’agenda des visites/ transitions supervisées ;
- Assigner les accompagnateurs aux visites;
- Gérer les annulations quotidiennes et tenir un registre d’annulation;
- Gérer l’agenda des visites supervisées et des transitions, informer les parents, les procureurs et les intervenants des heures de rendez-vous ;
- Gérer la réception des rapports révisés ;
- Gérer la réception et liste de rapports des observateurs ;
- Envoyer (ou communiquer par téléphone) chaque semaine, les confirmations de visites aux parents — effectuer un suivi des confirmations et annuler le vendredi les visites de la fin de semaine non confirmées et non payées ;
- Émettre des reçus aux usagers qui effectuent un paiement et l’indiquer dans l’état de compte ;
- Planifier et assurer la publicité de certains programmes ainsi que la promotion de l’organisme (page Facebook et le site web de l’AFMRO).

Autres tâches
- Préparer les statistiques mensuelles de la clientèle de L’AFMRO ayant eu recours à l’accueil ;
- Participer à l’assemblée générale annuelle et collaborer à la préparation de la réunion ainsi que faire parvenir les avis de convocation ;
- Participer à la fête annuelle de Noël des familles et collaborer à la préparation, gérer les inscriptions et la liste des participants ;
- Maintenir un climat de travail sain et agréable afin de prévenir d’éventuels conflits ;
- Travailler en étroite collaboration avec toute l’équipe de l’AFMRO ;
- Toutes autres tâches connexes à sa fonction.

**Exigences de l’emploi**:

- Détenir un diplôme en secrétariat et/ou administration ou agencement acceptable d’étude, de formation et d’expérience (avoir travaillé dans un milieu communautaire un atout) ;
- Connaissance des logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook et utilisation ; d’internet, utilisation de Facebook un atout ;
- Avoir un très bon sens de l’organisation ;
- Avoir une excellente connaissance du français et de l’anglais ;
- Capacité d’adaptation, de gestion du stress et d’être confrontée à des situations émouvantes et bouleversantes ;
- Capacité de faire preuve de confidentialité ;
- Être une personne autonome, responsable, dynamique et fait preuve de leadership et de proactivité ;
- Facilité à communiquer et à établir de nouvelles relations ;
- Être capable de travailler en équipe et individuellement ;
- Être disponible à travailler selon un horaire flexible. (rarement)

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Salaire : 20,00$ par heure

Horaires de travail:

- 8 Heures
- Du Lundi au Vendredi

Types de paie supplémentaire:

- Heures supplémentaires majorées

Mesures COVID-19:
Matériel de protection Covid fournit par l'organisme

Question(s) de présélection:

- Avez vous travaillé dans un milieu communautaire ?

Expérience:

- administration: 1 an (Obligatoire)

Langue:

- Français & anglais (Obligatoire)

Lieu