Adjointe Administratif

**Overview**
- **Responsibilities & tasks**_
- **Reception Management** (mail, televisions, and displays) and handling requests from brokers on-site (books and/or presentation boxes, gift bags, etc.)
- **Coordinate and organize office inventory** (stationery, corporate merchandise, etc.)
- **Process sales and rental files** for the branch: file opening (compliance analysis), Nexone, verification of the sales notice in the file (sold), preparation and sending of invoices, Nexone GED management, etc.
- **Record trust deposits and issue receipts.**:

- **Respond to certain broker inquiries** regarding administrative aspects of sales and listings.
- **Prepare statistics.**:

- **Assist with file organization.**:

- **Provide support to the Accountant** for any other requests (to be determined later based on tasks to be done...).
- **Prepare reports.**:

- **End-of-month billing** to brokers (info-web, advertisements, ordered materials, printed items, etc.).

**Qualifications**
- Excellent knowledge of Microsoft Office, Windows, and Nexone software.
- Be bilingual.
- Demonstrate discipline.
- Manage priorities effectively.
- Be organized and structured.
- Be highly punctual.
- Previous experience in real estate compliance.
- Ability to work independently as well as part of a team.

If you are looking for an opportunity to contribute to a dynamic team and a constantly evolving work environment while enhancing your administrative skills in the real estate compliance field, we encourage you to apply.

Aperçu

Responsabilités et tâches
- **Gestion de la réception** (courrier, télévisions et présentoirs) et traitement des demandes des courtiers sur place (livres et/ou boîtes de présentation, sacs cadeaux, etc.)
- **Coordonner et organiser l’inventaire du bureau** (papeterie, marchandises corporatives, etc.)
- **Traiter les dossiers de ventes et de locations** pour la succursale : ouverture des dossiers (analyse pour conformité), Nexone, vérification de l’avis de vente dans le dossier (vendu), préparation et envoi des factures, gestion Nexone GED, etc.
- **Enregistrer les dépôts en fidéicommis et émettre des reçus.**:

- **Répondre à certaines questions des courtiers** concernant les aspects administratifs des ventes et inscriptions.
- **Préparer des statistiques.**:

- **Aider à l’organisation et au classement des dossiers.**:

- **Soutenir le/la Comptable** pour toute autre demande (à déterminer en fonction des tâches à réaliser).
- **Préparer des rapports.**:

- **Facturation de fin de mois** aux courtiers (info-web, publicités, matériel commandé, imprimés, etc.).

**Qualifications**:

- **Excellente connaissance des logiciels Microsoft Office, Windows et Nexone.**:

- **Bilingue.**:

- **Faire preuve de discipline.**:

- **Bonne gestion des priorités.**:

- **Être organisé(e) et structuré(e).**:

- **Grande ponctualité.**:

- **Expérience préalable en conformité immobilière.**:

- **Capacité à travailler de manière autonome ainsi qu’en équipe.**

Si vous souhaitez contribuer à une équipe dynamique et à un environnement de travail en constante évolution tout en perfectionnant vos compétences administratives dans le domaine de la conformité immobilière, nous vous encourageons à postuler.

Pay: $23.00-$25.00 per hour

Expected hours: 40 per week

**Benefits**:

- Casual dress
- Company events
- On-site parking

Schedule:

- Monday to Friday

**Education**:

- DCS / DEC (preferred)

**Experience**:

- Front desk: 2 years (preferred)
- Administrative experience: 3 years (preferred)

**Language**:

- French (required)

Work Location: In person

Expected start date: 2025-02-01