Adjoint.e de Département

Brossard, Temps plein

Vous êtes un.e adjointe administratif.ive qui aime les défis? Votre place est chez gbi au sein de notre équipe en structure de bâtiment à notre nouveau bureau de Brossard.

Les défis qui vous attendent

Planification et administration du département

En collaboration les gestionnaires et l'équipe de structure, préparer la planification bimensuelle de l'attribution des ressources sur les projets de l'équipe Structure - Brossard;
En collaboration avec les gestionnaires et les chargés de projet, préparer mensuellement le carnet de commandes trimestriel (3 mois) de l'équipe Structure - Brossard;
Enregistrer, classer et acheminer différents documents aux départements responsables (résolutions, factures, etc.) ;
Assurer le suivi et la vérification des projets de l'équipe sur le CRM de gbi ;
Faire le suivi de la documentation de l'équipe (fiche projets, mise à jour CV, divers formulaires)
Participer aux réunions de département et rédiger le compte rendu;
Effectuer la rédaction, la correction, la mise en page et l'assemblage de divers documents.

Assistance aux chargés de projet - offres de service/avenants

Participer à certaines offres de service ;
**Rassembler l'information requise pour préparer l'offre**: télécharger et classer les documents, contacter les clients, effectuer les recherches;
Aider le chargé de projets à préparer et rédiger les textes de l'offre ainsi que l'estimation des honoraires;
Coordonner l'ouverture du dossier;
Même chose pour les avenants à nos contrats.

Assistance aux chargés de réalisations de projet

Soutenir les chargés de projets sur les tâches qui ne relèvent pas de l'ingénierie en structures;
Suivre les communications des projets (la liste de diffusion du projet) et prendre en charge l'enregistrement et le classement des entrants et livrables, ainsi que la diffusion parmi les membres de l'équipe;
Vérifier l'échéancier de nos services, faire le suivi auprès de l'équipe pour l'avancement, et faire le suivi avec les autres départements de GBI le cas échéant ;
Assistance bureau des chantiers en cours (transmission dessins d'atelier aux divers intervenants, certificat de paiement, liste de travaux à compléter, directives de chantier et avis de changement, incluant mise à jour des tableaux de suivi, suivi pour signature, documents de fin de projet, etc.);
Effectuer toutes autres tâches pouvant contribuer à la réussite des projets.

Système de maintien de qualité (SMQ / ISO)

Se familiariser avec le système de maintien de qualité de gbi - Structures.
Élaborer le plan d'action SMQ spécifique pour l'équipe Structures - Brossard.
Effectuer les suivis auprès des chargés de projet et de l'équipe de conception.
Vérifier périodiquement les documents SMQ des projets (audit interne).
Préparer un rapport SMQ trimensuel pour le Directeur et le Chef de service.

Responsabilités.
Vos atouts
Posséder un DEC en secrétariat ou un Baccalauréat en administration/communication;
Posséder un minimum de 3 années d'expérience dans un poste similaire;
Expérience avec les logiciels d'agenda électronique (Outlook) et de l'internet;
Expérience avec des équipes ;
Excellente maîtrise de la française tant à l'oral qu'à l'écrit;
Expérience en génie-conseil (atout);
Avoir déjà travaillé avec un CRM (atout).

Compétences.
Avantages.

Résumé de l’offre d’emploi

Adjoint.e de département

Catégorie

Adjoint.e administratif.ve

Départements

Structure du bâtiment

Type d'emploi

Temps plein

Lieu

Brossard

La conciliation famille/travail — c'est dans notre ADN

Nous sommes fiers de détenir la certification Concilivi puisque nous croyons fermement que la conciliation entre la vie professionnelle et personnelle est un aspect crucial pour l'épanouissement de notre équipe.

Afin de maintenir un équilibre entre la vie de famille et la vie professionnelle, notre équipe bénéficie d'une gamme d'avantages comprenant entre autres une politique de télétravail, des horaires comprimés, des congés personnels, un service de télémédecine, des assurances collectives, un programme d'aide aux employés et à leur famille comprenant des services de santé, juridiques, psychosociaux, et plus encore

Si vous croyez être qualifié pour le poste et qu’une carrière pour une entreprise qui valorise votre épanouissement vous interpelle, nous souhaitons vous rencontrer.

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Brossard

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