Coordinateur Bureau de Commande

En tant que coordinateur du bureau des commandes, vous jouerez un rôle crucial en assurant le traitement précis et efficace des commandes des clients. Vous fournirez une assistance interne aux clients, communiquerez efficacement avec eux et maintiendrez l'intégrité de nos processus de saisie des commandes.

**Principales responsabilités**:

- Recevoir les bons de commande des clients par divers canaux tels que l'EDI et le courrier électronique et les examiner pour s'assurer de leur précision.
- Saisir les commandes reçues de toutes les sources avec précision et souci du détail.
- Traiter rapidement les factures dès réception du connaissement.
- Fournir une assistance interne aux clients pour tout problème lié aux commandes des clients.
- Liaison avec les équipes de planification, de production et de vente en ce qui concerne les délais de livraison et les dates d'expédition des commandes des clients, ainsi que les problèmes interfonctionnels.
- Créer de nouveaux comptes clients et traiter les formulaires de demande de crédit pour les nouveaux clients.
- Saisir les nouveaux codes de produits dans le système ERP et tenir à jour la liste des codes de produits dans ce système.
- Communiquer de manière positive et efficace avec les clients par téléphone et par voie électronique, et les contacter pour toute divergence concernant les commandes et les prix.
- Créer et tenir à jour des listes de prix spécifiques aux clients afin de garantir l'exactitude des prix pour chaque client. Mettre régulièrement à jour ces listes de prix afin de refléter tout changement ou ajustement.
- Participer aux réunions d'équipe et aux séances de formation pour se tenir au courant des nouvelles procédures, des nouveaux produits et des nouveaux systèmes.
- Dans les six mois, développer et maintenir un processus de travail lié à la gestion des commandes, en le mettant à jour si nécessaire pour améliorer l'efficacité et l'efficience.
- Favoriser une culture de la curiosité et de l'amélioration continue dans le domaine de la gestion des commandes, en identifiant les domaines d'amélioration du système ERP et en déployant les améliorations dans le cadre de votre fonction.
- Apporter un soutien aux autres tâches administratives ou aux membres de l'équipe pendant les périodes de fort volume ou de pénurie de personnel.
- Autres tâches liées, selon les besoins.

**Compétences et qualifications**:

- Expérience avérée dans la saisie de données ou dans des fonctions administratives.
- Maîtrise de la suite MS Office et expérience des systèmes ERP un Atout.
- Excellentes aptitudes à la communication, tant à l'oral qu'à l'écrit, en français et en anglais.
- Grand souci du détail et de la précision.
- Capacité à travailler de manière indépendante et en collaboration au sein d'une équipe.
- Esprit centré sur le client et sur la fourniture d'un service exceptionnel.
- Capacité à s'adapter à des priorités changeantes et à effectuer plusieurs tâches à la fois.
- Ce rôle nécessite la maîtrise de l'anglais en raison des communications avec les clients à l'extérieur de la province de Québec.Sur la base d'une évaluation, nous avons déterminé que les fonctions de ce poste requièrent la connaissance de l'anglais en plus du français (oral et écrit). Nous avons également déterminé que les compétences en anglais déjà exigées des autres employés sont insuffisantes pour l'exécution des tâches liées à ce rôle, malgré le fait que nous nous efforçons de limiter autant que possible le nombre de postes exigeant la connaissance d'une langue autre que le français. Exige la maîtrise de l'anglais lorsqu'elle est nécessaire à l'exécution des tâches d'un employé._

As an Order Desk Coordinator, you will play a crucial role in ensuring the accurate and efficient processing of customer orders. You will provide internal customer support, communicate effectively with customers, and maintain the integrity of our order entry processes.

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**Key Responsibilities**:

- Enter orders received from all sources with precision and attention to detail
- Process invoices promptly upon receiving the bill of lading
- Provide internal customer support for any issues related to customer orders.
- Liaise with Planning, Production, and Sales teams regarding customer order lead time and shipping dates and cross-functional concerns.
- Enter new product codes into the ERP system and maintain the product codes list within it.
- Communicate positively and effectively with customers via telephone, and electronic channels, and contact them for any order and pricing discrepancies.
- Create and maintain customer-specific price lists to ensure accurate pricing for each customer. Regularly update these price lists to reflect any changes or adjustments.
- Participate in team meetings and training sessions to stay updated on new procedures, products, and systems.
- Within six months,