Assistant(E) - chef Service Des Archives - Hôpital

Description du poste:
- Assistant(e)-chef au service des archives
- Hôpital Verdun
- Sous l’autorité administrative du chef du service des archives, l'assistant chef des archives est principalement responsable du volet dictée centrale et des archivistes médicales et collabore activement aux autres activités du service des archives.
- Tout en travaillant comme archiviste, il ou elle assiste le ou la chef du service des archives et le ou la remplace durant ses absences régulières. Il ou elle participe à l'administration courante du service.
- Ses principales responsabilités sont:
- Travailler de concert avec les différents départements utilisant le système de transcription;
- Colliger, analyser, interpréter les données statistiques du service ;
- Planifier de la formation des secrétaires médicales ou des archivistes médicaux;
- Participer à l’administration courante du secteur de la dictée centrale et des archivistes médicales ;
- Distribuer les tâches au secrétaire médicale et agents administratifs;
- Faire les commandes et requêtes nécessaires au bon fonctionnement du service ;
- Faire les horaires, assurer les remplacements pour le service de la dictée centrale ou des archives;
- Assister et remplacer le chef de service ou la seconde assistante-chef lors d’absences.
- Assurer la supervision des tâches des archivistes médicales;
- Piloter le système Med-Echo;
- Assurer le lien entre le fournisseur du système de dictée et l’informatique;
- Assurer la formation et le support aux utilisateurs du système de dictées;
- S’occuper des différents projets en cours et à venir en lien avec le service des archives ;
- Accompagner l’équipe de direction dans la réorganisation du service des archives et de la dictée centrale;
- Mettre à jour et réviser les politiques et procédures;
- S’assurer du respect des règles de confidentialités en conformité avec les lois et règlements;
- Assister le chef du service des archives médicales dans ses principales tâches courantes au regard des- Collaborer avec les différents secteurs du CIUSSS ;
- Recommander des méthodes de travail qui concordent avec les meilleures pratiques du milieu ;
- Informer son supérieur immédiat de toutes irrégularités des processus de travail et proposer des solutions d’amélioration ;
- Faire le lien entre les employés et le supérieur immédiat ;
- Participer à l’analyse des besoins du secteur et à l’introduction de nouvelle;
- Cerner les problématiques relatives à la saisie des données, la standardisation de celles-ci et faire les

recommandations nécessaires au chef du service des archives médicales ;- sont les suivantes:

- a) les congés hebdomadaires;
- b) les congés fériés;
- c) les congés annuels;
- d) toute autre absence n'excédant pas un (1)mois continu.- Exigences:
- Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en archives médicales ou un diplôme d'archiviste médical d'une école reconnue par le ministère compétent ou un diplôme reconnu par l'Association des gestionnaires de l'information de la santé du Québec ou par le Collège des archivistes médicaux du Canada (Association des archivistes médicales du Canada).
- Posséder une année d'expérience comme archiviste médical(e)

Examen écrit à effectuer
- Remarques:
- Si vous postulez sur cet affichage, nous vous invitons à vérifier vos courriels indésirables (un courriel de notre organisation pourrait s'y trouver).
- Diplôme(s) obtenu(s) hors Canada : nous exigeons l'évaluation comparative des études émise par le ministère de l’Immigration, Francisation et Intégration au moment de postuler.
- Le générique masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement pour alléger le texte.

Le CIUSSS Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité.- Des mesures d'adaptation pourront être offertes, sur demande, selon la situation.
- Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.