Coordonnateur-trice executive

Notre client, une fondation publique bien établie du centre-ville de Montréal, est à la recherche d'un(e) coordonnateur(trice) administratif(ve) à temps plein pour se joindre à sa petite équipe. Fondée en 1991, la mission de cette organisation est de promouvoir et de soutenir l'excellence et l'éthique dans les domaines de l'éducation, de la médecine, des arts, de l'environnement et des initiatives liées aux changements climatiques. Avec un budget annuel d'environ 15 millions de dollars en dons, elle a doté plus de 50 chaires de recherche et soutient plus de 120 organisations à travers le Canada chaque année.En étroite collaboration avec la directrice exécutive, le directeur des subventions et des programmes, ainsi que le conseil d'administration, le/la coordonnateur(trice) administratif(ve) sera responsable d'un large éventail de tâches administratives, de la gestion du bureau et des tâches comptables quotidiennes. Ce rôle constitue un point de contact essentiel pour les organisations bénéficiaires et les partenaires de la fondation.Si ce poste au centre-ville de Montréal vous intéresse, n'hésitez pas à postulerAvantages- Travail permanent et temps plein- Travail 100% présentiel- Belle équipe a taille humaine- Accès facile au transport en commun ( centre-ville de Montreal)- Salaire compétitifResponsabilitésAdministration générale et gestion de bureau • Effectuer les tâches administratives (par ex : assurer la comptabilité, états financiers), les budgets, le courrier et messagers, la correspondance, les fournitures de bureau, la planification des réunions, etc). • Organiser les réunions du Conseil d'administration et toutes autres réunions et assurer la logistique (invitations par courrier électronique, impression et envoi des documents, etc.). • Assurer les suivis appropriés auprès des directeurs de la Fondation. • Effectuer les mises à jour des formulaires annuels (gouvernements, registraire des entreprises. • Agir comme point de contact pour les partenaires internes et externes et assister à certains événements. • Soutenir l'adjointe exécutive du président avec la comptabilité de la Fondation. • En temps voulu, gérer la mise en œuvre du site Internet et les mises à jour du contenu de la Fondation. • Établir et maintenir des systèmes de classement. • Toutes autres tâches connexes requises Réunions & Coordination de rencontres • Planifier et coordonner les réunions annuelles des comités aviseurs avec les universités; gérer le calendrier annuel des chaires et des programmes ; • Mettre en place et coordonner des groupes de chaires œuvrent dans le même domaine. • Effectuer les suivis auprès des chaires (rapports annuels, rapports de dotation, rencontres avec le bureau d'avancement, etc.) • Assister aux réunions annuelles des chaires et coordonner les suivis. • Coordonner et gérer les réunions et fonctions avec d'autres fondations privées. Gestion des dons annuels • Évaluer les nouvelles demandes de dons/subvention reçues (recherches et analyses, y compris l'appel à d'autres fondations) et examiner avec la gestionnaire de programmes pour garantir une réponse appropriée à la demande. • Monitorer et répondre aux demandes de subventions. • Superviser et faire les suivis appropriés des dons annuels avec des organismes bénéficiaires (correspondence, envoi chèque, rapports annuels, reçus fiscaux, etc.) • Visites sur place des organismes financés par la Fondation, actuels et potentiels. Gestion de la base de données (Salesforce) • Entrée et saisie de données, mise à jour des contacts, organisations, dons, paiements, etc. • Planifier et préparer une variété de rapports générés par la base de données Salesforce selon les besoins. Qualifications• Formation postsecondaire pertinente• 3 à 5 ans d'expérience en soutien administratif et coordination • Expérience en gestion de bureau • Être bilingue et posséder une excellente maîtrise du français et de l'anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral. • Connaissance avancée de MS Office, notamment Outlook, Word, Excel • Capacité à apprendre les bases de données (Salesforce), expérience avec les bases de données est un atout important • Excellentes compétences interpersonnelles • Attention au détail• Connaissances en comptabilité et maîtrise de logiciels comptables • Capacité à respecter les délais et à terminer les tâches en temps opportun • Capacité à travailler en tant que membre autonome d'une petite équipe où la débrouillardise et la flexibilité sont requises. • Intégrité, discrétion et confidentialité irréprochables • Une expérience auprès de fondations philanthropiques, organisme de charité et/ou d'universités est un atout important mais n’est pas un prérequis. SommaireCe poste vous intéresse ?Envoyez-nous un courriel en tout temps à dorine.sportouch@randstad.ca .Si vous connaissez des gens intéressés par des postes en soutien administratif, n’hésitez pas à leur fournir nos coordonnées. Il nous fera plaisir de les aiderPour obtenir plus d’informations sur ce poste et tous les autres postes présentement disponibles, rendez-vous au www.randstad.ca.Nous attendons votre CV avec impatienceTous les cv reçus seront examinés à part égal.Seul les candidat(e)s sélectionné(es) seront contacté(e)sRandstad Canada, 525, avenue Viger Ouest, bureau 501, Montréal, Québec H2Z 0B3Randstad Canada s'engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l'avancement pour tout individu. En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employés en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à accessibilite@randstad.ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.