Adjoint(e) à la direction générale

Description du posteHôtel alliant luxe à la française et gastronomie locale raffinée, le Sofitel Montréal Le Carré Doré est un magnifique mélange de design minimaliste et de sophistication chaleureuse. Relevant du directeur général, la personne est responsable de la planification, de la coordination et du suivi des mandats et des dossiers de la Direction générale. Elle fournit un ensemble de services administratifs diversifiés au directeur général, à la directrice des opérations et ponctuellement à la directrice Talent et Culture.Plus spécifiquement, la personne joue un rôle proactif en s’assurant de répondre aux besoins de la direction et en rassemblant les ressources nécessaires pour appuyer le directeur-général;Voit à la production des documents, lettres, rapports ainsi qu’à la mise à jour des données dans les systèmes appropriés. Elle effectue la compilation de statistiques pour divers rapports, conçoit des registres ou des tableaux afin de faciliter les divers suivis et voit à leur mise à jour;Assure le suivi des dossiers et mandats et porte à l’attention du directeur au moment opportun, les dossiers liés aux affaires courantes et périodiques, depuis la mise sur pied jusqu’à sa finalité;Planifie et organise les déplacements du directeur général et du directeur des opérations tant nationaux qu’internationaux, effectue les réservations (restaurants, hôtels, transport) et fait le suivi administratif requis;Effectuer des tâches administratives courantes pour le DG, telles que : faire le compte de dépenses, coordonner les activités d’équipes et assurer un suivi des tâches diverses;Rédiger ou assurer le contrôle de la qualité (mise en page, orthographe et rédaction) des lettres et des documents pour la direction, dont les ordres du jour, compte-rendu, présentations, etc.;Concevoir et maintenir à jour un système de classement des dossiers stratégiques de la direction en s’arrimant au système corporatif;Responsable des réservations de clients pour le directeur général et le directeur des opérations;Fait le suivi aux trois mois du plan de succession (BCP) au directeur général;Responsable de la collecte de données et du suivi auprès de la direction générale des accidents faits par les portier-valet-chasseur;Responsable de la gestion de l’affichage des éléments, présentations et vidéos internes ou corporatifs sur l’écran de la cafétéria qui est un médium de communications pour les salariés de l’hôtel;Responsable de la publication des calendriers d’anniversaires (naissance, de service), de la préparation des cartes d’anniversaires et de leur distribution aux chefs de service;Responsable de commander les cartes d’affaires, les plaquettes de noms et les épinglettes;Participe à l’organisation des activités sociale et d’engagement (fête de Noel, célébration du mois, activités écologiques, etc.);Travaille en étroite collaboration avec la gérante de la Relation clientèle pour créer des listes (adresse courriel des VIP, etc.), des rapports de suivi pour la direction générale et divers projets;Collaborer avec le service Talent et Culture et la responsable Marketing pour divers projets ponctuels, partager la charge de travail de la directrice-adjointe Talent et Culture lors des absences de celle-ci.QualificationsDétenir un diplôme d’études collégiales ou universitaire pertinent à la fonction;Posséder un minimum de deux (2) années d’expérience pertinente comportant un niveau de responsabilité et de confidentialité comparable;Maîtrise de la langue française et anglaise, parlée et écrite;Habiletés de communication et de relations interpersonnelles;Maîtrise de l’environnement MS Office;Capacité d’analyse et esprit de synthèse;Souci du détail et de la précision;Sens développé de l’organisation et du service à la clientèle;Tact, diplomatie et discrétion;Maturité professionnelle, autonomie et sens de l’initiative;Grande vigie quant à sa confidentialité qui doit être en tout temps de par son rôle auprès de la direction générale que son rôle avec la direction Talent et Culture (lieux de travail, réseaux sociaux, etc.).Informations supplémentairesDans le cadre de notre politique Engagement Diversité & Inclusion, notre ambition est d’attirer, de recruter, et de promouvoir la diversité des talents.L’emploi du masculin pour désigner des personnes n’a d’autres fins que celle d’alléger le texte et n'a aucune intention discriminatoire.Vous aimez l’art de vivre à la française ? Vous souhaitez évoluer dans une équipe accueillante, dynamique et polyvalente ? Si oui, nous espérons avoir la chance de recevoir votre candidature au Sofitel Le Carré Doré de Montréal