Secrétariat (agent.e de bureau, secrétaire)

Le domaine de l’administration vous passionne ? Vous avez toujours eu un intérêt marqué pour le milieu scolaire ? Joignez notre équipe et venez contribuer à l’épanouissement et à la réussite de nos élèves CHOISIR LE CSSLSJ C’EST : Recevoir une rémunération globale avantageuse; Profiter de vacances enviables; Favoriser un équilibre entre sa vie personnelle et professionnelle; Recevoir de la formation en continu; Bénéficier d’une politique de télétravail; Travailler avec des équipes collaboratives; Avoir une vie sociale enrichissante et diversifiée; Etc.   AGENT.E DE BUREAU : NATURE DU TRAVAIL  Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à accomplir divers travaux administratifs de nature complexe selon des méthodes et procédures définies. QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES La personne salariée de cette classe d’emplois s’assure du respect des normes, règlements, directives, politiques, méthodes et procédures applicables et pour ce faire, selon le cas, elle rédige, dresse, confectionne, vérifie et effectue le suivi de factures, de bons de commande, de récépissés, de listes, de registres divers tels que le registre de paie, d’absences, de congés, de taxation, les demandes de financement, des statistiques, des relevés, des formulaires, des inventaires ou tout autre rapport, tableau ou document administratif du même ordre; dans ce cadre, elle recueille, valide et compile les données qui lui sont nécessaires. Elle effectue la tenue de livres comptables, entre les écritures dans les journaux, concilie des comptes, encaisse des paiements au comptoir, par courrier ou par mode direct, fait des paiements et des dépôts, codifie les dépenses, tient une petite caisse et effectue certains achats de valeur relativement peu élevée; elle compile les données budgétaires, collabore à l’élaboration du budget d’une unité ou d’un service et informe sur les soldes budgétaires. Elle communique avec des personnes du Centre de services scolaire ou de l’extérieur pour obtenir ou fournir des renseignements reliés à ses tâches, transiger sur des délais, faire connaître les normes et les règlements et transmettre des décisions; elle rédige la correspondance inhérente à ses tâches.  Selon les instructions, elle effectue l’ensemble des opérations administratives reliées aux tests d’aptitude et fait passer des examens. Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires pour l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; elle utilise le courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun. Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles agentes ou nouveaux agents de bureau, classe I ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien. Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe. QUALIFICATIONS REQUISES Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente; Avoir une (1) année d’expérience pertinente.   SECRÉTAIRE : NATURE DU TRAVAIL  Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à assister une ou plusieurs personnes en exécutant des tâches de secrétariat. QUELQUES ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES La personne salariée de cette classe d’emplois effectue la saisie à l’ordinateur, de textes et de diverses données à partir de manuscrits ou de diverses sources qu’elle présente sous forme de lettres, tableaux, rapports et autres; elle vérifie l’orthographe et l’application des règles grammaticales dans les textes qu’elle saisit et signale les corrections à apporter; elle reçoit et achemine les appels téléphoniques et fournit des renseignements généraux; elle tient à jour des dossiers et des registres et effectue le classement des dossiers et des documents; elle prend connaissance du courrier et le remet aux destinataires; elle rédige des accusés de réception, des lettres ou des notes simples; elle recherche et recueille des renseignements à inclure dans des formulaires qu’elle remplit ou dans des rapports et dans la correspondance. Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, elle effectue des communications téléphoniques de renseignements d’ordre général relativement à la suppléance du personnel enseignant ou, plus particulièrement avec les parents, concernant la fréquentation scolaire; elle participe aux opérations massives d’achat d’articles et fournitures scolaires en effectuant des travaux de transcription et de vérification; elle prête et récupère des volumes; elle effectue les opérations pertinentes à la vente d’articles scolaires. Elle peut être appelée à effectuer des travaux de compilation, de vérification et d’inscription. Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires pour l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle utilise le courrier électronique; elle effectue, au besoin, des recherches sur Internet. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun. Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou les nouveaux secrétaires. Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe. QUALIFICATIONS REQUISES Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente ; Excellente maîtrise du français à l'oral et à l'écrit ; Avoir des connaissances en bureautique. TRAITEMENT ET CONDITIONS DE TRAVAIL Selon la convention collective en vigueur. https://cpn.gouv.qc.ca/cpncf     SI VOS ÉTUDES ONT ÉTÉ FAITES À L’EXTÉRIEUR DU CANADA   Acheminez votre évaluation comparative des études effectuées hors Québec du ministère de l’Immigration, de la Diversité et de l’Inclusion ainsi que votre permis de travail valide à : recrutement@cslsj.qc.ca. En l’absence de ces documents, votre candidature ne sera pas analysée.   POUR LES PERSONNES DE 18 À 35 ANS VIVANT À L’EXTÉRIEUR DU LAC-SAINT-JEAN EST ET QUI SOUHAITENT VENIR S’ÉTABLIR DANS NOTRE RÉGION   Contactez les agent.e.s Places aux jeunes : https://placeauxjeunes.qc.ca/regions/saguenay-lac-saint-jean   RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES  Consulter le site web du Centre de services scolaire du Lac-Saint-Jean : https://csslsj.gouv.qc.ca/ ou communiquer avec le Service des ressources humaines au 418 669-6000, poste 5515. Afin de sélectionner la personne qui répond le mieux aux exigences particulières du poste, l’employeur se garde le droit de faire passer des tests et/ou des entrevues. Le masculin est utilisé dans la seule intention d’alléger le texte. La candidature des femmes, des minorités ethniques et visibles, des autochtones et des personnes handicapées est encouragée dans le cadre du programme d’accès à l’égalité en emploi. Des mesures d’adaptation peuvent être offertes aux personnes handicapées en fonction de leur besoin.