Réceptionniste/adjoint.e administratif.ive

RESPONSABILITÉSPRINCIPALES1.AccueiletserviceauxmembresRépondreauxappelsetcourriels,dirigerlesentrepreneursverslesbonsservices.Accueillirlesvisiteurs.Fournirlesinformationsdebaseauxmembresetacheminerleursdemandesaux départements concernés.Assurerunservicecourtoisetchaleureuxlorsdesinscriptionsoudesrencontressur place.2.GestionadministrativeetdocumentationSaisirettraiterdiversformulaires:adhésion,paiementspréautorisés,espaceACQ,salle de plans,cautionnements Ezsign.Assurerlagestionetlesuividusitechantieremploi.com.Prépareretenvoyerlescontratsetsceaux(courrielouposte).Effectuerlesuividespaiementsliésauxadhésionsetrenouvellements.Entrerlesdonnéesrelativesauxmembresdanslessystèmesinternes.VérifierleslicencesémisesetmodifiéesparlaRBQetassurerlesuiviauprèsdesclients et de la RBQ.Préparerladocumentationpourlesnouveauxmembresettransmettreleurs informations aux communications (ex. infolettre).3.SoutienlogistiqueetorganisationinternePréparerlessallespourlesrencontres.Assurerl’inscriptionsurplacedesparticipantsauxcoursetencaisserlespaiements.Commanderlapapeterie,contrats,sceauxetautresfournituresnécessaires.Effectuerdestâchesdetimbrage,signatureetsuivid’envois.Soutenirlacoordinationlogistiquedesévénements(ex.envoid’invitations,gestiondesinscriptions).Voiràl’approvisionnementdesressourcesmatériellesnécessairespourlesmembresdupersonnel.S’assurerdubonfonctionnementdesappareilsdebureauetcoordonnerlesservices d’entretien ou de réparation.Répondreauxdemandesliéesàl’entretiendel’immeuble.4.SoutienàlafacturationetàlacomptabilitéApporterunappuiàlafacturation(ex.préparation,suiviousaisiededonnées).Assurerlesuiviadministratifdesinscriptionsauxformations.Collaboreravecledépartementdecomptabilitépourlespaiementsetsuivisfinanciers.5.AutrestâchesconnexesParticiperausoutienadministratifgénéraldel’association.Collaboreravecl’équipepourl’élaborationetledéploiementdeprojetsspéciaux.Réalisertoutesautrestâchesconfiéesparladirection.QUALIFICATIONSETCOMPÉTENCESREQUISESQualificationsDEPouDECenbureautique,secrétariatouéquivalent.Expériencepertinenteenréceptionet/ouensoutienadministratif(1à3ans).Expériencedansunmilieuassociatif,corporatifouliéauxservicesauxentreprises (atout).MaîtrisedelasuiteMSOffice(Word,Excel,Outlook).Aisanceaveclasaisiededonnéesdansdifférentslogicielsetplateformes(ex. Ezsign, Espace ACQ, systèmes de gestion interne).Connaissancedebaseenfacturationetsuiviadministratif.CompétencesExcellentes habiletés de communication orale et écrite en français (anglais fonctionnel, un atout).Capacité à offrir un accueil courtois, professionnel et chaleureux.Sens de l’organisation et de la rigueur dans la gestion des dossiers.Discrétion, fiabilité et respect de la confidentialité.Faites parvenir votre Curriculum Vitae et une lettre de motivation à l’attention de: Caroline PotvinDirectrice générale ACQ-Québecpotvinc@acqquebec.org