Coordinateur de Bureau

4 days ago


Québec, Quebec, Canada Pure Industrial Full time

Rôle du Coordinateur de Bureau

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En tant que Coordinateur de Bureau, vous serez responsable de soutenir les équipes de gestion et d'administration dans leurs activités quotidiennes. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les responsables des administrateurs de bureau pour assurer le bon fonctionnement des opérations immobilières et administratives.

Responsabilités Clés

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  • Soutenir l'équipe de gestion des bâtiments dans ses activités quotidiennes;
  • Analyser les états financiers pour la préparation et l'envoi de rapports mensuels;
  • Aider au processus budgétaire annuel pour les propriétés du portefeuille;
  • Effectuer des tâches administratives et comptables liées à l'exploitation des immeubles;
  • Tenir à jour les calendriers des contrats de service;
  • Surveiller et suivre les demandes d'entretien afin d'assurer que le système global de prestation de services est conforme aux normes de Pure Industriel;
  • Apporter son soutien à la haute direction et à l'entreprise dans ses objectifs de durabilité environnementale et de responsabilité sociale;
  • Aider à l'administration des inspections de sites, des études sur l'environnement et des mesures de santé et de sécurité;
  • Lire les baux et comprendre leurs clauses pour s'assurer que les informations sont exactes et à jour;
  • Autres fonctions selon les besoins du directeur de la gestion immobilière, du responsable de l'administration des bureaux et du responsable de l'administration des exploitations et de la construction.

Administratif de Bureau (25 %)

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  • Accueillir les invités et proposer de l'assistance générale aux visiteurs;
  • Répondre aux appels entrants et les transférer; prendre des messages au besoin;
  • Être poli et faire preuve de professionnalisme lors de communications par téléphone ou par courriel, et en tout temps en personne;
  • S'assurer que la réception reflète les valeurs de la marque Pure (l'endroit doit rester propre et rangé) et s'assurer de refléter personnellement ces valeurs;
  • Récupérer et distribuer le courrier; au besoin, l'archiver, le numériser et le classer;
  • Faciliter la distribution du courrier et des messages;
  • S'assurer que toutes les salles de conférence et les aires communes sont rangées;
  • Surveiller l'inventaire des fournitures de bureau et de cuisine et en commander au besoin;
  • Tenir à jour l'inventaire des biens et de l'équipement;
  • Agir à titre de représentant désigné en matière de santé et de sécurité;
  • Organiser et classer des documents électroniques;
  • Apporter son aide lors de réunions au bureau et dans les autres locaux de l'entreprise, notamment en matière de sécurisation des lieux, de restauration, de fournisseurs, etc.;
  • Présenter et vérifier les factures de dépenses;
  • Aider à l'intégration des nouveaux employés, notamment pour la mise en place du matériel technique et l'assemblage de la trousse de bienvenue.

Compétences et Expérience Requises

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  • Connaissance pratique du matériel de bureau et de la technologie informatique, y compris les applications logicielles (en particulier MS Office) et les systèmes de classement infonuagique;
  • Solides aptitudes à communiquer oralement et par écrit et sens des relations humaines;
  • Perfectionniste et capacité à résoudre les problèmes;
  • Bonne gestion du temps avec capacités multitâches;
  • Capacité à prendre des décisions rapides et à prendre l'initiative; excelle dans un contexte dynamique;
  • Expérience antérieure requise dans une réception ou en administration;
  • La connaissance du français et de l'anglais est requise, car vous serez en contact avec des collègues, des intervenants internes, des partenaires et des locataires de partout au Canada.


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    1 day ago


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