Administrateur en chef de cabinet
4 weeks ago
Retrouvez une opportunité d'évolution professionnelle exceptionnelle auprès de notre cabinet d'avocats international de premier plan.
Salaire
- Le salaire pour ce poste est estimé à environ 80 000 $ par an, avant les primes et avant impôt.
Description du poste
Nous recherchons un administrateur en chef de cabinet expérimenté pour rejoindre notre équipe de Montréal. Vous serez responsable de la gestion des échéances, de la planification des rencontres et des rendez-vous, ainsi que de la tenue à jour du calendrier des avocats.
Compétences et qualifications requises
- DEP, DEC ou ASP en bureautique, secrétariat ou toute autre discipline jugée pertinente;
- Au moins sept (7) années d'expérience dans un rôle similaire auprès d'un membre de la haute direction;
- Excellentes habiletés de communication à l'oral et à l'écrit, en français et en anglais;
- Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office et du logiciel Adobe Acrobat Pro;
- Esprit d'équipe, sens de l'organisation et souci du détail;
- Capacité à démontrer de la proactivité, de la motivation et une capacité à anticiper les besoins;
- Aptitude à gérer les priorités et à travailler avec des délais serrés;
- Faire preuve de discrétion, sens critique et jugement.
Avantages
- Équipe de qualité, reconnue sur le marché pour ses expert·e·s en litige;
- Cabinet prônant la diversité et l'inclusion par la mise en place de différents programmes à l'interne;
- Salaire concurrentiel;
- À peu près quatre(4) semaines de vacances par année;
- Politique de télétravail flexible et très avantageuse;
- Régime de retraite collectif généreux;
- Gamme complète d'assurances collectives entièrement payée par l'employeur (médicale, dentaire, vision, vie, etc.).
Responsabilités
- Rédiger la correspondance, préparer et réviser des documents;
- Gérer les échéances, planifier des rencontres et des rendez-vous et tenir à jour le calendrier des avocat·e·s;
- Organiser les déplacements et faire les réservations connexes des avocat·e·s;
- Réviser et relire les documents pour en vérifier la grammaire, le format et la conformité aux exigences légales et à l'identité visuelle du cabinet;
- Gérer les dossiers, documents et fichiers à l'aide de plusieurs applications de stockage et d'archivage telles que NetDocuments, Sharefile, etc.;
- Assister les avocat·e·s dans des projets reliés au développement des affaires et tenir à jour la base de données des relations professionnelles;
- Traiter des données (entrées de temps, dépenses) et effectuer l'ouverture de dossiers;
- Assurer la liaison avec les clients, les collègues, les parties externes et les services internes, y compris notre Centre d'affaires;
- Effectuer le suivi de la facturation des dossiers des avocat·e·s en tandem avec les coordonnatrices et coordonnateurs de la facturation;
- Effectuer la transcription des dictées, notes audio et enregistrements;
- Effectuer la comparaison de documents (« markups »);
- Prendre part au succès de l'intégration des nouvelles recrues de l'équipe;
- Effectuer toutetâche administrative connexe.
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