Administrateur de soutien aux opérations

1 week ago


SaintHyacinthe, Quebec, Canada Cégep de Saint-Hyacinthe Full time
Fonction principale

L'agent administratif de soutien est chargé d'effectuer un ensemble d'opérations administratives complexes utilisant des méthodes et des procédures établies, ainsi que des tâches secrétaires liées aux activités de la clinique d'hygiène dentaire du Collège et de la clinique sur le campus.

Responsabilités

- Effectuer des opérations comptables complexes et s'assurer du respect des normes et des procédures. Ils peuvent également effectuer certaines achats de faible valeur;
- Effectuer des travaux de vérification et s'assurer du contrôle des paiements;
- Préparer et effectuer des dépôts et réconcilier les comptes;
- Transcrire des textes et reproduire diverses tables et graphiques;
- Tenir à jour les bases de données, l'inventaire des documents requis pour les utilisateurs, certains dossiers des personnes qu'ils assistent et leur agenda;
- Organiser des réunions, convoquer les participants et préparer les documents nécessaires;
- Recevoir et transmettre des appels téléphoniques et fournir des informations sur le fonctionnement de la clinique d'hygiène dentaire;
- Réserver des rendez-vous en fonction des besoins pédagogiques et rappeler les patients à leurs rendez-vous. Ils traitent et transmettent les correspondances;
- Accueillir les personnes, fournir des informations pertinentes et les orienter dans la clinique d'hygiène dentaire;
- Rechercher et collecter des informations pour y inclure dans les correspondances ou les rapports;
- Assembler, classer et identifier les documents selon les méthodes établies;
- Récupérer les frais dentaires des patients, enregistrer les transactions liées aux frais du cabinet et vérifier leur exactitude. À cette capacité, ils peuvent agir en caissiers et, si nécessaire, équilibrer le registre de caisse;
- Utiliser les outils de technologie de l'information et de la communication, y compris le système de gestion de dossiers de clients et de réservations fourni en relation avec le travail à effectuer;
- Fournir un soutien administratif au coordinateur pédagogique;
- Si nécessaire, effectuer tout autre tâche connexe.

Exigences requises

Obtenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec une option appropriée ou un diplôme d'études secondaires (DES) ou un diplôme ou un certificat d'études reconnus comme équivalents par l'autorité compétente, et avoir un an d'expérience pertinente.

Profil souhaité

- Avoir une formation en secrétariat en odontologie, si ce n'est pas le cas, la personne doit s'engager à suivre la formation dès son entrée en fonction;
- Savoir utiliser un système téléphonique;
- Démontrer une bonne connaissance de la langue française parlée et écrite;
- Être en mesure d'établir un accueil et une communication efficace avec un grand nombre de personnes, communiquer un message clair et fournir des informations précises et précises;
- Avoir une bonne maitrise des logiciels Windows, en particulier le Word intermédiaire et l'Excel de base.

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