Responsable de l'Accueil et du Soutien Administratif

1 month ago

Montreal, Quebec, Canada Institut de Tourisme et d'Hôtellerie du Québec Full time

À propos de notre établissement

L'Institut de tourisme et d'hôtellerie du Québec (ITHQ) est une référence en matière de formation spécialisée dans les domaines du tourisme, de l'hôtellerie et de la restauration au Canada. Avec plus de 50 ans d'expérience, nous offrons des programmes de haute qualité qui répondent aux besoins de l'industrie.

Nos installations uniques comprennent un hôtel-école, deux restaurants d'application pédagogique et un bar. Nous comptons également deux unités de recherche et un centre d'expertise.

Souscrivons à nos valeurs

Nous recherchons un(e) responsable de l'accueil et du soutien administratif pour rejoindre notre équipe. Le poste consiste à fournir un soutien administratif à la direction et à collaborer avec le gestionnaire, les coordonnateurs et les techniciens.

Vos responsabilités

  • Fournir un soutien administratif à la direction, notamment la gestion de la boîte courriel du gestionnaire.
  • Gérer les projets de réponses pour le gestionnaire ou faire suivre les courriels à la personne concernée.
  • Assurer et coordonner les activités de l'agenda de votre gestionnaire et les rendez-vous de la direction selon les urgences et les priorités établies.
  • Répondre aux appels téléphoniques et fournir l'information demandée.
  • Rédiger et diffuser des envois aux professeurs ou au personnel de l'ITHQ.
  • Coordonner certaines activités liées aux réunions.
  • Assurer la gestion et le suivi de divers documents et formulaires internes qui nécessitent des signatures.
  • Assurer la qualité du français, de présentation et de rédaction de documents en commentant et en proposant des changements.
  • Rédiger et corriger, selon les besoins, des demandes de subventions et des rapports destinés à la Fondation de l'ITHQ ou tout autre organisme.
  • Soutenir les coordonnateurs dans l'organisation, la planification, la logistique d'activités et le suivi de certains dossiers.
  • Faire la rédaction de comptes-rendus.
  • Effectuer le classement des dossiers et tenir à jour un système efficace à partir du logiciel de gestion virtuelle de classement.
  • Participer au développement et au bon fonctionnement de la gestion documentaire de votre unité administrative conformément aux pratiques en vigueur à l'ITHQ.
  • Faire le suivi de la facturation des différentes activités des programmes professionnels avec le service des finances.
  • Soutenir les enseignements.
  • Préparer l'envoi des plans de cours des professeurs, vous assurer de les transmettre chaque session aux professeurs concernés, voir au respect des dates de retour, préparer les documents nécessaires pour leur validation par les coordonnators et en organiser l'archivage.
  • Prévoir le suivi des commandes de matériel didactique des professeurs.
  • Préparer les évaluations, par les étudiants, des enseignements pour chaque cours, et bâtir un calendrier par session et vous assurer de respecter les délais en plus de comptabiliser les résultats et de les archiver.
  • Soutenir les coordonnateurs et le gestionnaire lors des rencontres d'évaluation en préparant les documents et en rédigeant des lettres après les rencontres.
  • Fournir un soutien administratif pour des concours et des participations à des jurys (réservation de bureaux, réception des documents, correspondance).
  • Seconder la direction dans l'organisation de la session scolaire incluant des contacts avec divers intervenants, le service du registrariat, le service des stages, les professeurs, les étudiants, etc.
  • Contrôler et archiver la documentation pédagogique des programmes et des réunions des comités.
  • Soutenir le développement de la direction.
  • Concevoir de nouvelles méthodes et outils de travail afin de simplifier les processus et pouvant servir à concilier et à regrouper des tâches et faciliter leur exécution et éviter les dédoublements.
  • Faire des recherches de documents ou de renseignements visant à donner le soutien nécessaire à la prise de décisions éclairées par la direction.

Salaires et avantages

Nous offrons un salaire annuel compris entre 39 119 $ et 50 022 $, selon l'expérience et la scolarité. Les employés bénéficient également de 13 jours fériés payés et chômés, ainsi que de vacances after un an de service.

Requis

  • Posséder un excellent sens de l'organisation et de la planification.
  • Avoir le souci du détail, de la minutie et de la rigueur.
  • Démontrer de grandes habiletés relationnelles et une approche client.
  • Faire preuve d'une bonne capacité d'adaptation et de résolution de problèmes.
  • Posséder un bon esprit de synthèse.
  • La connaissance des logiciels Ultima, Coba et Virtuo.
  • Un diplôme d'études professionnelles (DEP) avec spécialisation dans le domaine du secrétariat ou une attestation d'études pertinentes.
  • Une expérience minimale de trois (3) années dans des postes similaires dans le domaine de l'enseignement.
  • Une excellente maîtrise de la langue française à l'oral et à l'écrit.
  • Une excellente connaissance de la Suite Office 365 et d'Adobe Pro.
  • Une connaissance du moteur de recherche Sphinx.
  • La citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail en règle.

  • Agent administratif responsable de l'accueil et du soutien

    1 week ago

    Montreal, Quebec, Canada Centre Métropolitain de Chirurgie Full time

    L'Agent administratif responsable de l'accueil et du soutien accompagne les clients·es à travers un processus continu, allant des étapes préopératoires aux soins postopératoires. Dans ce rôle clé, la personne occupera une position centrale dans le Bureau GRS, assurant la coordination efficace et en temps opportun avec les différentes...

  • Agent administratif de soutien

    4 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Collège de Bois-de-Boulogne Full time

    Responsabilités GénéralesL'agent administratif de soutien occupe un rôle essentiel dans l'environnement du Collège de Bois-de-Boulogne. Il est responsable d'accueillir et de répondre aux demandes des étudiantes et étudiants, ainsi que des membres du personnel, se présentant au comptoir du Registrariat.Détailler les attributionsL'agent...

  • Responsable de la facturation et du soutien administratif

    1 day ago

    Montreal, Quebec, Canada Groupe Petra Full time

    Description du poste :Nous sommes à la recherche d'un individu dynamique et dévoué pour occuper le rôle d'assistant(e) à la facturation de projets dans notre équipe projets majeurs basée à Place-Victoria. Sous la direction de la conseillère, gestion d'actifs et projets majeurs, vous serez chargé(e) de garantir la qualité de...

  • Receveur(trice) administratif(aux) de campus

    1 week ago

    Montreal, Quebec, Canada Extra Multi-Ressources Full time

    À Extra Multi-Ressources, nous sommes à la recherche d'un(e) Receveur(trice) administratif(aux) de campus pour rejoindre notre équipe dynamique et passionnée.Détails du posteCe poste clé est responsable de l'accueil des étudiants et visiteurs, de la gestion des communications et du soutien technique aux enseignants.Accueil des étudiants et...

  • Secrétaire Administratif Responsable

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada MTLS Aérostructure Full time

    Description du posteMTLS Aérostructure, une entreprise innovante en aérospatial, offre l'opportunité de rejoindre son équipe comme secrétaire administratif responsable.Rôle et responsabilitésGestion des procédures et gabarits pour assurer l'efficacité administrative.Gestion de l'emploi du temps et des courriels du président pour...

  • Assistant(e) administratif(fice) en soutien aux enquêtes

    1 week ago

    Montreal, Quebec, Canada Ordre des Infirmières et Infirmiers du Québec - OIIQ Full time

    L'Ordre des infirmières et infirmiers du Québec, OIIQ, est un employeur dynamique qui offre de nombreuses opportunités de carrière à ses membres. Dans le cadre de son équipe administrative, nous recherchons actuellement un assistant(e) administratif(fice) en soutien aux enquêtes.La ou le titulaire de ce poste sera responsable de fournir un soutien...

  • Spécialiste en processus administratifs et gestion de communications

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Conseil Cri de la Santé et des Services Sociaux de la Baie James (CCSSSBJ) Full time

    Description du posteVous êtes un spécialiste en processus administratifs qui souhaitez rejoindre l'équipe du Conseil Cri de la Santé et des Services Sociaux de la Baie James (CCSSSBJ) ? Nous recherchons quelqu'un qui partagera notre passion pour l'amélioration continue de nos services.MissionTâches clés :• Analyser les besoins, concevoir...

  • Responsable administratif de développement commercial

    3 days ago

    Montreal, Quebec, Canada Groupe PARIMA Full time

    Titre du posteNous recherchons un(e) responsable administratif(ve) pour soutenir notre PDG dans la gestion des responsabilités quotidiennes et les activités de développement des affaires à l'échelle mondiale.Fonction principaleSoutien au PDG : Organiser les déplacements nationaux et internationaux, y compris les vols, l'hébergement et le...

  • Responsable de la Formation Professionnelle chez Barreau du Québec

    3 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Barreau du Québec Full time

    Rôle et responsabilités">L'assistant ou l'adjointe à la formation professionnelle est un membre clé de notre équipe polyvalente au sein du Centre de formation professionnelle de l'École du Barreau. Ce poste permanent non syndiqué offre une opportunité unique pour contribuer à la préparation et à l'insertion professionnelle des...

  • Responsable de soutien administratif pour projets innovants

    3 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada FNX-INNOV Inc Full time

    Professionnel·le d'affaires, découvrez notre offreFNZ-INNOV Inc. vous propose un poste de Responsable de soutien administratif pour projets innovants dans le domaine de l'ingénierie.Description du posteSous la responsabilité directe du chef de projet, vous serez chargé·e de fournir un soutien administratif efficace aux équipes de projet pour garantir...

  • Chef de l'équipe de recherche et développement

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Corporation des bibliothécaires professionnels du Québec Full time

    Une carrière riche en défisL' Université de Montréal, dans le cadre du Programme d'avancement des carrières, offre une opportunité excitante pour un Chef de l'équipe de recherche et développement.Rôle et responsabilitésSous la responsabilité de la directrice générale, vous jouerez un rôle crucial dans l'exercice d'un...

  • Spécialiste en gestion des processus administratifs

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Conseil Cri de la Santé et des Services Sociaux de la Baie James (CCSSSBJ) Full time

    Une opportunité de carrière avec le Conseil Cri de la Santé et des Services Sociaux de la Baie James (CCSSSBJ)L'Administrateur des processus administratifs est un poste à temps plein permanent au sein du CCSSSBJ. La rémunération est estimée entre 60 000 $ et 80 000 $ par an, selon l'expérience.Description du posteLe/la titulaire de ce poste...

  • Spécialiste en systèmes administratifs de première ligne

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Conseil Cri de la Santé et des Services Sociaux de la Baie James (CCSSSBJ) Full time

    Rôle et ResponsabilitésNous sommes à la recherche d'un Spécialiste en systèmes administratifs de première ligne pour rejoindre notre équipe au Conseil Cri de la Santé et des Services Sociaux de la Baie James (CCSSSBJ).Compétences ClésAnalyser les besoins et concevoir des techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes...

  • Assistant administratif de direction au sein d'un ordre professionnel

    4 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Ordre des infirmières et infirmiers du Québec Full time

    Un poste à temps plein au sein de l'Ordre des infirmières et infirmiers du QuébecL'Ordre des infirmières et infirmiers du Québec est le plus grand ordre professionnel dans le domaine de la santé au Québec. En tant qu'assistant administratif de direction, vous aurez l'occasion de travailler dans un environnement dynamique où la...

  • Responsable de support administratif

    7 days ago

    Montreal, Quebec, Canada Coalition Assurance Full time

    Coalition Assurance recherche un Responsable de support administratif pour rejoindre son équipe à Montréal.SalaireLe salaire pour ce poste est compris entre 43 000$ et 55 000$ par an, selon l'expérience et les compétences.Description du posteL'objectif principal du Responsable de support administratif est de fournir un soutien efficace aux...

  • Spécialiste en développement administratif et en communication

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Conseil Cri de la Santé et des Services Sociaux de la Baie James (CCSSSBJ) Full time

    Description du posteLe Conseil Cri de la Santé et des Services Sociaux de la Baie James (CCSSSBJ) cherche un Spécialiste en développement administratif et en communication pour rejoindre son équipe.Détails du posteCe poste est un rôle clé dans l'organisation, avec un salaire estimé à environ 65 000 $ par an, basé sur les coûts de vie actuels...

  • Spécialiste en procédure administrative et gestion de projet

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Conseil Cri de la Santé et des Services Sociaux de la Baie James (CCSSSBJ) Full time

    Spécialiste en Procédures Administratives et Gestion de Projet**Description du Poste :**Nous sommes à la recherche d'un Spécialiste en Procédures Administratives et Gestion de Projet pour rejoindre notre équipe au Conseil Cri de la Santé et des Services Sociaux de la Baie James (CCSSSBJ). Cette opportunité offre la possibilité de travailler dans...

  • Responsable Pédagogique Collégial

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Collège de l'immobilier du Québec Full time

    Rôle du Responsable Pédagogique au Collège de l'Immobilier du Québec">Le Collège de l'Immobilier du Québec est une institution éducative qui offre des programmes axés sur la formation professionnelle dans le domaine de l'immobilier. Nous sommes actuellement à la recherche d'un Responsable pédagogique collégial pour rejoindre notre...

  • Responsable des Finances et Administratif

    3 days ago

    Montreal, Quebec, Canada LNDMRK Full time

    Financement et Gestion AdministrativeNous recherchons un(e) responsable des finances et administratif pour rejoindre notre équipe à LNDMRK.SalaireCe poste est rémunéré avec un salaire compétitif, compris entre 60 000$ et 80 000$ annuellement, en fonction de l'expérience.Description du PosteVous serez responsable de la tenue de livre, des comptes...

  • Agent(e) Administratif(ve) de Soutien

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Aston Carter Full time

    Description du posteNous recherchons un Agent(e) administratif(ve) de soutien motivé pour rejoindre notre équipe à Montréal. En tant que membre clé de notre équipe, vous serez responsable de gérer les activités quotidiennes, anticiper les besoins et aligner les priorités pour atteindre les objectifs.Compétences requisesBilingue (français et...