Responsable de la Coordination de la Direction
1 day ago
Vous rejoignez Bayer AG, une entreprise internationale leader dans les sciences de la vie, où vous serez à la tête de la coordination de la direction.
La somme approximative estimée pour ce poste est de 55 000€ par an.
Description du posteRôle et responsabilités
- Fournir un soutien administratif et de coordination efficace à la direction nationale, en veillant au bon fonctionnement de son bureau et des activités connexes.
- Gérer les rapports de D et R, le rapprochement des frais kilométriques, les bons de commande, l'approbation des factures, le suivi des dépenses budgétaires, les services de traiteur, etc.
- Préparer la correspondance de la direction nationale, aider pour les présentations (présentations de la direction nationale et de la division) et s'assurer que tout le matériel pertinent est disponible avant les réunions.
- Organiser tous les déplacements de la direction nationale.
Organisation des calendriers et des dispositions de voyage
- Mettre au point et tenir à jour un calendrier pour le bureau de la direction nationale.
- Organiser les rendez-vous quotidiens de la direction nationale.
- Définir l'ordre de priorité des communications entrantes pour l'ensemble des canaux, y compris en personne.
- Assurer un emploi du temps efficace, hiérarchisé et gérable.
Coordination des réunions et des projets
- Planifier toutes les réunions régulières, y compris les itinéraires, les ordres du jour et l'aménagement des salles à l'interne et à l'externe.
- Soutenir la préparation et le déroulement des réunions de l'équipe de direction, des réunions générales de la division, ainsi que les autres mises à jour régulières.
- Soutenir l'élaboration et la mise à jour des ordres du jour, des procès-verbaux et des listes des mesures à prendre.
- Coordonner et assurer la liaison avec l'adjoint de direction de l'équipe de direction de Bayer aux États-Unis – réunions et déplacements au Canada.
- Coordonner les activités avec les comités de direction de Bayer Inc. et leurs assistants.
- Sur demande, participer à des comités et à des groupes de travail.
Liaison externe et interne
- Informer la direction nationale des événements importants au sein de l'entreprise.
- Traiter les demandes de renseignements internes et externes et les transmettre de manière appropriée en l'absence de la direction nationale.
- Participer et contribuer au réseau des coordonnateurs de Bayer Inc.
- Accompagner les nouveaux assistants administratifs en ce qui concerne les procédures administratives.
- Interagir et assurer la liaison avec d'autres services de Bayer, au Canada et à l'étranger.
Qualifications minimales
- Formation collégiale ou universitaire.
- 10 ans d'expérience dans le domaine du soutien administratif, y compris l'apport de soutien au niveau de la direction ou expérience professionnelle équivalente.
- Capacité à répondre de manière autonome à la correspondance pouvant nécessiter une analyse détaillée des informations ou la collecte de données dans d'autres domaines.
- Sens de l'initiative.
- Aptitude avérée en gestion de projets, y compris en planification, en organisation, en élaboration de calendriers et en établissement des priorités.
- Capacité à conserver des informations confidentielles ou sensibles, de manière appropriée.
- Compétences supérieures en matière de relations interpersonnelles, de communication et de service à la clientèle.
- Excellent esprit d'équipe, esprit d'initiative, capacité à apprendre et à gérer de multiples projets et missions à un rythme soutenu.
- Capacité à travailler de manière autonome, sous pression et dans des délais serrés.
- Compétences informatiques avancées, y compris Microsoft Office, Microsoft Teams, DocuSign, Concur, systèmes d'achat et de facturation, AdobeDC Acrobat Pro, Microsoft Teams et Salesforce.
- Une connaissance approfondie de Mac OS et d'Apple iOS est un atout.
- Expérience avérée de l'équilibre entre les priorités commerciales et les exigences et décisions quotidiennes.
- Excellente compréhension et application des procédures et pratiques internes relatives au personnel et aux activités.
- Un niveau de français courant est indispensable.
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