Réceptionniste Bilingue

À propos de l'emploi

St.Amant est une organisation à but non lucratif qui offre une vaste gamme de services de soutien aux adultes, aux enfants et à leurs familles. Nous sommes guidés par nos valeurs fondamentales de Collaboration, d'Hospitalité, d'Excellence et de Respect.

Compétences et expériences requises

• Études
  • Diplôme de 12e année ou certificat
  • Formation en secrétariat dans un collège communautaire ou professionnel considérée comme un atout
  • Maîtrise de la suite Microsoft, notamment Word, Excel et Power Point (test obligatoire)
  • Bilingue français et anglais (test obligatoire)
• Expérience et connaissances liées au poste
  • Expérience comme réceptionniste ou standardiste
  • Expérience de l'accueil des visiteurs, des vendeurs, des employés et des clients, et capacité de les aider avec efficacité et professionnalisme
  • Excellentes compétences en communication orale, en français et en anglais; capacité de communiquer avec les employés et le grand public dans l'une ou l'autre langue (test obligatoire)
  • Expérience en secrétariat et soutien administratif; saisie précise au clavier à une vitesse d'au moins 60 mots par minute (test obligatoire)
  • Compétences en informatique et capacité d'utiliser des périphériques en réseau
  • Excellentes compétences en applications informatiques courantes, Outlook, Excel, Word et Power Point (test obligatoire)
  • Capacité de tenir des dossiers et des fichiers
• Fonctions et responsabilités
  • Utiliser le standard principal Avaya et fournir des services de réception
  • Filtrer les visiteurs et les appelants difficiles, et informer les personnes appropriées en cas de problèmes
  • Établir des reçus temporaires pour les chèques reçus
  • Programmer le système de messagerie vocale via la console du standard
  • Offrir un service téléphonique aux usagers internes et externes en répondant rapidement à tous les appels, en fournissant des renseignements généraux sur St.Amant, et sur les programmes et services offerts, à l'aide de fichiers de référence, et en transférant les appels le cas échéant
  • Accueillir les visiteurs à St.Amant, déterminer leurs besoins, les orienter et les aider à trouver la personne ou le programme nécessaire
  • Aider au contrôle des visiteurs, du personnel et des clients dans le bâtiment principal à l'aide des registres de stationnement, des feuilles de sorties et autres processus internes
  • Rester en contact avec les employés en utilisant les systèmes de communication tels que le téléphone, les téléavertisseurs et le système de recherche par haut-parleur, conformément aux politiques de St.Amant
  • Transmettre les messages verbaux et écrits
  • Effectuer diverses tâches de bureau qui lui sont confiées par le(s) superviseur(s) et aider les adjointes administratives au besoin
  • Répondre aux alarmes et aux codes d'urgence, suivre les procédures conformément aux directives et transmettre les instructions nécessaires au personnel et autres intervenants en respectant les politiques et les procédures de St.Amant
  • Consigner les incidents de façon détaillée conformément aux exigences
  • Surveiller l'arrivée et la sortie du courrier dans l'établissement: tri, pesée, affranchissement et suivi du courrier sortant; tri et distribution du courrier entrant et du courrier interne
  • Tenir un registre de sorties et faire le suivi des téléphones, des clés et du matériel audiovisuel pour assurer leur retour
  • Tenir le classeur de réservation des salles de réunion et du matériel, et aider les employés à trouver et à réserver le matériel et les salles disponibles de St.Amant
  • Être le principal opérateur du photocopieur central, notamment le remplir de papier, d'encre, etc. et téléphoner au service de dépannage en cas de besoin
  • Effectuer les autres tâches qui lui sont assignées

Conditions d'emploi

La personne retenue doit également se soumettre à une vérification satisfaisante de casier judiciaire (avec filtrage du secteur vulnerable) et des registres concernant les enfants et les adultes victimes de mauvais traitements.

Comme condition d'emploi, les nouvelles recrues doivent se soumettre à une série de vérifications en matière de santé au travail. Elles doivent notamment confirmer leur immunisation ou immunité contre certaines maladies transmissibles. Les candidats retenus doivent également fournir une preuve de vaccination contre la COVID-19 avant la date du début de l'emploi.

St.Amant adopte des pratiques d'emploi équitables et favorise la formation d'un personnel inclusif et représentatif des personnes que nous soutenons, notamment au niveau de la diversité des aptitudes, expériences, cultures et identités. Les candidates et candidats peuvent demander des aménagements raisonnables dans tous les aspects du processus de sélection et d'embauche.