Administrateur de gestion opérationnelle

2 days ago


Montreal, Quebec, Canada exo – Réseau de transport métropolitain Full time
Description du poste

Exo – Réseau de transport métropolitain recherche un administrateur de gestion opérationnelle pour soutenir le Directeur principal Exploitation.

Fonctions et responsabilités
  • Agir comme personne-ressource pour l'unité administrative, assurant une connaissance des dossiers et fournissant un soutien en matière de tâches administratives;
  • Suivre l'agenda et les rencontres du Directeur principal, lui offrant un soutien actif au quotidien;
  • Assurer le suivi de la boîte courriel du Directeur principal, filtrer et prioriser les messages, répondre à certains courriels de manière autonome;
  • Organiser les réunions, s'assurer d'avoir les ressources matérielles et informationnelles requises, coordonner les invitations, convoquer les participants et y assister si nécessaire;
  • Support administratif proactif pour les points passants au CA;
  • Préparer, assister et prendre note des actions diverses et entreprendre les suivis dans certains comités internes;
  • Être responsable de la préparation des documents administratifs, dont les réquisitions de main-d'œuvre et les calendriers d'arrivée des employés et stagiaires;
  • Être responsable du processus lié au mouvement interne de son équipe (arrivée, départ et prolongation);
  • Rédiger, corriger toute correspondance ou document officiel et assurer le contrôle de la qualité des documents préparés par les personnes de son unité;
  • Gérer les équipes sur l'outil Teams et les documents de la direction principale pour le dépôt, le classement et la codification;
  • Préparer et voir au lancement des demandes d'achat dans SAP et faire le suivi des approbations;
  • Vérifier les budgets et mettre à jour les rapports mensuels dans SAP;
  • Apporter un support administratif pour la préparation et le suivi des libérations de retenues et autres demandes.
Compétences et qualifications requises
  • Diplôme d'études collégiales en bureautique ou dans un domaine connexe;
  • Minimum de 5 années d'expérience pertinente;
  • Posséder de bonnes compétences pour les nouvelles technologies en bureautique;
  • Avoir un bon sens du jugement et des relations interpersonnelles;
  • Démontrer un niveau élevé d'autonomie et une excellente maîtrise à gérer plusieurs dossiers à la fois et à établir des priorités;
  • Détenir une excellente capacité de rédaction et une connaissance approfondie du français et des règles de traitement des correspondances;
  • Faire preuve de proactivité, d'organisation, d'initiative, de rigueur et de discrétion;
  • Avoir une connaissance approfondie de la suite Microsoft Office 365 et maîtriser l'application SharePoint à un niveau intermédiaire;
  • Posséder une connaissance du système SAP constitue un atout.
Critères d'évaluation
  • L'aptitude à travailler en équipe et à communiquer efficacement avec les membres de l'équipe;
  • L'expertise en administration et en gestion des systèmes informatiques;
  • L'expérience en gestion de projet et en planification stratégique;
  • L'habileté à analyser des données et à présenter des recommandations;
  • L'engagement à s'appuyer sur les principes d'éthique et de professionnalisme.
Conditions de travail

Emploi régulier à temps plein, soit 37.5 heures par semaine, en mode hybride.

Remarques

Le masculin est utilisé de façon générique afin d'alléger le texte. Seules les personnes retenues à la suite de l'analyse des candidatures seront contactées.



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