Agent(e) d'accueil et d'encadrement des étudiants

4 weeks ago


Montreal, Quebec, Canada Polytechnique Montréal Full time
Fonction

Nous recherchons un(e) agent(e) d'accueil et d'encadrement des étudiants pour rejoindre notre équipe à Polytechnique Montréal.

Rôle

Vous serez responsable de l'accueil et de l'encadrement des étudiants de niveau baccalauréat et cycles supérieurs, ainsi que de l'organisation de l'enseignement, du comité de programme, des contrats d'embauche et d'autres activités académiques. Vous devrez également assurer le suivi administratif à chacune des étapes de ces différents dossiers.

Principales responsabilités

- Assurer l'accueil des étudiants de niveau baccalauréat et les accompagner dans leur cheminement académique ;
- Accueillir les personnes candidates aux études supérieures et les assister dans leurs démarches ;
- Collaborer à l'organisation de l'enseignement, notamment en cueillissant, en compilant, en traitant et en validant diverses informations relatives à l'analyse de cours, aux plans de cours, aux statistiques sur la clientèle, aux plans triennaux et autres besoins particuliers ;
- Collaborer aux activités de recrutement, de sélection, d'embauche et d'évaluations des personnes chargées de cours et chargées de laboratoires, et auxiliaires d'enseignement ;
- Participer à la gestion des évaluations et des examens, notamment en saisissant les notes, en mettant en page, en obtenant les signatures et en suivant les absences motivées ;
- Tenir à jour la banque de données d'aide financière Bourse de soutien à la formation doctorale (BSFD) et préparer et vérifier les demandes ;
- Collaborer avec la coordonnatrice aux affaires académiques et les responsables de programmes à l'implantation et le suivi du processus d'amélioration des programmes de la formation d'ingénieur et de leur agrément par le Bureau canadien d'agrément des programmes de génie (BCAPG) ;
- Traiter les demandes d'activités de stages et programmes d'échanges institutionnels avec les diverses parties prenantes ;
- Collaborer à l'organisation de différentes activités départementales, telles que les portes ouvertes, le recrutement étudiant, la visite de laboratoires, l'accueil de la communauté étudiante, les projets intégrateurs, etc. ;
- Participer à des rencontres à caractère administratif, faire des suggestions, prendre note des décisions et donner les suites appropriées ;
- Produire, sur demande, des statistiques ou relevés de données relatifs à son travail ;
- Initier d'autres membres du personnel dont le travail est lié aux dossiers académiques ;
- Assumer la responsabilité d'un système de classement et d'archivage, selon les politiques ;
- Accomplir temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

Exigences

- Diplôme d'études collégiales (DEC) avec spécialisation en techniques administratives ou en techniques pertinentes à la fonction ou toute autre formation jugée équivalente ;
- Minimum de trois (3) années d'expérience pertinente ;
- Maîtrise de la langue française (parlée et écrite) et une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise ;
- Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (p. ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.) ;
- Connaissance des systèmes de gestion : SAGE-SAFIRH - Gestionnaire des analyses de cours.

Rémunération

Classe 8 (de 26,46 $ à 34,50 $).

Avantages de travailler à Polytechnique Montréal

- 20 jours de vacances annuelles ;
- 16 jours fériés ;
- Congés sociaux et parentaux ;
- Horaire de travail réduit durant la période estivale ;
- Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel) ;
- Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies) ;
- Programme d'aide au personnel ;
- Régime de retraite à prestations déterminées.

Durée et/ou horaire de travail

Emploi temporaire. Durée du mandat : 8 mois, avec possibilité de prolongation (à titre indicatif). Temps complet - 35 heures par semaine.

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