Secrétaire de gestion

3 weeks ago

Montreal, Quebec, Canada Urgences-santé Full time
Responsabilités

La personne titulaire de ce poste est responsable de soutenir le directeur des communications dans ses fonctions administratives et exécutives. Elle effectue des tâches de secrétariat de direction, notamment :

  • Organiser le travail général de secrétariat de la direction
  • Tenir à jour et gérer l'agenda du directeur des communications
  • Produire la revue de presse quotidienne
  • Organiser les rencontres du directeur des communications, convoquer les participants, préparer les dossiers nécessaires, les projets d'ordre du jour et les comptes rendus, si requis
  • Faire la vérification des présentations avant les rencontres et en assurer le cheminement aux personnes concernées
  • Effectuer la transcription et la mise en forme de tout type de documents, surtout des communications internes et externes et s'assurer de leur diffusion, le cas échéant
  • Rédiger ou produire tout type de document à partir de notes ou d'idées maîtresses reliées à la direction, les corriger et s'assurer de leur diffusion, le cas échéant
  • Assurer la mise à jour des dossiers, notamment le plan d'action de la direction, les politiques émises par la direction et toute autre documentation corporative sur demande
  • Collaborer avec le directeur des communications dans la planification des sujets et des dossiers de la direction à présenter aux divers comités du cycle de gestion, dont ceux de la direction générale, et en assurer les suivis nécessaires
  • Collaborer avec le personnel de la direction dans la gestion administrative et dans différents aspects des dossiers notamment la production des indicateurs, des divers rapports, des fiches administratives, ou tout autre document, dont les communications internes et externes
  • Agir à titre de référence en recherchant ou fournissant des données requises, en répondant aux demandes d'informations et en référant les personnes aux bonnes ressources de la direction, au besoin
  • Effectuer divers suivis sur des dossiers ou projets tels que voir au respect des échéanciers prévus, coordonner différents aspects des dossiers ou faire les rappels requis aux personnes concernées
  • Assurer un soutien administratif et technique aux membres de la direction
  • Recevoir les appels téléphoniques de la direction, fournir les renseignements usuels, prendre les messages et les transmettre
  • Traiter la correspondance de la direction et l'acheminer aux personnes concernées
  • Traiter les questions reçues dans la boîte de courriel corporative « Info » et la boîte de la Direction des communications
  • Vérifier la conformité des acquisitions faites par les gestionnaires et autres employés de la direction
  • Assurer l'approvisionnement et la distribution de pièces d'uniforme (épaulettes, porte-nom et insignes) en respectant les politiques en place
  • Faire produire des trophées et autres items de reconnaissance auprès des fournisseurs
  • Soutenir les conseillers en communication dans l'organisation des événements corporatifs
  • Accueillir les visiteurs et, au besoin, les référer aux services appropriés
  • Mettre à jour les différents modèles de documents corporatifs
  • Soutenir Urgences-santé dans ses obligations à l'égard de la Charte de la langue française et autres obligations découlant de l'Office de la langue française
  • Planifier les horaires des porte-parole et des gardes des conseillers en communication
  • Recevoir et traiter les appels de la ligne média, à l'occasion
  • Effectuer toutes autres tâches connexes à la demande du directeur des communications
Compétences requises

La personne titulaire de ce poste doit posséder les compétences suivantes :

  • Excellente maîtrise de la langue française et anglaise à l'oral et à l'écrit
  • Sens de l'organisation et de la minutie
  • Entregent et diplomatie
  • Discernement et gestion des priorités
  • Sens poussé de l'éthique et de la confidentialité
  • Capacité d'analyse, jugement et leadership
  • Capacité de coordination
  • Rigueur et autonomie
  • Capacité d'anticipation et de travailler en équipe
  • Aptitude à effectuer le suivi de différents dossiers
  • Capacité à travailler sous pression et bonne gestion du stress
  • Excellente approche client
Conditions de travail et rémunérations

La personne titulaire de ce poste bénéficiera des conditions de travail et rémunérations suivantes :

  • Horaire de travail de 35 heures par semaine
  • Télétravail / mode hybride
  • Cotisation au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP)
  • Régimes d'assurance vie, d'assurance maladie et d'assurance salaire
  • 13 jours fériés payés et 9,6 jours de congé de maladie par année
  • 20 jours de vacances après un an travaillé
  • Programme d'aide aux employés et à leur famille
Rémunération

La rémunération pour ce poste est comprise entre 41 712,69 $ et 62 550,78 $ selon l'expérience.

  • Secrétaire d'école

    1 week ago

    Montreal, Quebec, Canada Centre de services scolaire de la Région-de-Sherbrooke Full time

    Secrétaire d'école Recherche d'une secrétaire d'école pour un mandat à temps partiel au Centre de services scolaires de la Région-de-Sherbrooke. La secrétaire d'école est responsable de la gestion administrative de l'école ou du centre, notamment la coordination des travaux administratifs, la planification et l'organisation du travail du...

  • Secrétaire de direction

    3 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Ville de Montréal Full time

    Détails de l'emploiTitre d'emploi : Secrétaire de directionOrganisation : Service des incendies de la Ville de Montréal / Direction des opérations / Centre de services - OpérationsDestinataires : Employé(e)s de la ville et candidat(e)s externesType d'emploi à pourvoir : Emploi temporairePériode d'inscription : Non spécifiéSalaire :...

  • Secrétaire de direction

    3 weeks ago

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  • Secrétaire administrative de direction

    6 days ago

    Montreal, Quebec, Canada TOTEM Recruteur de talent Full time

    Poste de Secrétaire à la directriceNotre client, un établissement public situé dans le centre de Montréal, est à la recherche d'une secrétaire de direction pour renforcer son équipe administrative.ResponsabilitésCoordonner les aspects administratifs des activités de la directrice, notamment la préparation d'ordres du jour, la prise de notes et la...

  • Secrétaire administrative de direction

    6 days ago

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  • Secrétaire de bureau

    1 day ago

    Montreal, Quebec, Canada Centre de services scolaire de Montréal Full time

    Poste de Secrétaire de BureauVous êtes une personne organisée, offrant un bon service à la clientèle et vous aimeriez travailler en secrétariat dans un milieu enrichissant et dynamique? Vos compétences pourraient être mises à profit au sein de notre organisation.Rôle et responsabilitésAccueillir les visiteurs et assurer le service à la clientèle...

  • Secrétaire de bureau

    1 day ago

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  • Secrétaire de direction

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Ville de Montréal Full time

    Détails du posteTitre du poste : Secrétaire de directionOrganisation : Ville de MontréalDestinataires : Employé(e)s de la ville et candidat(e)s externesType d'emploi à pourvoir : Emploi temporairePériode d'inscription : Du 5 au 14 septembre 2024Salaire :Échelle salariale : $ à $ | Groupe de traitement : 12-008EAvis de modification :Catégorie...

  • Secrétaire de direction

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Ville de Montréal Full time

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  • Secrétaire Administratif/e

    1 month ago

    Montreal, Quebec, Canada Duc de Lorraine Full time

    Duc de Lorraine recherche un(e) Secrétaire dynamique et organisé(e) Le poste implique la gestion des tâches administratives et de soutien, contribuant ainsi au bon fonctionnement de notre entreprise. Responsabilités Répondre aux courriels et appels téléphoniques clients et fournisseurs.Tenir les fichiers et dossiers à jour.Effectuer des commandes...

  • Secrétaire médical bilingue

    3 days ago

    Montreal, Quebec, Canada Clinique Ophtalmologique de Westmount Full time

    Poste de Secrétaire médical bilingueLa Clinique Ophtalmologique de Westmount recherche un(e) secrétaire médical bilingue pour rejoindre son équipe dynamique.ResponsabilitésRéceptionnisteCommunication avec les patients et les médecins par téléphone ou par courrielGestion des rendez-vous des patients avec logiciel de dossier médical électronique...

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    3 days ago

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  • Secrétaire médical bilingue

    5 days ago

    Montreal, Quebec, Canada Clinique Ophtalmologique de Westmount Full time

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  • Secrétaire médical bilingue

    5 days ago

    Montreal, Quebec, Canada Clinique Ophtalmologique de Westmount Full time

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    1 day ago

    Montreal, Quebec, Canada Clinique Ophtalmologique de Westmount Full time

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  • Secrétaire médical bilingue

    1 day ago

    Montreal, Quebec, Canada Clinique Ophtalmologique de Westmount Full time

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  • Secrétaire médical bilingue

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Clinique Ophtalmologique de Westmount Full time

    La Clinique Ophtalmologique de Westmount est à la recherche d'un(e) professionnel(le) expérimenté(e) pour occuper le poste de Secrétaire médical bilingue.Le candidat idéal devra posséder une excellente maîtrise de la langue française et anglaise, ainsi que des compétences en gestion administrative et en communication. Il/elle devra être capable de...

  • Secrétaire médical bilingue

    2 weeks ago

    Montreal, Quebec, Canada Clinique Ophtalmologique de Westmount Full time

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  • Secrétaire médical bilingue

    11 minutes ago

    Montreal, Quebec, Canada Clinique Ophtalmologique de Westmount Full time

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  • Secrétaire d'école

    1 week ago

    Montreal, Quebec, Canada Centre de services scolaire de la Région-de-Sherbrooke Full time

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