Assistante, assistant administratif

3 weeks ago

Montreal, Quebec, Canada Polytechnique Montréal Full time
Assistante, assistant administratif (Direction fonctionnelle)

Titre du poste : Assistante, assistant administratif (Direction fonctionnelle)

Numéro du concours :

Unité administrative : Direction talents, culture, environnement et société

Lieu de travail : Pavillon principal (Montréal, Québec)

Début de l'affichage :

Fin de l'affichage :

Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein cœur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.

Sous la responsabilité du directeur talents, culture, environnement et société, la personne recherchée assure un soutien au directeur dans l'accomplissement de ses tâches et responsabilités face à la mission de Polytechnique Montréal, tout en assumant la responsabilité de l'organisation, de la coordination et du suivi des dossiers administratifs de son unité. Assure aussi un soutien au directeur du Bureau des affaires professorales pour certains projets d'analyse de données, incluant la rédaction de rapports d'analyse. Assure aussi un soutien au directeur du Bureau du développement durable et sociétal pour l'organisation d'événements ou autres types de projets.

Principales responsabilités :

- Administre le secrétariat de l'unité, le système de classement et d'archivage. Effectue des tâches relatives à l'application de la loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels;
- Planifie et prépare l'agenda du chef de direction, organise et coordonne les différentes réunions de service, assiste aux réunions et rédige les procès-verbaux;
- Analyse, trie et filtre les demandes d'informations à l'interne et à l'externe et assure le suivi des dossiers administratifs;
- Rédige la correspondance et divers documents;

Gestion des ressources humaines :

- Supervise le travail de personnel temporaire ou occasionnel (au besoin), pour faire face aux fluctuations de la charge de travail;
- Prépare et fait le suivi des dossiers relatifs au personnel et prépare les avis de mutation, départs, etc.;
- Prépare et effectue le suivi du budget de fonctionnement, en collaboration avec son supérieur;
- Tient à jour les états de compte et les transactions de revenus et de dépenses;

Gestion matérielle :

- Participe à la planification et l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages, etc.;
- Communique avec des fournisseurs potentiels et initie des demandes de soumissions;

Autres activités connexes :

- Sur demande, effectue des projets et mandats à court terme et souvent non récurrents (études, recherches de renseignements et organisation d'événements de nature sociale ou de rayonnement pour Polytechnique).

Scolarité :

- Diplôme d'études collégiales (DEC) ou toute autre formation jugée équivalente.

Expérience :

- Minimum de neuf (9) années d'expérience pertinentes. (Note: l'expérience requise pour les secrétaires de direction est minimum de cinq (5) ans.)

Aptitudes et qualités recherchées :

- Connaissances approfondies de différents logiciels informatiques tels que Word, Excel, PowerPoint, Siga, courriel, agenda électronique, etc.
- Connaissance du processus budgétaire (contrôle et suivi).
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit.

Rémunération :

Classe 12 (de 56 701 $ à 96 004 $).

Avantages de travailler à Polytechnique Montréal :

- 23 jours de vacances annuelles
- 16 jours fériés
- Congés sociaux et parentaux
- Horaire de travail réduit durant la période estivale
- Possibilité de travail en mode hybride. Minimum de 3 jours en présentiel.
- Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
- Programme d'aide au personnel et Service de télémédecine
- Programmes dynamiques de qualité de vie au travail et de formation et perfectionnement
- Programme complet d'assurances collectives et régime de retraite à prestations déterminées

Durée et horaire de travail :

- Emploi régulier.
- Temps complet - 5 jours par semaine.

Mise en candidature :

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service talents et culture en cliquant sur le bouton "POSTULER MAINTENANT".

À des fins d'analyse, veuillez joindre à votre candidature, les copies de vos diplômes, de vos relevés de notes ainsi que l'évaluation comparative des études effectuées hors du Québec émise par le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration (MIFI), si vos diplômes ont été obtenus à l'extérieur du Québec.

L'Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature.

Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.

Date limite de soumission des candidatures : mercredi 12 mars 2025, à 17 h.

#J-18808-Ljbffr

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